Padronização de processos: conheça as vantagens

A padronização de processos traz uma série de vantagens para uma empresa, tais como: aumento da produtividade, melhor utilização de recursos e elevação da qualidade dos seus serviços e produtos.

Além disso, a padronização de processos é uma ótima solução para que as empresas atinjam seu nível mais alto de excelência operacional, já que possibilita a otimização e o aperfeiçoamento constante das operações.

Se isso te interessa, agora é a hora de aprender mais sobre essa estratégia e sobre como adotá-la em seu negócio. Vamos lá?

O que é padronização de processos?

A padronização de processos se refere à organização e estruturação de processos, abrangendo todas as atividades, tarefas e procedimentos que fazem parte da rotina organizacional.

Um dos objetivos da padronização é orientar a equipe sobre como agir a partir de determinada demanda ou situação.

Assim, os colaboradores têm mais clareza sobre o que se espera deles e em qual prazo, todos conhecem as etapas pelas quais uma atividade deve passar, a importância de cada uma dessas etapas e o nível de qualidade esperado.

Imagine se, a cada nova demanda, a equipe precisasse decidir o que fazer a seguir, como fazer, quais seriam as responsabilidades de cada um… Até ter todas essas definições, muito tempo já se teria passado.

Além disso, alguns esforços poderiam ser duplicados, pois corre-se o risco de ter mais de um colaborador trabalhando na mesma atividade ao mesmo tempo.

Então, além do tempo e do esforço extra, essa falta de padronização também deixa a empresa muito mais suscetível a erros e a uma falta de regularidade na qualidade.

Por exemplo, uma das entregas da empresa pode ter uma qualidade altíssima, digna de fazer com que o cliente queira voltar a fazer negócios com a instituição.

Porém, na próxima entrega para esse cliente, a qualidade pode estar muito inferior àquela primeira e/ou o prazo pode não ser atendido, gerando insatisfação e frustração para o cliente.

Para evitar todos esses tipos de problemas, e para ter inúmeros outros benefícios, é que as empresas estão cada vez mais investindo em padronização de processos.

Com a padronização, todos já conhecem exatamente as suas responsabilidades e qual é o fluxo a ser seguido. Erros até podem acontecer, afinal, errar é humano, mas em uma escala bem menor.

E a qualidade é garantida! A padronização de processos garante que todas as entregas tenham, no mínimo, o mesmo padrão de qualidade, garantindo a satisfação do cliente.

Mas, para isso, é preciso que a padronização de processos seja documentada e sirva como um passo a passo, para que todos os colaboradores possam consultar quando tiverem dúvidas.

De modo geral, a padronização de processos responde às seguintes perguntas:

• Qual é esse processo? Qual é a sua missão?
• Como começa e como termina o processo?
• Quem faz o que no processo?
• Como é feito o processo? Qual é a sequência de atividades?
• Por onde passa o processo? Quais departamentos estão envolvidos?
• Por que existe esse processo? Qual é a sua contribuição para a organização?
• Qual é o resultado esperado com esse processo?

A padronização de processos é extremamente importante para as organizações porque, entre outras coisas, ajuda-as a atingir os seguintes objetivos:

• Redução de gastos;
• Ganho de velocidade na produção de produtos e serviços;
• Redução de falhas;
• Aumento de competitividade.

Podemos concluir, portanto, que processos padronizados permitem que a empresa obtenha excelentes resultados.

Por que é tão importante padronizar os processos de uma empresa?

Por que é tão importante padronizar os processos de uma empresa?

A padronização de processos é fundamental para que as empresas consigam desenvolver seus trabalhos da melhor maneira possível.

Sendo assim, padronizar processos tem a ver com a adoção da melhor estratégia para se alcançar os resultados desejados.

A padronização permite que as equipes entendam exatamente quais são os seus papéis e o impacto que causam em todo o negócio.

Esse entendimento não só faz com que colaboradores e gestores se sintam mais engajados em atingir suas metas, como aumenta a satisfação dos clientes em relação às entregas realizadas.

Entre os principais motivos pelos quais as organizações padronizam os seus processos, estão:

• Evitar a instabilidade no modo de operar;
• Atender a diversas regulamentações;
• Delegar tarefas;
• Melhorar as métricas.

A seguir, veja mais detalhes sobre cada um deles.

Evitar a instabilidade no modo de operar

Quando uma empresa não tem processos padronizados, as atividades não seguem um fluxo padrão para execução.

Como vimos no início do texto, quando isso ocorre, a empresa pode sofrer com excesso de tempo e esforço para a realização das tarefas, além de falhas e falta de padrão de qualidade.

Isso tudo, é claro, gera prejuízos financeiros e operacionais para a empresa, além de afetar a imagem que ela tem com o cliente.

Atender a diversas regulamentações

São inúmeras as organizações que precisam atender às regulamentações exigidas por alguns órgãos, como, por exemplo, ABNT, Anvisa, etc.

Para garantir que as normas sejam seguidas à risca, essas organizações precisam ter seus processos bem estruturados e, é claro, padronizados, justamente para evitar qualquer tipo de não conformidade.

Sistemas de gestão empresarial, como o ERP, ajudam as empresas a ficaram em compliance com a legislação e com as exigências feitas pelas agências reguladoras do segmento em que a empresa atua.

Delegar tarefas

A padronização de processos facilita a delegação de tarefas, pois permite a visualização ampla de todas as etapas a serem percorridas. Assim, é possível atribuir responsáveis para cada uma delas.

