Eficiência na Gestão de Terceiros: Automatizando Processos e Garantindo Conformidade

Eficiência na Gestão de Terceiro: Automatizando Processos e Garantindo Conformidade

A terceirização de serviços no Brasil teve seu início legal em 1974 com a aprovação da Lei nº 6.019 que regulamentou o trabalho temporário, permitindo sua utilização apenas em situações específicas. No entanto, as recentes flexibilizações nas leis trabalhistas impulsionaram um crescimento significativo dessa prática no país. Essas mudanças legais ampliaram as possibilidades de terceirização, tornando-a mais comum e acessível para diversos setores e tipos de serviços.

Nos últimos anos, a terceirização se tornou uma prática muito comum no Brasil, especialmente em funções operacionais. As áreas que frequentemente terceirizam em grandes volumes incluem limpeza, segurança, manutenção predial e serviços jurídicos. Essa tendência reflete uma adaptação das empresas às novas dinâmicas de mercado e à necessidade de maior flexibilidade/especialização em suas operações.

Conheça os Principais Desafios de um Departamento de RH na Gestão de Terceirizados

No coração de uma grande empresa de tecnologia, o departamento de Recursos Humanos enfrenta um cenário desafiador na gestão de seus trabalhadores terceirizados. Com uma equipe enxuta e sobrecarregada, os profissionais de RH lutam diariamente para manter o controle e a organização dos documentos e informações desses colaboradores. Este é um relato sobre os obstáculos encontrados por esse departamento.

Desorganização e Descentralização de Documentos

O primeiro grande problema é a desorganização e descentralização dos documentos. Os contratos de terceirizados estão espalhados por diferentes locais: alguns em arquivos físicos, outros em e-mails e diversos armazenados em diferentes plataformas de armazenamento na nuvem. A falta de um sistema unificado dificulta o acesso rápido e eficiente a informações cruciais, como prazos de contratos, cláusulas específicas e dados pessoais dos terceirizados.

• Exemplo: Maria, a gerente de RH, precisa revisar um contrato de um desenvolvedor terceirizado cuja validade está prestes a expirar. Após uma busca frenética em arquivos físicos, e-mails e plataformas digitais, ela finalmente encontra o contrato em um arquivo PDF mal nomeado. Esse processo consome horas de seu tempo e gera um desgaste desnecessário.

Falta de Padrão nos Contratos

Outro desafio significativo é a ausência de um padrão de contrato. Cada gestor de projeto cria contratos com terceirizados de forma independente, resultando em uma enorme variedade de formatos, cláusulas e condições. Isso não apenas cria inconsistências legais e operacionais, mas também aumenta o risco de não conformidade com as regulamentações trabalhistas.

• Exemplo: João, um analista de RH, percebe que os contratos de desenvolvedores de software incluem cláusulas diferentes sobre confidencialidade, remuneração e prazos de entrega. Essa falta de padronização dificulta a gestão e a fiscalização desses contratos, além de expor a empresa a possíveis litígios trabalhistas.

Gestão Manual e Trabalhosa

A gestão dos terceirizados é feita de modo manual, com processos que dependem de planilhas Excel e anotações em papel. A falta de automatização torna a gestão extremamente trabalhosa e propensa a erros. O acompanhamento de prazos de contratos, pagamentos, avaliações de desempenho e conformidade com normas de segurança é realizado de forma fragmentada e ineficaz.

• Exemplo: Carla, assistente de RH, é responsável por monitorar os prazos de contratos de mais de 50 trabalhadores terceirizados. Sem um sistema automatizado, ela precisa verificar manualmente cada contrato e atualizar planilhas de controle. Isso não apenas consome grande parte de seu tempo, mas também resulta em esquecimentos e atrasos na renovação de contratos, comprometendo a continuidade dos projetos.

Impacto na Eficiência e na Qualidade do Trabalho

A desorganização, a falta de padronização e a gestão manual impactam diretamente a eficiência do departamento de RH e a qualidade do trabalho realizado pelos terceirizados. A equipe de RH está constantemente apagando incêndios, tentando resolver problemas urgentes em vez de focar em estratégias de melhoria contínua e desenvolvimento organizacional.

• Exemplo: Em um projeto crítico, a falta de comunicação e a desorganização resultaram em atrasos significativos. Os terceirizados não receberam as informações necessárias a tempo, levando a retrabalhos e insatisfação tanto da equipe interna quanto dos clientes.

