O que é ERP e qual a sua importância para as empresas

Você já ouviu aquela frase “quem tem informação tem poder”, certo? E, no mundo dos negócios, ela é mais do que verdadeira.

Para garantir tomadas de decisões assertivas, mais do que nunca os gestores precisam de informações certas e no momento certo.

Pensando no fluxo de trabalho de muitas empresas, normalmente nos deparamos com diferentes departamentos trabalhando com softwares de fabricantes distintos.

Essa polarização de ferramentas dificulta o controle de dados, acesso a números de crescimento e até questões fiscais pela falta de comunicação entre os sistemas.

Seria muito mais fácil e inteligente se todas essas informações estivessem concentradas em um mesmo lugar, não acha?

Com um ERP, isso é possível.

 

O que é ERP

A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para o português como Planejamento dos Recursos da Empresa.

Porém, aqui no Brasil essa denominação não é tão comum, sendo que o termo mais conhecido é Sistema de Gestão Empresarial.

De qualquer forma, trata-se de um sistema de gestão integrado, feito por meio de um software.

O objetivo desse sistema é auxiliar no gerenciamento empresarial, oferecendo um conjunto de soluções que integra todos os setores de uma empresa, como compliance, finanças, manufatura, suprimentos, qualidade, vendas e serviços em um só lugar.

Ou seja, em poucas palavras, trata-se de um sistema que permite o controle total do negócio em um único lugar e em tempo real, independentemente do tamanho da empresa.

Se sua empresa pensa em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos processos e garantir o acesso rápido e seguro a informações voltadas para tomada de decisão, um ERP robusto tem tudo para ajudar.

 

Por que usar um ERP?

Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?

Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.

Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:

• As pessoas conseguem encontrar as informações que precisam de forma rápida e atualizada? Ou se faz necessário marcar reuniões, entrar em contato com vários colegas, etc.?

 

• Existe controle sobre a situação financeira da organização? É possível verificar, de forma simples e clara, tudo o que a empresa tem a pagar e a receber, e quando? As compras e as vendas são adequadamente planejadas?

 

• Os compromissos que a empresa assume são honrados? Ou seja, a capacidade de produção acompanha as vendas realizadas? Os prazos de entrega (e as entregas propriamente ditas) estão de acordo com o que foi prometido ao cliente?

 

• Existe controle sobre o estoque? Existe conhecimento sobre os produtos que estão sem giro, sobre a quantidade de produtos em estoque, sobre a necessidade (ou não) de repor as mercadorias?

 

Se você “titubeou” para responder alguma dessas perguntas, talvez esteja na hora de considerar a implementação de um bom ERP para turbinar a gestão do seu negócio.

 

Como o ERP funciona?

Como abordamos brevemente no início do texto, é muito comum que as empresas que ainda não aderiram ao ERP acabem usando vários softwares distintos para controlar seus departamentos. Afinal, a gestão precisa ser feita de alguma forma.

Nesse cenário, os gestores precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, só então, compilar os dados, analisá-los e tomar decisões.

A questão é que, ao percorrer todo esse caminho, muitas informações podem ser perdidas ou analisadas fora de contexto, correndo risco de ser utilizadas de forma errada.

Assim, além de dados imprecisos que prejudicam – ou até mesmo impedem – uma análise criteriosa e uma tomada de decisão acertada, a organização também sofre com o desperdício de tempo.

Ao implementar o ERP, portanto, a empresa acaba com todos esses gargalos, pois o sistema integra a rotina e as informações de todos os departamentos.

Assim, os tomadores de decisão têm acesso a tudo o que precisam saber, em tempo real, em um só lugar! Isso garante o controle total do negócio!

Um bom sistema ERP é flexível e dividido em módulos, que podem ser implementados parcial e/ou gradualmente, de acordo com as necessidades e condições do cliente.

Os módulos podem ser operacionais ou verticais.

Os módulos operacionais são os que controlam aquelas atividades que podemos considerar como rotinas da empresa. Por exemplo: finanças, controladoria, compliance fiscal, suprimentos, etc.

Com isso, várias tarefas morosas, complexas e demoradas passam a ser automatizadas, deixando os colaboradores livres para focar no trabalho estratégico e criativo.

Já os módulos verticais dizem respeito ao segmento em que a empresa atua. Cada segmento de negócio tem sua própria realidade. Poder contar com um ERP que já venha preparado para essa realidade é sensacional.

