O que é mapeamento de processos?

Toda empresa deseja alcançar excelentes resultados, lucro e sucesso em seu meio de atuação, concorda? Sendo assim, é necessário possuir um objetivo, uma meta que se deseje alcançar.

É preciso, também, possuir um planejamento adequado e realizar processos com a máxima eficiência. Por meio do mapeamento de processos, é possível conectar processos e pessoas, para potencializar as atividades e ficar mais perto do objetivo desejado.

Dessa forma, é importante que cada empresa conte com um mapa de processos, que poderá indicar qual o melhor caminho para alcançar o sucesso. Isso quer dizer que é imprescindível que você realize o mapeamento em seu negócio.

Cabe ressaltar que o mapeamento de processos e o planejamento estratégico devem caminhar em conjunto, pois, assim, os objetivos têm sustentação e caminhos definidos.

Entenda quais são as vantagens de se realizar o mapeamento de processos e, ainda, como ele deve ser realizado para que seja verdadeiramente efetivo, tornando-se uma ferramenta de melhoria contínua e um verdadeiro diferencial para a sua organização.

O que é mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta que permite a visualização do fluxo de trabalho de uma empresa.

Assim, é possível identificar tudo o que acontece, do começo ao fim, com a definição, inclusive, de quem são os responsáveis por cada etapa, de todos os recursos utilizados, do tempo necessário, dos custos envolvidos, e muito mais.

Quando todas essas informações se tornam visíveis e em uma sequência lógica, fica muito mais fácil analisar quais são as principais dificuldades, os gargalos mais comuns, as necessidades de melhorias mais evidentes…

Enfim, com o mapeamento, você tem em mãos todas as informações das quais necessita para otimizar os seus processos, maximizar os seus resultados e alcançar os seus objetivos. Aliás, o mapeamento de processos é um dos seus maiores aliados na busca por objetivos.

Imaginemos por um instante um atleta que deseja chegar à linha de chegada em uma maratona. Ele precisa saber qual o percurso que deve ser traçado e até mesmo ter uma ideia de como deverá ser o seu desempenho para conseguir alcançar esse objetivo.

Esse mesmo exemplo pode ser aplicado à realidade de uma organização, uma vez que é necessário definir objetivos e traçar o melhor caminho a seguir, além de planejar a jornada propriamente dita.

Tal planejamento deverá ser realizado de forma prévia para proporcionar o correto conhecimento e, inclusive, contribuir para a criação das metas de curto, médio e longo prazo que deverão ser estabelecidas para garantirem o cumprimento dos objetivos principais.

Dessa forma, com todos os objetivos e metas traçados, você pode olhar para o desenho de todos os seus processos e ver se a forma como eles estão operando atualmente permitirá que você alcance o que deseja, ou se serão necessárias intervenções.

Isso porque o mapeamento permite entender de forma visual os fluxos de trabalho, identificando quais são os eventos que proporcionam o resultado final, do produto ou serviço comercializado, apresentando os processos e pessoas que estão envolvidos do início ao fim.

Ou seja, realizando o mapeamento de processos em sua empresa é possível identificar quais são as atividades realizadas atualmente, se possuem uma sequência adequada, quais são as possíveis melhorias e, ainda, se essas atividades conversam com o fluxo de trabalho mais adequado para a empresa.

Com essa análise será possível evitar erros e retrabalhos, eliminar custos e identificar oportunidades de melhoria e potencialidades.

Objetivos do mapeamento de processos

Tratar dos objetivos do mapeamento de processos é, na verdade, falar sobre as potencialidades que podem ser conquistadas para a sua empresa.

Por meio dessa ferramenta, é possível compreender e aprimorar os processos realizados, documentar, padronizar e transformar o fluxo de trabalho.

Os processos identificados poderão ser avaliados como processos primários, de apoio, ou ainda, processos de gerenciamento. Essa avaliação permite um melhor conhecimento e detalhamento dos processos.

Com o mapeamento de processos será possível elevar a eficiência das atividades realizadas, podendo identificar possíveis gargalos no fluxograma.

Algumas empresas que já possuem essa prática conseguem de forma recorrente identificar processos que podem ser alterados, tanto para serem mais simples e, assim, auxiliar na redução de tempo e custo, quanto para identificar novas oportunidades em que será necessária a implementação de uma nova atividade ou processo, para favorecer o andamento das operações.

Vantagens de realizar o mapeamento de processos em sua empresa

Otimizar processos, eliminar desperdícios e potencializar oportunidades. Essas são as grandes vantagens que o mapeamento de processos oferece.

No entanto, se analisarmos o assunto de forma mais detalhada, iremos perceber uma série de outras vantagens que vêm da utilização dessa ferramenta.