Caminhos para a Solução

Para superar esses desafios, o departamento de RH poderia adotar as seguintes medidas:

1. Implementação de um Sistema de Gestão de Documentos: Utilizar uma plataforma centralizada e digital para armazenar e gerenciar todos os documentos e contratos de terceirizados.
2. Padronização de Contratos: Criar modelos de contrato padronizados que garantam consistência e conformidade com as leis trabalhistas.
3. Automatização de Processos: Adotar software de gestão de recursos humanos que automatize tarefas rotineiras, como monitoramento de prazos de contratos, pagamentos e avaliações de desempenho.
4. Treinamento e Desenvolvimento: Capacitar a equipe de RH para o uso de novas tecnologias e melhores práticas na gestão de terceirizados.

Ao implementar essas soluções, o departamento de RH pode melhorar significativamente sua eficiência, reduzir riscos e garantir uma gestão mais eficaz dos trabalhadores terceirizados, contribuindo para o sucesso geral da empresa.

Gestão Eficiente de Terceiros: Automatizando Processos e Garantindo Conformidade

A plataforma de Gestão de Terceiros tem como objetivo fornecer ferramentas que permitem padronizar os processos de contratação de terceiros, assegurando a aplicação das exigências de cada contrato e diminuindo o trabalho manual do responsável por gerir os contratos.

Este módulo facilita o cumprimento das regras documentais estabelecidas em cada contrato e serve como um portal para que a própria empresa contratada realize o cadastramento da documentação necessária. Dessa forma, a responsabilidade pela aprovação das informações enviadas anteriormente permanece com o contratante. A aplicação também permite a definição e monitoramento das exigências de cada contrato, garantindo que todos os documentos necessários estejam atualizados e válidos.

Além de controlar os documentos exigidos para a habilitação dos colaboradores terceirizados, o módulo gerencia a validade desses documentos, assegurando que a empresa contratada e seus colaboradores possam realizar suas atividades apenas durante a vigência do contrato e enquanto todos os documentos obrigatórios estiverem válidos.

Principais Benefícios de Gestão de Terceiros

A utilização da plataforma de Gestão de Terceiros oferece diversos benefícios, incluindo:

• Agilidade na Contratação e Gestão: Processos mais rápidos e eficientes para a contratação e administração de terceiros;
• Automatização na Gestão e Validação de Documentos: Redução da necessidade de intervenção manual por meio da automação da verificação e controle documental;
• Redução de Riscos de Penalizações Trabalhistas: Minimização da exposição a problemas legais e trabalhistas através de um controle mais rigoroso dos requisitos contratuais e legais;
• Redução de Custos Operacionais: Diminuição dos custos administrativos ao permitir que a própria empresa contratada faça o cadastro dos documentos, aliviando a carga de trabalho e os custos associados;

Esse plataforma não só melhora a eficiência na gestão de terceirizados, mas também fortalece a segurança jurídica e operacional das empresas ao assegurar conformidade e atualização constante dos documentos necessários.

Como Garantir a Segurança dos Negócios?

Já pensou em levar para sua empresa uma plataforma que tem como proposito assegurar a segurança dos negócios da sua empresa? Com o Gestão de Terceiros você pode minimizar riscos e vulnerabilidades na administração de prestadores de serviços externos.

Oferecendo ainda um processo padronizado, simplificado e automatizado para o gerenciamento dos documentos dos terceiros, contribuindo para a prevenção de passivos trabalhistas futuros.

Implementar soluções tecnológicas, como um sistema centralizado de gestão de documentos e a automatização de processos, pode transformar a maneira como as empresas lidam com seus terceirizados. Ao adotar essas medidas, as empresas não só aumentam a eficiência e reduzem os custos operacionais, mas também asseguram a conformidade jurídica e a qualidade do trabalho realizado.

Portanto, investir em ferramentas e estratégias modernas de gestão de terceirizados é essencial para as empresas que desejam permanecer competitivas e garantir a segurança jurídica e operacional de suas operações. Com uma abordagem mais organizada e automatizada, o departamento de RH pode focar em iniciativas de melhoria contínua e desenvolvimento organizacional, contribuindo significativamente para o sucesso geral da empresa.

Entre em contato conosco na Forbiz e descubra como podemos ajudar a transformar os processos manuais do seu RH em processos automatizados. Isso permitirá mais eficiência, produtividade e conformidade na gestão de terceiros.