Você já ouviu aquela frase “quem tem informação tem poder”, certo? E, no mundo dos negócios, ela é mais do que verdadeira.

Para garantir tomadas de decisões assertivas, mais do que nunca os gestores precisam de informações certas e no momento certo.

Pensando no fluxo de trabalho de muitas empresas, normalmente nos deparamos com diferentes departamentos trabalhando com softwares de fabricantes distintos.

Essa polarização de ferramentas dificulta o controle de dados, acesso a números de crescimento e até questões fiscais pela falta de comunicação entre os sistemas.

Seria muito mais fácil e inteligente se todas essas informações estivessem concentradas em um mesmo lugar, não acha?

Com um ERP, isso é possível.

 

O que é ERP

importancia do erp

A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para o português como Planejamento dos Recursos da Empresa.

Porém, aqui no Brasil essa denominação não é tão comum, sendo que o termo mais conhecido é Sistema de Gestão Empresarial.

De qualquer forma, trata-se de um sistema de gestão integrado, feito por meio de um software.

O objetivo desse sistema é auxiliar no gerenciamento empresarial, oferecendo um conjunto de soluções que integra todos os setores de uma empresa, como compliance, finanças, manufatura, suprimentos, qualidade, vendas e serviços em um só lugar.

Ou seja, em poucas palavras, trata-se de um sistema que permite o controle total do negócio em um único lugar e em tempo real, independentemente do tamanho da empresa.

Se sua empresa pensa em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos processos e garantir o acesso rápido e seguro a informações voltadas para tomada de decisão, um ERP robusto tem tudo para ajudar.

 

Por que usar um ERP?

Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?

Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.

Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:

  • As pessoas conseguem encontrar as informações que precisam de forma rápida e atualizada? Ou se faz necessário marcar reuniões, entrar em contato com vários colegas, etc.?

 

  • Existe controle sobre a situação financeira da organização? É possível verificar, de forma simples e clara, tudo o que a empresa tem a pagar e a receber, e quando? As compras e as vendas são adequadamente planejadas?

 

  • Os compromissos que a empresa assume são honrados? Ou seja, a capacidade de produção acompanha as vendas realizadas? Os prazos de entrega (e as entregas propriamente ditas) estão de acordo com o que foi prometido ao cliente?

 

  • Existe controle sobre o estoque? Existe conhecimento sobre os produtos que estão sem giro, sobre a quantidade de produtos em estoque, sobre a necessidade (ou não) de repor as mercadorias?

 

Se você “titubeou” para responder alguma dessas perguntas, talvez esteja na hora de considerar a implementação de um bom ERP para turbinar a gestão do seu negócio.

Porque usar o ERP?

Como o ERP funciona?

Como abordamos brevemente no início do texto, é muito comum que as empresas que ainda não aderiram ao ERP acabem usando vários softwares distintos para controlar seus departamentos. Afinal, a gestão precisa ser feita de alguma forma.

Nesse cenário, os gestores precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, só então, compilar os dados, analisá-los e tomar decisões.

A questão é que, ao percorrer todo esse caminho, muitas informações podem ser perdidas ou analisadas fora de contexto, correndo risco de ser utilizadas de forma errada.

Assim, além de dados imprecisos que prejudicam – ou até mesmo impedem – uma análise criteriosa e uma tomada de decisão acertada, a organização também sofre com o desperdício de tempo.

Ao implementar o ERP, portanto, a empresa acaba com todos esses gargalos, pois o sistema integra a rotina e as informações de todos os departamentos.

Assim, os tomadores de decisão têm acesso a tudo o que precisam saber, em tempo real, em um só lugar! Isso garante o controle total do negócio!

Um bom sistema ERP é flexível e dividido em módulos, que podem ser implementados parcial e/ou gradualmente, de acordo com as necessidades e condições do cliente.

Os módulos podem ser operacionais ou verticais.

Os módulos operacionais são os que controlam aquelas atividades que podemos considerar como rotinas da empresa. Por exemplo: finanças, controladoria, compliance fiscal, suprimentos, etc.

Com isso, várias tarefas morosas, complexas e demoradas passam a ser automatizadas, deixando os colaboradores livres para focar no trabalho estratégico e criativo.

Já os módulos verticais dizem respeito ao segmento em que a empresa atua. Cada segmento de negócio tem sua própria realidade. Poder contar com um ERP que já venha preparado para essa realidade é sensacional.

