Como aumentar a produtividade

Quer aumentar a sua produtividade?

Como você está lendo este artigo, supomos que deva ter respondido “sim”.

E, se você é líder, provavelmente tenha dito “a minha e a da minha equipe”.

Isso é ótimo! Mas, precisamos fazer uma nova pergunta:

Como você “gerencia” a produtividade?

É muito comum equiparamos produtividade com horas trabalhadas e quanto mais demandas vão chegando, mais vamos aumentando a carga horária de trabalho, fazendo horas extras, dormindo menos.

E o resultado?

O resultado é um perfil bem comum nos dias de hoje:

• Dorme menos tempo do que precisa e tem dificuldades para pegar no sono, então não fica completamente descansado.
• Normalmente não tem tempo para uma refeição saudável, então come qualquer coisa que seja rápida e prática (e de preferência que dê pra comer na mesa de trabalho).
• Exercícios? Impossível, só se deixasse de dormir.
• E a família? Isso é fundamental, mas o pouco tempo que sobra para estar com eles muitas vezes não é adequadamente aproveitado, pois ou são e-mails que não param de chegar ou são inúmeras as preocupações que não saem da cabeça.
• E já está na hora de deitar de novo, tentar dormir de novo, para amanhã começar tudo de novo…

Um ciclo vicioso…

Sim, vira um ciclo vicioso, uma verdadeira bola de neve, que só vai arrastando as pessoas ao longo dos dias. Claro que o nível de produtividade não é o desejado, assim como também provavelmente não seja o nível de satisfação que a pessoa tem com a sua vida.

De fato, adicionar longas horas de trabalho a mais no dia, e fazer disso rotina, tem um forte impacto em como nos sentimos física, mental e emocionalmente, aumentando o cansaço e as distrações, diminuindo o engajamento – e a tão esperada produtividade.

Isso porque não são necessariamente as horas de trabalho que determinam a nossa performance, mas a energia que colocamos nelas.

Só que fica difícil ter altos níveis de energia quando a vida se resume basicamente a sobreviver ao caos… Então, o que fazer?

Aumente sua produtividade gerenciando a sua energia

A energia é definida pela física como a capacidade de trabalhar (!). O artigo Manage Your Energy, Not Your Time, publicado pela Harvard Business Review, explica que, nos seres humanos, a energia vem de quatro fontes principais: corpo, emoções, mente e espírito.

E a boa notícia é que, em cada uma dessas fontes, a energia pode ser expandida e renovada regularmente, desde que sejam adotados comportamentos intencionais para isso.

Veja exemplos de como fazer isso a seguir.

Renove (e expanda) a sua energia

Em primeiro lugar, é preciso identificar quais comportamentos drenam a sua energia e assumir a responsabilidade de modificá-los nas quatro fontes:

Corpo

O corpo é o responsável pela energia física.

Não é novidade para ninguém que uma alimentação ruim, falta de exercícios e sono insuficiente diminuem os níveis de energia, por isso é preciso reconstruir uma rotina que garanta atenção a esses pontos.

Por exemplo, estabelecer um horário para dormir que te permita dormir mais. Para a maioria das pessoas isso significa dormir de 7 a 8 horas por dia, mas muitas não conseguem se livrar de seus afazeres e dedicar todo esse tempo para o repouso. Então, esse é um grande desafio, mas é também o primeiro passo.

A alimentação, por sua vez, precisa ser mais cuidadosa. Saia da mesa de trabalho para comer e opte por refeições saudáveis. Faça lanches leves entre elas se isso te fizer bem.

Outro ritual extremamente importante (apesar de nem um pouco convencional para a maioria das empresas) é a adoção de intervalos regulares.

Durante o dia, nosso corpo passa por vários ciclos que vão de alta energia a um estado de “vale” fisiológico. Esses ciclos duram em torno de 90 a 120 minutos. E o corpo dá sinais que completou seu ciclo e chegou no vale: inquietação, bocejo, fome, dificuldade de se concentrar…

Mas a maioria de nós simplesmente ignora tudo isso e continua a trabalhar, ou melhor, tentando trabalhar.

Então o recomendado, de verdade, é que a cada ciclo desses, ou seja, a cada 90 a 120 minutos, você faça uma pausa intencional. A qualidade é mais importante que a quantidade, então alguns minutinhos de intervalo já são suficientes. Você pode ouvir uma música ou conversar com alguém, por exemplo. Qualquer coisa que te ajude a se desconectar um pouco do trabalho.

Some tudo isso à prática regular de exercícios físicos e você já vai sentir uma grande diferença!

Emoções

Quando se aprende a controlar melhor as emoções, melhor é a qualidade de energia que se consegue obter.

