Comunicação Empresarial: por que é importante e como melhorar

A comunicação está no centro da evolução humana. E o mesmo vale para as empresas.

A comunicação empresarial é o que dita a forma como o mundo vê o seu negócio. E claro que, quanto melhor o mundo vê, melhor para a empresa e seus resultados.

Entenda melhor esse conceito, sua importância e possibilidades de melhoria, continuando a leitura deste texto!

O que é comunicação?

A origem da palavra comunicação vem do latim, do termo communicare, que pode ser entendido como “tornar comum”, “partilhar”.

De forma simples, portanto, podemos entender que a comunicação é o que ajuda a transformar algo individual em coletivo.

Isso significa que quando a minha mensagem sai de mim, ela vai ao encontro do meu interlocutor, que vai assimilar o que foi dito conforme o contexto e de acordo com as suas experiências.

Ou seja, a comunicação é o encontro da mensagem enviada pelo emissor com a percepção, necessidade e expectativa do receptor.

Por isso, existe muita verdade na frase de Claudia Belucci, que diz que “comunicação não é o que você fala, mas o que o outro compreende do que foi dito”.

Nessa definição, temos três elementos-chave da comunicação: você, o outro e a compreensão.

Vamos falar mais sobre tais elementos a seguir.

Elementos da comunicação

Você já passou por alguma situação em que disse algo a alguém, que aparentemente entendeu a mensagem… mas, quando a pessoa usou as palavras dela para explicar o que você disse, você percebeu que não era nada daquilo?

Isso é muito mais comum do que a gente imagina e é causado pelos chamados “ruídos da comunicação”. Tais ruídos acontecem quando há falta ou mau uso de um ou mais dos elementos da comunicação.

Os estudos do linguista russo Roman Jakobson, considerado um dos mais importantes do século XX e pioneiro da análise estrutural da linguagem, apontam seis elementos no processo de comunicação:

• Emissor: quem está emitindo a mensagem
• Receptor: quem está recebendo a mensagem
• Mensagem: o que está sendo comunicado
• Referente ou contexto: o assunto principal
• Canal: o meio pelo qual a mensagem será transmitida (por exemplo, a voz)
• Código: a linguagem e organização da mensagem (por exemplo, a língua portuguesa)

O que é importante frisar é que todos esses elementos, especialmente a mensagem em si, estão sujeitos a sofrer a interferência de diversas variáveis, começando pela linguagem, que seria uma variável externa. Conversar com alguém em um idioma que você não domina já é o primeiro passo para que aconteçam ruídos na comunicação.

Porém, existem inúmeras outras variáveis que podem interferir no entendimento, como crenças e interesses pessoais, bagagem de vida, expectativas, necessidades, habilidade de escuta, e muitas outras, inclusive a confiança que a pessoa tem em quem está falando e o clima organizacional.

Por falar nisso, fica fácil imaginar a confusão que essas variáveis podem fazer no ambiente de trabalho, não é?

Vamos falar mais a esse respeito.

O que é comunicação empresarial?

Podemos considerar que a comunicação empresarial é o processo que engloba todo o diálogo e troca de informações entre a empresa e seu público, seja ele interno ou externo.

No público interno estão incluídos todos os colaboradores, fornecedores, parceiros e investidores. No externo, por sua vez, estão os consumidores e a sociedade em geral.

A comunicação empresarial tem como principais objetivos:

• Informar e orientar
• Aumentar o engajamento
• Melhorar e fortalecer a imagem da marca

Por que a comunicação empresarial é importante?

Uma boa comunicação empresarial melhora a percepção que os clientes reais e potenciais têm a respeito da marca, além de contribuir para um ambiente de trabalho mais transparente, saudável, produtivo e feliz!
Confira abaixo alguns motivos que fazem a comunicação empresarial ser tão importante:

• Aumento da produtividade

Estima-se que os profissionais passem, em média, duas horas e meia por dia procurando as informações que precisam para executar seu trabalho.

Estima-se também que 60% dos problemas organizacionais ocorrem devido a uma comunicação ineficiente.

Quando a comunicação empresarial é bem estruturada ela ataca diretamente essas questões, munindo os colaboradores de tudo o que precisam saber e evitando gargalos e mal-entendidos.

• Aumento da colaboração intersetorial

Uma boa comunicação empresarial estimula as áreas a trocarem as informações que precisam umas com as outras, tornando o modo de operar da empresa mais ágil e efetivo.