Como exemplo de segmentos, podemos citar: empresas de serviços, de alimentos, de siderurgia, de insumos para saúde, de calçados e vestuário, de móveis e indústria química.

Além de tudo isso, ainda é possível personalizar a ferramenta, deixando-a totalmente aderente ao perfil do negócio!

Outro aspecto importante a ser considerado é a escalabilidade. Isso significa que o ERP cresce com a sua empresa!

Ou seja, no momento de implementar um ERP você precisa levar em conta não apenas as necessidades atuais da sua organização, mas também as perspectivas de crescimento e necessidades futuras.

 

Como implementar o ERP

Como implementar o ERP

Você pode saber com mais detalhes como implementar um ERP de forma correta na sua empresa, lendo este texto que preparamos para você.

Mas, de forma resumida, podemos dizer que a implementação bem-sucedida do ERP tem 6 passos principais:

 

  1. Identificação dos problemas e objetivos

O primeiro passo para implementar um ERP é identificar exatamente quais problemas você quer resolver com ele e quais objetivos quer atingir. Ter isso em mente vai facilitar a definição das funcionalidades do sistema.

 

  1. Análise do momento atual e das perspectivas para o futuro

O sistema ERP escolhido deve ser ideal para a situação atual da sua empresa. Mas não só isso! Ele deve acompanhar (e favorecer) o crescimento dela, garantindo escalabilidade.

 

  1. Planejamento e análise

Analise as opções de ERP disponíveis no mercado e estude suas funcionalidades, condições, possibilidades de customização, entre outros aspectos, a fim de garantir a solução ideal para o seu negócio.

 

  1. Envolvimento da equipe

Todos precisam estar envolvidos no que está acontecendo! É importante que os colaboradores possam contribuir, que identifiquem quais são os gargalos da sua operação, quais são as tarefas podem ser automatizadas, etc.

 

  1. Migração e adaptação organizacional

Escolhido o ERP ideal, é hora de migrar os dados para ele. É preciso atenção para que os dados inseridos no sistema sejam precisos e corretos. Também é preciso treinar os colaboradores, para que estejam aptos a lidar com o novo sistema.

 

  1. Suporte

A implementação de um ERP é algo contínuo, pois surgem oportunidades de melhoria identificadas pela empresa, novas atualizações, e possíveis entraves ou dificuldades de operar o sistema. Em todos esses casos, é preciso contar com o suporte do fornecedor.

 

ERP em Nuvem ou ERP On-Premise?

ERP em Nuvem ou ERP On-Premise?

 

A contratação do ERP pode ser nos dois formatos: na nuvem ou on-premise.

Quando se opta pelo ERP na nuvem, os dados ficam hospedados em um servidor acessível pela internet.

Esse modelo de contratação traz uma série de vantagens. Nosso consultor de projetos, Renato Kameda, listou algumas das principais:

  • Menor investimento inicial, já que não é necessário adquirir infraestrutura de servidores;
  • Custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente com valores definidos na contratação;
  • Ausência de gastos imprevisíveis, visto que o valor permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
  • Economia de espaço físico, pois não é necessário um datacenter local para armazenamento dos servidores;
  • Atualizações incluídas na assinatura mensal, dessa forma o software nunca fica ultrapassado.

 

Kameda também pontua que a contratação em nuvem pode assumir um dos três formatos abaixo:

 

  • SaaS (Software as a Service) – Software como Serviço

É o modelo em que tudo é de responsabilidade do provedor Cloud, toda manutenção de infraestrutura, atualizações de S.O e manutenções diversas. O Cliente apenas utiliza o sistema com um Login e Senha.

 

  • PaaS (Platform as a Service) – Plataforma como Serviço

É o modelo que fica entre o SaaS e o IaaS. São plataformas já prontas para disponibilização de aplicações para realização de desenvolvimentos. Nesse formato, toda parte de infraestrutura (S.O, Rede, Servidores e Armazenamento) é de responsabilidade do provedor Cloud. Somente as aplicações são de responsabilidade do Cliente.

 

  • IaaS (Infrastructure as a Service) – Infraestrutura como Serviço

É o modelo em que é contratada a infraestrutura. O fornecedor Cloud fica responsável por toda parte de Virtualização, Rede, Servidores e Armazenamento. Já a manutenção do Sistema Operacional e Aplicações são de responsabilidade do cliente.

