Gestão de compras e estoque: entenda por que e como fazer a integração

Uma gestão eficiente e integrada de compras e estoque pode significar um grande diferencial competitivo para a empresa.

Afinal, isso quer dizer que os materiais necessários estarão sempre disponíveis e que eles serão adquiridos com o melhor custo/benefício possível.

Continue a leitura deste texto e entenda o porquê a gestão de compras e estoque deve estar integrada e descubra como fazer isso.

Qual é a relação entre a gestão de compras e estoque?

Compras e estoque são setores interdependentes. Isso porque é o levantamento do que a empresa tem em estoque que irá definir quais compras serão necessárias.

As informações de ambos os setores devem ser integradas, pois a fluidez dessa comunicação é fundamental para o bom andamento dos negócios.

Se o setor de compras não providenciar materiais em tempo hábil, a produção e até mesmo as vendas podem ficar estagnadas.

O estoque, por sua vez, deve garantir que haverá espaço para armazenar as novas aquisições, além, é claro, de tomar as precauções necessárias para evitar que produtos sejam perdidos por prazo de validade ou obsolescência.

Podemos concluir, portanto, que a gestão de compras e estoque precisa estar unificada, para evitar tanto atrasos na produção, quanto compras e gastos desnecessários.

Qual é a importância do alinhamento entre gestão de compras e estoque?

Como foi mencionado acima, esses setores são interdependentes. Tudo o que é comprado acaba indo, seja em formato de insumo ou mesmo de produto semiacabado ou acabado, para o estoque.

A própria definição do que precisa ser comprado depende do que há em estoque. Ou seja, o alinhamento entre ambas as partes é fundamental para que a empresa tenha os materiais necessários para produzir e que consiga manter um estoque na medida certa: nem com itens faltando, nem com itens em excesso.

Separamos abaixo os principais motivos pelos quais a gestão de compras e estoque deve ser alinhada em sua empresa.

Redução de desperdício

Evitar o desperdício de produtos é um dos principais objetivos da correta gestão e alinhamento entre os setores de compra e estoque.

Com uma comunicação integrada será possível direcionar as compras, realizando um excelente controle de estoque, sem que sejam adquiridos produtos sem necessidade ou que produtos percam a validade ou sofram danos, justamente pela falta de um controle adequado do estoque.

Melhores condições de negociação

Evitar a compra de produtos com urgência e em cima da hora, poderá favorecer as condições de compra, fazendo com que os responsáveis consigam pesquisar preços e negociar, se necessário.

Os pedidos que podem ser feitos com certa previsão ou de forma antecipada favorecem a negociação para melhores condições de pagamento, o que reduz gastos para a empresa, evitando condições inflexíveis e onerosas.

Aproveitamento de oportunidades

Com o alinhamento entre a gestão de compras e estoque a empresa tem mais condições de aproveitar as oportunidades de venda. Isso porque sempre contará com produtos acabados ou com matéria-prima para produção, atendendo às expectativas do consumidor em relação ao prazo de entrega.

Além disso, caso uma mercadoria tenha um aumento súbito de venda, a comunicação integrada entre estoque e compras fará com que o produto seja reposto na quantidade ideal, livrando a empresa de perder vendas por não ter o item em estoque.

E caso alguns produtos estejam parados no estoque, é possível realizar promoções pontuais para fazer o estoque girar.

Por fim, sabendo quais são as saídas da empresa, o setor de compras consegue se programar para aproveitar as melhores oportunidades com fornecedores e, consequentemente, oferecer melhores condições de compra aos seus clientes.

Aumento da margem de lucro

Uma vez que a empresa consegue diminuir o desperdício, tanto com compras indevidas quanto com a eliminação de produtos parados no estoque, é possível aumentar a margem de lucro. Como ambos os setores estão em sintonia, a empresa pode contar com materiais no estoque capazes de atender a demandas recentes, o que pode justificar, inclusive, o aumento dos preços praticados.

Como integrar gestão de compras e estoque?

Confira abaixo alguns passos essenciais para integrar a gestão de compras e estoque.

Controle de entradas e saídas de produtos e matérias-primas

Como já mencionamos, a definição do que precisa ser comprado depende do que há em estoque. Por isso, é preciso ter um controle muito rígido de tudo o que entra e sai, tanto em termos de produtos acabados quanto de matérias-primas que serão utilizadas para produção.

Padronização das descrições de produtos

Se a descrição dos produtos não for padronizada, o controle de entrada e saída não será eficiente. Para facilitar a organização e separação por categorias, recomenda-se o uso de etiquetas e códigos. A correta identificação de produtos é capaz de evitar erros, confusões e ruptura de estoque.

Geração de insights a partir do fluxo de vendas

Analisar o fluxo de vendas traz insights muito importantes que não podem ser ignorados pela organização. É por meio dele, por exemplo, que é possível identificar o que está virando tendência e o que está caindo em desuso.

Assim, as compras podem ser feitas de acordo com a demanda, evitando que produtos fiquem encalhados no estoque e tomando decisões mais acertadas sobre o momento adequado para uma queima de estoque, por exemplo.

Criação de um calendário de compras

A análise do fluxo de vendas pode favorecer a programação de compras da empresa. Assim, é possível criar um calendário de compras de acordo com o histórico de demanda identificado na análise.

Isso permite que a empresa mantenha um estoque mínimo, conseguindo atender às expectativas dos consumidores e reduzir custos ao mesmo tempo.

Bom relacionamento com fornecedores

É fundamental que a empresa tenha um bom relacionamento com fornecedores e que, além de preço, também preze por outras características, como credibilidade e qualidade.

Também é extremamente importante que não exista dependência de um só fornecedor. Pelo contrário, o ideal é poder contar com algumas opções para cada insumo ou matéria-prima, justamente para ter um poder maior de negociação.

Por fim, o bom relacionamento é praticamente determinante para o atendimento de prazos mais curtos, no caso de demandas mais urgentes, bem como para a obtenção das melhores condições de compra.

Seguindo esses passos, fica mais fácil integrar a gestão de compras e estoque e, assim, reduzir os custos e potencializar os resultados da empresa.

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