É importante ressaltar que tais responsáveis podem ser selecionados de acordo com as suas habilidades específicas, contribuindo ainda mais para o aumento da produtividade da equipe.

Além disso, como todo o fluxo se torna mais transparente, a divisão de tarefas se torna mais justa, evitando assim a possível sobrecarga de alguns colaboradores.

Melhorar as métricas

Uma empresa que não padroniza os seus processos tem mais dificuldades tanto para estabelecer quais métricas devem ser acompanhadas quanto para melhorá-las.

A padronização, por sua vez, contribui para o aumento de produtividade e eficiência operacional, sendo uma grande aliada, portanto, da melhoria constante dos indicadores de desempenho.

Como implementar a padronização de processos?

Para implementar a padronização de processos é preciso, em primeiro lugar, fazer um mapeamento de como os processos acontecem hoje na empresa.

Esse mapeamento precisa ser o mais detalhado possível, levantando quais atividades são executadas, quem são os responsáveis, quais os materiais necessários, e muito mais.

Uma boa estratégia para conseguir informações extremamente relevantes sobre o fluxo atual dos processos é conversar com os responsáveis por cada etapa, individual ou coletivamente.

Com as informações que serão obtidas, é possível identificar os gargalos e redesenhar os processos, de forma a torná-los mais ágeis e otimizados.

Outro ponto extremamente importante para a padronização dos processos é a automatização.

Quando uma empresa conta com ferramentas para a automatização de processos, como um sistema de gestão integrada, além de redução de erros, aumento de produtividade, melhoria de qualidade, otimização de tempo e redução de custos, a empresa ainda consegue integrar todos os aspectos da gestão do negócio em um só lugar, facilitando ainda mais a identificação e eliminação de gargalos e, é a claro, a otimização.

Além disso, a automatização de tarefas mecânicas e rotineiras libera os profissionais para focarem em atividades mais estratégicas para a organização, que realmente agreguem valor aos processos internos ou à satisfação do cliente.

Para saber mais sobre a automatização e sua importância, recomendamos que faça a leitura deste texto.

Por fim, para que a padronização de processos realmente seja eficiente, é fundamental ter em mente que se trata de um processo contínuo.

Ou seja, a empresa deve revisar frequentemente todos os seus processos, para identificar possíveis oportunidades de melhoria ou para aperfeiçoá-los conforme as novas tendências de mercado.

7 vantagens da padronização de processos

7 vantagens da padronização de processos

São muitas as vantagens que sua empresa pode obter ao adotar a padronização de processos. Confira algumas delas:

1. Melhor distribuição dos recursos

Utilizar recursos de forma desordenada é sinônimo de dor de cabeça.

Na prática, conhecer as respostas para “o quê, quem, como e quando” ajuda a gestão a definir como distribuir os recursos da melhor forma possível. E, é claro, essas respostas ficam bem mais claras com a padronização de processos.

2. Diminuição de falhas

Ao adotar a padronização de processos, as chances de que ocorram erros são reduzidas e, consequentemente, reduz-se também a necessidade de retrabalho.

Isso porque o “caminho a ser seguido” já é previamente estabelecido e conhecido por todos, além de servir como um guia que pode ser consultado sempre que surgirem dúvidas.

3. Transparência nos processos

A padronização de processos aumenta a compreensão sobre o que é necessário para que a organização consiga entregar seus produtos e serviços.

Com a padronização, fica mais fácil ter uma visão ampla das operações. Além disso, há mais transparência e clareza na troca de informações, especialmente em relação às que acontecem entre setores.

Vale observar também que processos padronizados permitem que a organização identifique operações desnecessárias e as elimine, otimizando ainda mais todo o fluxo.

4. Aumento de produtividade

O aumento de produtividade é uma das principais vantagens proporcionadas pela padronização de processos.

Isso porque, com a padronização, todas as etapas são otimizadas, reduzindo a ociosidade de equipamentos e aumentando a performance individual e coletiva.

5. Melhora da experiência do consumidor

Padronizar seus processos faz com que você entregue um serviço com mais qualidade, em menos tempo. Além disso, o nível de qualidade é mantido em todas as entregas – ou aperfeiçoado, à medida que forem feitas melhorias nos processos internos.

Isso tudo melhora a experiência do seu cliente e faz com que ele se sinta satisfeito e fidelizado com a marca.

6. Facilidade para capacitar equipes

Quando os processos estão padronizados fica mais fácil capacitar os colaboradores sobre o modo de operar, os procedimentos necessários, os resultados esperados a cada etapa.

Com essa capacitação, a empresa garante seu nível de performance e qualidade de entrega independentemente de quem esteja executando as ações, pois, ao seguir o que foi desenhado, tudo deve sair como planejado.

7. Redução de gastos

A redução de gastos está intimamente ligada à eficiência organizacional. Portanto, ao tornar os processos mais eficientes, otimizados e fluídos, a empresa passa a reduzir os gastos com erros, retrabalhos e operações desnecessárias.

Inicie agora mesmo a padronização dos seus processos

Esperamos que este texto tenha ajudado você a entender a importância de adotar a padronização de processos, afinal, vantagem é o que não falta, não é?

Por isso, comece hoje mesmo a fazer o mapeamento de todo o fluxo de atividades da sua empresa e analise as possibilidades de melhoria.

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