 

On-Premise

No formato on-premise o ERP é um software instalado no hardware e nos servidores da empresa. Isso permite uma personalização maior dos módulos. Assim, toda a parte de infraestrutura, S.O e aplicações ficam em uma estrutura local, mas toda manutenção é de responsabilidade do Cliente, inclusive a segurança dos dados.

 

A importância do ERP nas empresas

A integração talvez seja o aspecto mais importante de uma plataforma ERP, já que mantém todos os documentos e informações da empresa em um só lugar, eliminando cópias impressas e também duplicação de informações.

Isso gera uma grande economia de tempo para a empresa. Pense no aumento de produtividade da equipe que perde horas e mais horas preenchendo planilhas manualmente ou realizando tarefas burocráticas que, com um ERP, ficam organizadas e automatizadas!

Mas, esse não é apenas o único benefício que o sistema pode trazer para as organizações.

 

Vantagens do ERP

ERP como fonte de vantagem competitiva

Além do que vimos até agora, um ERP é importante para as empresas porque ajuda a aumentar a vantagem competitiva delas. Entenda o porquê:

 

Facilita a tomada de decisão

A partir do momento que um gestor precisar ter uma visão global sobre o desempenho da empresa para tomar decisões, basta recorrer ao banco de dados único e integrado do ERP para encontrar a resposta em tempo real.

Com a integração do sistema ERP, que oferece uma ampla inteligência comercial para o negócio, é possível elevar uma empresa para o próximo nível por meio de decisões assertivas.

A criação de estratégias para a empresa também passa a ser mais inteligente. A administração do fluxo de caixa de sua empresa, por exemplo, terá informações precisas, permitindo aos gestores planejar investimentos e projetar movimentações futuras com mais agilidade.

 

Melhora a gestão de custos

A importância do ERP para empresas tem impacto direto no time de vendas, facilitando o gerenciamento completo de custos e vendas, acompanhando indicadores e relatórios para tomar decisões precisas e ágeis.

Inclusive, é possível verificar projeções de vendas por meio do histórico da empresa, ajudando no planejamento de estratégias de negócios e vendas. Um ERP também pode ser integrado a plataformas de automação de vendas, e-commerce, CRM e mais.

 

Reduz custos de compliance

Outro destaque em relação à importância de um ERP nas empresas refere-se à redução de custos na gestão de compliance. Sua empresa precisa fazer fechamento contábil e fiscal de forma rápida e segura, com informações confiáveis e integradas.

Um ERP vai ajudar nesse processo de geração da ECD e ECF (e-Lalur) de maneira totalmente automatizada a partir da contabilidade em uma única base, sem depender de softwares externos.

 

É flexível e personalizado

Um ERP não é um software rígido. Um dos pontos importantes do sistema é sua personalização, tudo de acordo com as necessidades das organizações. Uma empresa de logística terá peculiaridades diferentes do que um hospital. Cada empresa tem seu nível de complexidade e o ERP deve se ajustar a todas elas.

As informações armazenadas também ficam em segurança, algo fundamental para as empresas. Dentro de um ERP é possível gerenciar as informações e o controle de dados que cada funcionário da empresa pode acessar. Isso sem contar na melhoria do controle de inventário, na padronização de processos, na redução de riscos, na melhoria do gerenciamento de recursos e muito mais.

 

Integra informações e fortalece a cooperação

O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.

 

Mantém alinhamento entre vendas e capacidade de produção           

Faz com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda.

 

Elimina gargalos nos processos

Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes.

 

Aumenta a produtividade (e a lucratividade)             

O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.

Esses benefícios contribuem para aumentar a performance da organização, tornar as operações mais eficientes e reduzir erros: três ações que impactam diretamente no crescimento e desenvolvimento da sua empresa!

 

Um ERP de qualidade, com um suporte de verdade      

Um bom exemplo de ERP é a solução da Senior Sistemas, nosso maior parceiro de negócios, que oferece um sistema de gestão empresarial ERP desenvolvido para potencializar a administração da sua empresa, diminuindo processos e gerando resultados precisos e reais de forma prática, automatizada e simplificada.

 

A Forbiz Business Software possui uma equipe altamente capacitada para auxiliar sua empresa com dúvidas sobre o tema ERP.

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