Como exemplo de segmentos, podemos citar: empresas de serviços, de alimentos, de siderurgia, de insumos para saúde, de calçados e vestuário, de móveis e indústria química.

Além de tudo isso, ainda é possível personalizar a ferramenta, deixando-a totalmente aderente ao perfil do negócio!

Outro aspecto importante a ser considerado é a escalabilidade. Isso significa que o ERP cresce com a sua empresa!

Ou seja, no momento de implementar um ERP você precisa levar em conta não apenas as necessidades atuais da sua organização, mas também as perspectivas de crescimento e necessidades futuras.

 

Como implementar um ERP de forma correta em sua empresa

Para saber como implementar o ERP de forma correta, primeiramente é preciso entender por que ele faz a diferença na empresa e quais as vantagens que ele traz.

Vamos lá!

 

Por que implementar um ERP?

Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?

Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.

Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:

• As pessoas conseguem encontrar as informações que precisam de forma rápida e atualizada? Ou se faz necessário marcar reuniões, entrar em contato com vários colegas, etc.?

 

• Existe controle sobre a situação financeira da organização? É possível verificar, de forma simples e clara, tudo o que a empresa tem a pagar e a receber, e quando? As compras e as vendas são adequadamente planejadas?

 

• Os compromissos que a empresa assume são honrados? Ou seja, a capacidade de produção acompanha as vendas realizadas? Os prazos de entrega (e as entregas propriamente ditas) estão de acordo com o que foi prometido ao cliente?

 

• Existe controle sobre o estoque? Existe conhecimento sobre os produtos que estão sem giro, sobre a quantidade de produtos em estoque, sobre a necessidade (ou não) de repor as mercadorias?

Se você “titubeou” para responder alguma dessas perguntas, talvez esteja na hora de considerar a implementação de um bom ERP para turbinar a gestão do seu negócio.

 

Principais vantagens de implementar um ERP

O ERP ajuda sua empresa a:

Integrar e unificar todos os dados

Esse é um dos principais benefícios do ERP. Ele funciona como uma grande base de dados centralizada. Assim, a partir do momento em que as informações são inseridas no sistema, tornam-se acessíveis para todas as partes interessadas. Sem problemas de duplicação de dados, sem problemas de desatualização… sem problemas!

 

Acessar, inserir e atualizar as informações em tempo real

As informações inseridas no sistema são atualizadas e podem ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar (o que facilita muito para quem está trabalhando em regime home office, por exemplo). O mesmo vale para a inserção dos dados, já que o sistema pode ser atualizado em tempo real.

 

Aprimorar capacidade de análise e tomada de decisão

Como os dados de toda a operação ficam integrados em uma única solução, os relatórios gerados são mais completos e confiáveis, o que permite uma análise mais aprofundada e, consequentemente, tomadas de decisão mais assertivas.

 

Definir responsabilidades facilmente

Como as informações de todas as áreas estão integradas em um lugar só e disponíveis para todos os interessados, fica fácil para cada colaborador acompanhar a demanda das tarefas, bem como priorizar as mesmas.

 

Fortalecer a cooperação

O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.

 

Ter total conhecimento e controle sobre os recursos da sua empresa

Caixa, matéria-prima, suprimentos, capacidade de produção… tudo sob o conhecimento e controle da gestão.

 

Honrar compromissos

Faça com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda.

 

Eliminar gargalos nos seus processos

Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes.

 

Aumentar a produtividade (e a lucratividade)

O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.

 

Reduzir os custos

O ERP contribui para o aumento da eficiência do processo organizacional e, consequentemente, para a redução dos custos. Além disso, se antes deste sistema, a gestão era feita por meio de vários programas paralelos, a empresa certamente tinha custos elevados com a implementação e manutenção desses programas, bem como com o treinamento da equipe, para que pudesse estar apta a lidar com cada um deles.

 

Estar em compliance fiscal com a legislação brasileira

Um bom ERP se adapta continuamente à legislação brasileira, lançando atualizações no sistema. Dessa forma, sua empresa não precisa mais se preocupar com isso e estará em dia com a lei!

 

Trabalhar remotamente com a mesma eficácia

Os colaboradores podem se conectar ao sistema ERP dos seus próprios dispositivos. Dessa forma, ainda que trabalhando de casa, eles têm acesso às mesmas informações que teriam se estivessem no escritório, o que permite que a eficácia seja igual.