• Melhora da comunicação com colaboradores remotos

O home office veio para ficar. Porém, apenas com uma comunicação empresarial robusta será possível deixar quem está trabalhando no escritório e quem está longe na mesma página.

• Fortalecimento do engajamento dos colaboradores

A comunicação empresarial ajuda a envolver os colaboradores e a despertar neles o senso de pertencimento. Eles percebem os esforços da organização em tornar as informações mais transparentes e acessíveis, e percebem também o quanto a sua opinião é importante para a empresa. Isso só fortalece os laços do relacionamento e contribui para uma relação ainda mais próxima e saudável.

• Atração, satisfação e retenção de clientes

Todos os aspectos positivos que a comunicação empresarial desencadeia internamente acabam refletindo nos clientes. Mas não só isso: chegam neles também todos os esforços de comunicação com o público externo, que ajudam a agregar valor na vida dessas pessoas, e a tornar a empresa ainda mais relevante em seu mercado.

Por que comunicação e liderança devem caminhar juntas?

Grandes líderes são também grandes comunicadores. É muito difícil dissociar uma coisa da outra, porque para liderar é preciso exercer influência, é preciso contribuir para o desenvolvimento daquela pessoa ao mesmo tempo em que se caminha rumo aos objetivos organizacionais.

Alcançar esse alinhamento só é possível por meio da comunicação. Uma comunicação verdadeira, autêntica, compassiva, clara e assertiva, que toque e crie raízes profundas em quem ouve.

Para isso, os líderes precisam desenvolver de modo especial suas habilidades de comunicação.

Seguem algumas dicas que podem ser úteis:

• Em primeiro lugar, um líder precisa construir uma relação de confiança com os seus colaboradores.
• Então, deve fazer de cada interação uma via de mão dupla: nada de monólogos, é preciso envolver e escutar.
• É preciso que a comunicação seja clara, sem rodeios e de fácil compreensão.
• Um líder também deve manter a mente aberta, para conhecer diferentes pontos de vista, além de entender como os colaboradores pensam.
• E, claro, deve ser empático, pois só a empatia é capaz de levar transparência, autenticidade e confiança a uma interação.

Como melhorar a comunicação empresarial?

Você já deve ter percebido o quanto a comunicação é importante para a sua empresa. Confira, então, algumas medidas para melhorá-la:

• Comece pelo topo

Comece fazendo com que todos os líderes da sua organização leiam o tópico anterior desse texto!

Brincadeiras à parte, uma boa comunicação deve partir da liderança, que deve deixar explícito o desejo de eliminar gargalos e construir uma cultura que preze o máximo possível pela transparência.

• Torne o processo ágil

A comunicação deve chegar aos colaboradores, mas deve chegar o mais rápido possível. Não adianta eles ficarem sabendo no mês que vem o que deveriam ter ficado sabendo hoje.

• Dê voz e visibilidade ao seu colaborador

Provavelmente cada colaborador seu usa rede social, e provavelmente também usa mais do que uma. Essa é a realidade dele: curtir, comentar… enfim, interagir.

Não queira que na empresa ele seja só um receptor de informações. Aliás, essa é uma ótima receita para enfraquecer a relação que se tem com eles e entre eles.

Para não cair nessa, deixe os canais de comunicação sempre abertos e invista em intranets tão amigáveis quanto as redes sociais.

• Invista em mobilidade

Independentemente se o foco for no público interno ou no público externo, a comunicação deve ser adaptada aos dispositivos móveis, inclusive em termos de qualidade de conteúdo.

• Faça com que a mensagem chegue a todos os colaboradores

Colaboradores que ficam em bases separadas ou colaboradores remotos, o que será cada vez mais comum, precisam receber a mesma informação ao mesmo tempo.

• Use a tecnologia a seu favor

Para dar conta de todos esses quesitos, você tem uma grande aliada: a tecnologia!
Existe uma Rede Social Corporativa que permite conectar todos os colaboradores, do estagiário ao CEO, e torna o trabalho mais simples e produtivo, construindo um ambiente mais integrado e colaborativo, favorecendo o engajamento, a inovação e a troca de conhecimento entre pessoas.

Além disso, para melhorar a comunicação e aumentar a colaboração entre setores, você pode contar com um software de gestão empresarial, o ERP, que integra todos os dados pertinentes ao negócio em um lugar só! Isso contribui para eliminar gargalos e otimizar processos!

Esperamos que esse texto contribua para a sua comunicação empresarial. E, se precisar de ajuda para usar a tecnologia a seu favor, conte com o apoio dos nossos especialistas!

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