Confira abaixo as principais vantagens que o mapeamento pode proporcionar para a sua empresa:

• Elevar a compreensão de todos os processos da empresa;
• Analisar crítica e criteriosamente as potencialidades;
• Apresentar as atividades e o fluxograma de trabalho realizado atualmente;
• Aprimorar a comunicação entre colaboradores e áreas envolvidos em um processo;
• Padronizar e documentar um processo a ser realizado. Esse ponto é de grande importância principalmente para os casos em que a atividade deverá ser repetida, seguindo um padrão em sua realização, para que mesmo com a troca de colaboradores possa ser realizada da mesma forma e sempre com a máxima qualidade;
• Criar e agilizar a concepção do projeto ou atividade;
• Facilitar, por meio da representação visual, o estudo de ideias, informações e análise de dados;
• Solucionar problemas e tomar decisões importantes;
• Visualizar o processo por completo, do início ao fim.

Essas são apenas algumas das vantagens que essa ferramenta pode proporcionar, trazendo os melhores resultados para a organização que faz o bom uso do mapeamento.

Para favorecer a sua utilização, confira abaixo um passo a passo, que vai ajudar você a criar e organizar o mapa de processos da sua empresa.

Como fazer o mapeamento de processos

Separamos aqui passos simples e claros que vão ajudar você a fazer um mapeamento de processos que realmente faça a diferença na sua empresa.

Assim, você conseguirá identificar o fluxo de trabalho, providenciar melhorias, padronizar as tarefas e visualizar oportunidades.

Confira abaixo quais são as principais etapas para realizar o mapeamento em sua empresa.

Identifique os pontos críticos

Você se lembra de quando falamos que o mapeamento de processos é um dos seus grandes aliados na busca por objetivos? Então, o ideal é que, assim que o planejamento estratégico tenha sido elaborado, sejam identificados os gargalos e dificuldades recorrentes que podem impedir que o que foi estabelecido seja alcançado.

Selecione os processos

Após identificar os gargalos e dificuldades, é preciso levantar quais processos têm impacto sobre eles ou têm potencial para solucioná-los.

É importante considerar que talvez não valha a pena fazer o mapeamento de todos os processos, ou pelo menos não de todos ao mesmo tempo. Por isso, para selecionar quais processos devem ser mapeados, deve-se ter em mente o quanto eles interferem nos resultados finais, o quanto são realmente críticos para o negócio.

Identificando, então, os processos relacionados aos pontos críticos e com grande impacto nos resultados organizacionais, você já está pronto para ir para a próxima etapa.

Desenhe os processos

Agora é o momento de fazer uma representação visual de como o processo acontece atualmente. Ou seja, faça o detalhamento das entradas, saídas, responsáveis… enfim, desenhe todo o fluxo de trabalho exatamente da forma como ele é hoje!

Você pode montar um fluxograma geral das atividades, utilizando, por exemplo, sinais e formas, como retângulos, setas, losangos, facilitando o entendimento dos processos de uma forma simples e organizada.

Você também pode separar formas e cores para cada uma das atividades como, por exemplo, início e fim de um processo, operação ou atividade, pontos de tomada de decisão, etc.

Otimize e automatize o que puder

Depois de desenhar o mapa atual dos seus processos, será possível observar oportunidades de simplificação e até eliminação de algumas atividades, gerando economia de tempo e custo.

Além disso, este é o momento ideal para identificar tudo o que pode ser automatizado, afinal, vivendo em plena Indústria 4.0, não tem como pensar em agilidade, eficiência e otimização sem pensar em automatização.

Revise e mensure

Assim que for finalizado o mapeamento, é preciso revisar e, se necessário, adicionar informações como, por exemplo, colaboradores dentro de cada equipe, clientes, fornecedores envolvidos, entre outras, fazendo com que todas as informações estejam presentes, facilitando a análise e a tomada de decisão.

O mapeamento de processos não deve ser feito de forma individual e deve contar com pessoas em posições estratégicas para que seja possível realizar o estudo completo de cada ação, atividade, oportunidade e necessidade.

A organização visual dos processos e atividades irá favorecer a realização de diversos projetos na empresa, contribuindo para o alcance do objetivo geral da organização, assim como o atleta que alcança seu objetivo sabendo por onde passar e qual o esforço deve empregar para conquistar o que deseja.

É importante que o mapeamento seja frequentemente revisado, para que que passe por constantes melhorias e possa contribuir de forma efetiva para os resultados.

Além disso, podem-se definir indicadores para monitorar a performance dos processos, mensurando aspectos como tempo necessário para produção, qualidade, quantidade de erros, entre outros.

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