 

Gerir remotamente com a mesma eficácia

Com o ERP a gestão pode perfeitamente ser realizada de forma remota. É possível analisar dados, fluxos de trabalho e relatórios, bem como gerenciar custos inesperados e fechamentos financeiros. Dessa forma, é possível identificar e atuar sobre os gargalos, além de buscar alternativas para otimizar processos e aumentar a performance geral.

 

O passo a passo para a implementação

 

1. Identificação dos problemas e objetivos

O primeiro passo para implementar um ERP é identificar exatamente quais problemas você quer resolver com ele e quais objetivos quer atingir.

Tendo em mente seus principais gargalos organizacionais, bem como os resultados que deseja alcançar, vai ficar fácil definir quais funcionalidades do sistema vão fazer mais sentido para o seu negócio.

 

2. Análise do momento atual e das perspectivas para o futuro

O sistema ERP escolhido deve ser ideal para a situação atual da sua empresa. Mas não só isso! Ele deve acompanhar (e favorecer) o crescimento da empresa, garantindo escalabilidade.

Saiba mais sobre isso lendo o texto “O Sistema ERP que CRESCE com a sua empresa”.

 

3. Planejamento e análise

Após definir os problemas a serem solucionados, os objetivos a serem atingidos, a situação atual e as perspectivas de crescimento, é hora de analisar as opções de ERP disponíveis no mercado e estudar suas funcionalidades, condições, possibilidades de customização, entre outros aspectos, a fim de garantir a solução ideal para o seu negócio.

 

4. Envolvimento da equipe

A implementação do ERP interfere no trabalho de toda a empresa. Por isso, é importante que todos estejam envolvidos no que está acontecendo!

Mais do que isso! É importante que possam contribuir, que identifiquem quais são os gargalos da sua operação (que talvez possam ser solucionados pelo sistema), quais são as tarefas que eles mesmos acreditam que possam ser automatizadas, etc.

Para isso, pode-se montar um “comitê” com os representantes de cada setor, que ficam responsáveis por dar voz às ideias do seu departamento, a fim de adequar a solução da melhor maneira possível, a todos.

 

5. Migração e adaptação organizacional

Escolhido o ERP ideal, é hora de migrar os dados para ele. Este é um ponto importante de atenção, pois é preciso que os dados inseridos no sistema sejam precisos e corretos. Caso contrário, toda a análise de dados ficará comprometida, e pode-se levar muito tempo para descobrir onde está o erro!
Também é preciso treinar a equipe para que os colaboradores estejam aptos a lidar com o novo sistema.

É importante que o treinamento inicial ocorra antes da migração, para que a rotina operacional não seja prejudicada.

 

6. Suporte

A implementação de um ERP é algo contínuo, pois surgem oportunidades de melhoria identificadas pela empresa, novas atualizações (geralmente relacionadas à legislação), e possíveis entraves ou dificuldades de operar o sistema.

Em todos esses casos, é preciso contar com o suporte do fornecedor. Por isso, na hora de escolher o seu ERP, é fundamental levar em conta como funciona o sistema de suporte da empresa, horário de atendimento e a satisfação de clientes já atendidos por ela.

 

ERP em Nuvem ou ERP On-Premise?

 

A contratação do ERP pode ser nos dois formatos: na nuvem ou on-premise.

Quando se opta pelo ERP na nuvem, os dados ficam hospedados em um servidor acessível pela internet.

Esse modelo de contratação traz uma série de vantagens. Nosso consultor de projetos, Renato Kameda, listou algumas das principais:

• Menor investimento inicial, já que não é necessário adquirir infraestrutura de servidores;
• Custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente com valores definidos na contratação;
• Ausência de gastos imprevisíveis, visto que o valor permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
• Economia de espaço físico, pois não é necessário um datacenter local para armazenamento dos servidores;
• Atualizações incluídas na assinatura mensal, dessa forma o software nunca fica ultrapassado.

 

Kameda também pontua que a contratação em nuvem pode assumir um dos três formatos abaixo:

 

• SaaS (Software as a Service) – Software como Serviço

É o modelo em que tudo é de responsabilidade do provedor Cloud, toda manutenção de infraestrutura, atualizações de S.O e manutenções diversas. O Cliente apenas utiliza o sistema com um Login e Senha.