Para que isso seja possível, o primeiro passo é procurar se conscientizar sobre como você se sente ao longo de todo o dia de trabalho – e o impacto que isso tem sobre a sua eficácia.

Após reconhecer o que desencadeia as emoções negativas, você pode tentar “neutralizá-las” com exercícios de respiração profunda. Um exercício bem comum (e efetivo) é o 4-7-8, que consiste em inspirar por quatro segundos, segurar o ar por sete e expirar por oito. Fazer algumas repetições desse exercício com a expiração mais lenta ajuda a relaxar e a se recuperar do estressor.

Outra atitude que contribui alimentar as emoções positivas é a demonstração de apreço pelas outras pessoas. Isso pode ser na forma de um bilhete, e-mail, telefonema, almoço… é uma coisa tão simples, e faz muito bem (para os dois)!

Além disso, a emoção positiva pode ser cultivada por meio das histórias que as pessoas contam para si mesmas!

Quando algo ruim acontece, é normal que a história que contamos para nós mesmos nos coloque na posição de vítima, querendo encontrar culpados pelo o que aconteceu.

Em vez disso, precisamos intencionalmente mudar esse padrão, para nos contarmos uma versão mais esperançosa, sem negar ou minimizar nada do que tenha acontecido.

Isso é possível se respondermos sinceramente a algumas perguntas, como: “como a outra pessoa envolvida no conflito contaria essa história?”, “como eu vou ver essa situação daqui a seis meses?”, “o que posso aprender com tudo isso?”.

Essas questões nos ajudam a cultivar intencionalmente emoções positivas.

Mente

A mente é responsável pelo foco da energia.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode parecer a melhor – ou a única – alternativa para dar conta de tantas demandas. Mas a verdade é que isso é péssimo para a produtividade.

Ao desviar a atenção de uma atividade para outra, é preciso de 25% mais de tempo para concluir a atividade principal.

Então, o ideal é se concentrar completamente no que estamos fazendo, durante aqueles ciclos de 90 a 120 minutos, fazer uma pausa intencional, e depois passar para a próxima tarefa.

Isso inclui tomar mais cuidado com a tecnologia! Silenciar as notificações é uma ótima forma de começar!

Além disso, e-mails não precisam ser respondidos instantaneamente, sobretudo se você estiver em uma reunião ou focado em algum outro afazer.

Muitos executivos estão estipulando horários determinados para checar seus e-mails (começo da manhã e começo da tarde, por exemplo) e avisam a equipe para ligar se for algo realmente urgente (mas dificilmente essa ligação acontece).

Outra forma de mobilizar a energia mental é reservar espaços de tempo para se concentrar em uma tarefa difícil. Se não houver esse planejamento, provavelmente essa tarefa só será realizada às pressas, na véspera da entrega.

Uma dica é no final do dia, identificar o que é mais desafiador para o dia seguinte – e dedicar a primeira ou as primeiras horas de trabalho do dia para isso. Assim, no meio da manhã, você vai se sentir como se já tivesse tido um dia produtivo!

Espírito

O espírito confere a energia de significado e propósito, que as pessoas acessam quando sentem que os seus afazeres diários estão alinhados aos seus valores.

Para maximizar a energia também nessa fonte, é preciso que sejam criados hábitos voltados a três aspectos principais: fazer o que sabe fazer de melhor e aproveitar mais o trabalho; alocar tempo e energia para outras áreas da vida que sejam importantes (como família, saúde, voluntariado); e viver em consonância com os seus valores fundamentais.

O papel da organização na produtividade dos seus colaboradores

Muitas vezes, a relação empresa-colaborador é embasada no objetivo que cada um tem de tirar o máximo proveito do outro, o mais rápido possível. Em outras palavras, um quer “sugar” o que o outro tem de melhor, e só.

Isso é destrutivo para os dois lados. Os colaboradores se sentem cada vez mais exaustos, pressionados e desengajados; e a organização tem que se contentar com profissionais atuando aquém do seu potencial, e constantemente investir na contratação de novos.

Por isso, as organizações precisam apoiar essa mudança de vida dos colaboradores, para que consigam maximizar e renovar sua energia. Assim, eles estarão aptos para dar o melhor de si, serão felizes com isso, e a empresa terá os melhores resultados! Uma equação positiva e sustentável!

Gerencie sua energia para aumentar a sua produtividade e incentive sua empresa a fazer o mesmo!

Quer alavancar ainda mais a produtividade da sua organização?

Conte com a ajuda de softwares específicos para isso!

Entre em contato com nossos especialistas. Eles vão entender suas principais necessidades e te orientar sobre os próximos passos!

E-mail: contato@forbiz.com.br
Telefone: (41) 4042-1026
WhatsApp: (41) 98785-2796