 

• PaaS (Platform as a Service) – Plataforma como Serviço

É o modelo que fica entre o SaaS e o IaaS. São plataformas já prontas para disponibilização de aplicações para realização de desenvolvimentos. Nesse formato, toda parte de infraestrutura (S.O, Rede, Servidores e Armazenamento) é de responsabilidade do provedor Cloud. Somente as aplicações são de responsabilidade do Cliente.

 

• IaaS (Infrastructure as a Service) – Infraestrutura como Serviço

É o modelo em que é contratada a infraestrutura. O fornecedor Cloud fica responsável por toda parte de Virtualização, Rede, Servidores e Armazenamento. Já a manutenção do Sistema Operacional e Aplicações são de responsabilidade do cliente.

 

On-Premise

No formato on-premise o ERP é um software instalado no hardware e nos servidores da empresa. Isso permite uma personalização maior dos módulos. Assim, toda a parte de infraestrutura, S.O e aplicações ficam em uma estrutura local, mas toda manutenção é de responsabilidade do Cliente, inclusive a segurança dos dados.

 

A importância do ERP nas empresas

A integração talvez seja o aspecto mais importante de uma plataforma ERP, já que mantém todos os documentos e informações da empresa em um só lugar, eliminando cópias impressas e também duplicação de informações.

Isso gera uma grande economia de tempo para a empresa. Pense no aumento de produtividade da equipe que perde horas e mais horas preenchendo planilhas manualmente ou realizando tarefas burocráticas que, com um ERP, ficam organizadas e automatizadas!

Mas, esse não é apenas o único benefício que o sistema pode trazer para as organizações.

 

Vantagens do ERP

ERP como fonte de vantagem competitiva

Além do que vimos até agora, um ERP é importante para as empresas porque ajuda a aumentar a vantagem competitiva delas. Entenda o porquê:

 

Facilita a tomada de decisão

A partir do momento que um gestor precisar ter uma visão global sobre o desempenho da empresa para tomar decisões, basta recorrer ao banco de dados único e integrado do ERP para encontrar a resposta em tempo real.

Com a integração do sistema ERP, que oferece uma ampla inteligência comercial para o negócio, é possível elevar uma empresa para o próximo nível por meio de decisões assertivas.

A criação de estratégias para a empresa também passa a ser mais inteligente. A administração do fluxo de caixa de sua empresa, por exemplo, terá informações precisas, permitindo aos gestores planejar investimentos e projetar movimentações futuras com mais agilidade.

 

Melhora a gestão de custos

A importância do ERP para empresas tem impacto direto no time de vendas, facilitando o gerenciamento completo de custos e vendas, acompanhando indicadores e relatórios para tomar decisões precisas e ágeis.

Inclusive, é possível verificar projeções de vendas por meio do histórico da empresa, ajudando no planejamento de estratégias de negócios e vendas. Um ERP também pode ser integrado a plataformas de automação de vendas, e-commerce, CRM e mais.

 

Reduz custos de compliance

Outro destaque em relação à importância de um ERP nas empresas refere-se à redução de custos na gestão de compliance. Sua empresa precisa fazer fechamento contábil e fiscal de forma rápida e segura, com informações confiáveis e integradas.

Um ERP vai ajudar nesse processo de geração da ECD e ECF (e-Lalur) de maneira totalmente automatizada a partir da contabilidade em uma única base, sem depender de softwares externos.

 

É flexível e personalizado

Um ERP não é um software rígido. Um dos pontos importantes do sistema é sua personalização, tudo de acordo com as necessidades das organizações. Uma empresa de logística terá peculiaridades diferentes do que um hospital. Cada empresa tem seu nível de complexidade e o ERP deve se ajustar a todas elas.

As informações armazenadas também ficam em segurança, algo fundamental para as empresas. Dentro de um ERP é possível gerenciar as informações e o controle de dados que cada funcionário da empresa pode acessar. Isso sem contar na melhoria do controle de inventário, na padronização de processos, na redução de riscos, na melhoria do gerenciamento de recursos e muito mais.

 

Integra informações e fortalece a cooperação

O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.

 

Mantém alinhamento entre vendas e capacidade de produção

Faz com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda.

 

Elimina gargalos nos processos

Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes.

 

Aumenta a produtividade (e a lucratividade)

O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.

Esses benefícios contribuem para aumentar a performance da organização, tornar as operações mais eficientes e reduzir erros: três ações que impactam diretamente no crescimento e desenvolvimento da sua empresa!

 

Um ERP de qualidade, com um suporte de verdade

Um bom exemplo de ERP é a solução da Senior Sistemas, nosso maior parceiro de negócios, que oferece um sistema de gestão empresarial ERP desenvolvido para potencializar a administração da sua empresa, diminuindo processos e gerando resultados precisos e reais de forma prática, automatizada e simplificada.

 

Como o ERP pode facilitar seu home office

Mais do que oferecer flexibilidade aos colaboradores, o home office virou uma nova realidade no mundo.

Mas, gerenciar todas as operações da empresa remotamente pode ser um grande desafio… e é, de fato!

Porém, o que importa saber é que algumas soluções podem fazer toda a diferença, tanto em longo prazo, com o aumento dos resultados, quanto neste momento, facilitando a gestão à distância de todas as áreas e processos, integrando todas as informações em um só lugar.

 

O trabalho remoto pode ser realizado com a mesma eficácia.

Os colaboradores podem se conectar ao sistema ERP dos seus próprios dispositivos. Dessa forma, ainda que trabalhando de casa, eles têm acesso às mesmas informações que teriam se estivessem no escritório, o que permite que a eficácia seja igual.

Todo mundo sabe o que fazer.

Como as informações de todas as áreas estão integradas em um lugar só e disponíveis para todos os interessados, fica fácil para cada colaborador continuar acompanhando a demanda das tarefas, bem como priorizar as mesmas.

Além disso, a troca de informações entre áreas fica mais clara e fluída, aumentando também o senso de colaboração.

As informações podem ser acessadas (e inseridas) em tempo real.

Quando as pessoas estão fazendo home office e, de repente, sentem falta de alguma informação, para muita gente isso já é sinônimo de dor de cabeça, pois a distância física do escritório parece tornar tudo mais moroso.

Com o ERP isso é completamente diferente. As informações inseridas no sistema são atualizadas e podem ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar.

O mesmo vale para a inserção dos dados, já que o sistema pode ser atualizado em tempo real.

A produtividade – e a lucratividade – aumentam.

O home office em si já traz inúmeros benefícios para a produtividade.

Só para citar alguns exemplos, podemos considerar a eliminação do desgaste que o colaborador tem no trânsito, tanto pelo estresse quanto pelo tempo desperdiçado, além de mais facilidade para se concentrar, longe de conversas paralelas e interrupções comuns no dia a dia do escritório.

Agora, imagine o home office somado ao ERP! Só tem a agregar! Ele melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência.

Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil.

Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.

A gestão é feita de forma remota e atualizada.

Com o ERP a gestão pode perfeitamente ser realizada de forma remota.

É possível analisar dados, fluxos de trabalho e relatórios, bem como gerenciar custos inesperados e fechamentos financeiros.

Dessa forma, é possível identificar e atuar sobre os gargalos, além de buscar alternativas para otimizar processos e aumentar a performance geral.

 

Dicas para escolher um bom ERP para sua empresa

Confira dicas importantes para escolher bem um ERP para sua empresa

Empresas de todos os portes têm reconhecido os benefícios que um sistema ERP pode trazer para os negócios. Afinal de contas, essas plataformas ajudam a organizar, automatizar e melhorar consideravelmente os processos empresariais. Para escolher bem um ERP, a tarefa deve ser analisada de forma minuciosa em um processo de decisão conjunto, feito com um time que entenda profundamente qual é negócio da sua empresa.

Quais processos precisam ser automatizados? Quais atividades burocráticas do dia a dia podem ser melhoradas com a ajuda de um ERP para que seu time tenha mais tempo para gerar valor para seus clientes em vez de ficar fazendo manutenção de processos?

Esses são dois questionamentos iniciais para pensar antes de contratar uma ferramenta. Faça um mapeamento e tenha as necessidades da sua empresa bem definidas, isso facilitará na escolha da melhor plataforma para seu negócio.

 

A qualidade das informações no ERP

ocê já deve ter ouvido falar que a informação é o ativo mais valioso de um negócio.

Segundo o SEBRAE, grande parte das empresas que fecham as portas em seus primeiros anos possuem uma gestão ineficiente.

Os indicadores e as demonstrações de desempenho são fundamentais para a administração de qualquer organização. Por isso, é essencial que essas informações tenham qualidade para representar com clareza o momento da empresa e apoiar a decisão dos seus gestores.

Com informações precisas é possível definir com mais assertividade estratégias para o futuro e corrigir os erros do passado.

Os sistemas de gestão precisam fornecer essas informações com qualidade.

 

Mas, como podemos qualificar as informações?

Apesar da subjetividade do tema, o Comitê de Pronunciamentos Contábeis trata, por meio do CPC 00, as características de uma informação com qualidade.

O CPC 00 (R1) – Estrutura Conceitual para Elaboração e Divulgação de Relatório Contábil-Financeiro – divide as características qualitativas da informação em características fundamentais e características de melhoria.

 

São consideradas características fundamentais da informação:

1. a) Relevância: Informações que possam fazer alguma diferença nas decisões do usuário da informação.
2. b) Representação fidedigna: A informação deve ser completa, neutra e livre de erros.

Para o CPC 00 (R1), a informação livre de erros não significa que algo tenha que ser perfeitamente exato em todos os aspectos, mas significa que o método utilizado para a produção da informação está livre de omissão ou erros de procedimentos.

 

São consideradas características de melhoria da informação:

As características abaixo são consideradas de melhoria da informação simplesmente porque aperfeiçoam a utilização da informação que já é relevante e representada fidedignamente:

1. a) Comparabilidade: Permite que os usuários da informação verifiquem semelhanças e diferenças entre itens. Ao contrário de outras características, a comparabilidade depende de mais de um item.
2. b) Verificabilidade: Ajuda a assegurar que a informação representa com fidedignidade o fenômeno que se propõe a representar. Com ela, é possível que vários observadores olhem para a informação e possam chegar a um consenso.
3. c) Tempestividade: A informação precisa estar disponível a tempo de influenciar a decisão. Informações muito antigas, geralmente, não possuem utilidade.
4. d) Compreensibilidade: A informação deve ser apresentada com clareza para a melhor compreensão do usuário.

 

Mas por que há dificuldade em se obter informação de qualidade?

Por que muitas empresas possuem dificuldades para obter informações com essas características, ou seja, informação com qualidade?

Para responder a essa pergunta, devemos olhar para aqueles que podem ser vistos como os heróis ou os vilões dessa história: os sistemas de informação!

Os sistemas são indispensáveis para a gestão das organizações e fazem parte da rotina de profissionais de diversas áreas. São eles que fornecem as informações para que os gestores possam definir os caminhos a serem trilhados.

O ERP – Sistema Integrado de Gestão, por exemplo, armazena grande quantidade de dados, de diversas áreas da empresa que, processados, tornam-se informações para a tomada de decisão dos gestores.

Indicadores de vendas, financeiros, contábeis, da produção e outros diversos demonstrativos estratégicos são gerados com base nas movimentações realizadas no ERP. Por isso, é fundamental que todos os processos sejam corretamente realizados na ferramenta.

O ERP, além de realizar controles, atender exigências legais e ser um apoio para o dia a dia na organização, será também o responsável por fornecer informações para a tomada de decisão.

 

Dicas para a sua empresa

Se na sua empresa você possui dificuldades em gerar relatórios, indicadores ou demonstrações de qualquer natureza, aqui vão algumas dicas que podem contribuir para melhorar esse cenário:

1. Verifique se os responsáveis pelas movimentações no sistema possuem pleno conhecimento da ferramenta. Um treinamento para a sua equipe poderá melhorar significativamente a qualidade das informações gerenciais;
2. Mapeie todos os processos que impactam seus indicadores e que podem ser melhorados, reflita se esses processos estão estruturados no ERP. Controles paralelos, em planilhas por exemplo, podem dificultar a apresentação das informações;
3. Tenha cuidado para que os lançamentos no sistema sejam realizados no mesmo momento em que ocorrem as movimentações na empresa.

 

Podemos afirmar, então, que para se obter uma informação com qualidade é fundamental que a origem dessa informação seja tratada com o máximo de cuidado.

Isso, sem dúvida, determinará se os indicadores e demonstrações utilizados pela sua empresa possuem qualidade ou não.

 

Como escolher bem um ERP

Entretanto, existem outras recomendações que queremos mostrar para você, ajudando sua empresa a escolher bem em EPR:

 

Verifique a compatibilidade e integração com softwares existentes

Você já viu que um ERP automatiza processos empresariais de um jeito mais fácil e dinâmico. Mas, para isso, os softwares utilizados hoje na sua empresa serão substituídos por um módulo do ERP e precisarão ser integrados à nova plataforma — para que o compartilhamento de dados do sistema antigo seja transmitido para o novo.

Por isso, é altamente recomendado que você verifique se os sistemas que sua empresa usa hoje são compatíveis com o novo ERP. Isso é essencial para que os dados possam ser compartilhados e integrados entre os sistemas.

Essa é uma informação que sua empresa precisa saber antes de contratar um sistema e não descobrindo depois no meio do processo de implantação. É o ERP que deve se adequar ao seu fluxo e processos de negócio, e não o contrário, ok? Nesse ponto, o time da Forbiz está preparado para tirar todas as suas dúvidas sobre integração com softwares existentes.

 

Quais funcionalidades o ERP possui?

Esse quesito está diretamente ligado com o seu segmento. Uma empresa nacional tem obrigatoriedades distintas de uma multinacional. Avalie quais recursos podem realmente ser úteis de acordo com porte da sua empresa. Quanto mais processos sua organização possuir, maior será a complexidade do ERP.

Lembre-se que suas práticas de negócio e processos não devem ser comprometidos ou ajustados às capacidades do ERP: é a ferramenta que deve atender o seu fluxo de trabalho!

Avalie se o ERP a ser contratado pode se integrar com outros ERP (sim, isso também é possível) ou vá em busca de informações bem específicas que possam ser um diferencial para seu negócio. Veja, por exemplo, se o ERP pode oferecer conciliação bancária e o fluxo de caixa tanto do realizado quanto do provisionado — uma ferramenta com recursos assim pode ganhar pontos na sua avaliação.

De olho no custo total

Conforme sua empresa cresce, expandir os módulos do ERP acaba sendo uma ação recomendada para suportar a nova fase que sua empresa vem vivendo. Discuta quais são suas metas e perspectivas de médio e longo prazo com seu parceiro de implantação do ERP para calcular o ROI.

A Forbiz Business Software faz esse acompanhamento para orientar o cliente com clareza. Nosso time de implantação pode ajudá-lo a ver se a solução se ajusta ao seu orçamento atual e, principalmente, pode ajudá-lo a prever os custos durante todo o ciclo de vida da propriedade. Afinal de contas, você deve estar preparado para lidar com a expansão do sistema após o aumento do sucesso e lucratividade da sua empresa.

Quais recursos são necessários para implantação?

Comprar o ERP é apenas o início. Para que a implantação seja bem-sucedida, todo o time da sua empresa que irá trabalhar com o ERP precisa estar envolvido no processo. Saiba que treinamentos serão necessários, manutenções, suporte e a avaliação dos processos atuais também. Todo esse apoio pode ser feito junto com seu parceiro de implantação do ERP.

Segurança das informações

Pensar na segurança das informações salvas em um ERP é importante, afinal de contas, toda a inteligência da sua empresa estará ali.

Seu parceiro de implementação pode tirar todas as suas dúvidas a respeito de armazenamento local ou na nuvem. Se for local, saiba que você terá um investimento maior em máquinas, time para fazer manutenção e configuração. Por isso é importante avaliar bem qual será o fornecedor. Nosso maior parceiro de negócios, a Senior Sistemas, trabalha conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPDP), uma garantia extra para sua organização.

Seu parceiro de implantação do sistema ERP é um expert no assunto?

Esse talvez seja um dos pontos mais relevantes para se considerar na hora de escolher bem um ERP, isso porque o parceiro deve atuar diretamente com seu time durante todo o processo.

 

Escolher um parceiro de implantação é tão importante quanto escolher a ferramenta de ERP.

Atualmente, nós da Forbiz Business Software temos como destaque 97% dos nossos clientes entre satisfeitos e muito satisfeitos com o nosso Suporte. Atuamos na gestão estratégica de diversos clientes de médio e grande porte e toda a implantação é realizada de forma personalizada por um time capacitado e certificado.

Não pense apenas no preço na hora de escolher bem um ERP, pense no valor que esse sistema pode gerar para sua organização a médio e longo prazo.

 

A Forbiz Business Software possui uma equipe altamente capacitada para auxiliar sua empresa com dúvidas sobre o tema ERP.

Entre em contato conosco e saiba mais!

E-mail: contato@forbiz.com.br
Telefone: (41) 4042-1026
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