Controle orçamentário: o que é, qual é a importância e como fazer

O controle orçamentário é essencial para a saúde financeira de uma empresa, pois aprofunda o entendimento sobre a situação atual do negócio e quais são as projeções, além de contribuir para a definição de metas mais tangíveis em termos de lucratividade e investimentos, e de auxiliar no atingimento dos objetivos organizacionais.

Podemos dizer que a gestão financeira é basicamente o coração de uma empresa. Se a gestão é feita de forma eficaz, a empresa possui tranquilidade para prosseguir. Por outro lado, a ausência ou ineficiência da mesma pode gerar prejuízos e, até mesmo, a falência da instituição.

Um controle orçamentário é composto por previsão, realização, acompanhamento e revisão. Neste artigo, iremos explicar cada uma dessas etapas e, ainda, como realizar um controle orçamentário eficaz, para auxiliar a sua gestão.

O que é controle orçamentário

O controle orçamentário é uma ferramenta que, como o próprio nome sugere, controla os recursos de que a empresa precisa para operar normalmente.

Ele permite a organização econômico-financeira do negócio, contribuindo para a análise da viabilidade de projetos e para o acompanhamento de metas e objetivos.

Isso porque, a partir do controle orçamentário, é possível monitorar os resultados e ver se eles estão de acordo com o planejado.

Assim, caso seja necessário, é possível fazer ajustes nas estratégias a fim de adaptá-las ao momento e aos acontecimentos atuais.

Para que o controle orçamentário seja efetivo, ele precisa levar em conta análises de mercado e economia, dados históricos e previsões, além da situação atual da empresa.

Tipos de orçamento

De acordo com as necessidades e objetivos do negócio, diferentes tipos de controle orçamentário podem ser utilizados. São eles:

• Orçamento revisado: possível de ser modificado de acordo com o tempo e o avanço dos projetos realizados pela empresa;
• Orçamento colaborativo: une a soma de todos os orçamentos da empresa;
• Orçamento com base histórica: analisa os resultados passados, com o objetivo de proporcionar previsões mais precisas;
• Orçamento base zero: indica apenas o cumprimento de novas metas, sem contar com registros antigos;
• Orçamento matriarcal: realizado com a divisão e segmentação dos orçamentos, de acordo com cada grupo e objetivo. O orçamento é separado em pacote de gastos que podem variar de acordo com o perfil da empresa.

Por que o controle orçamentário é importante?

O controle orçamentário traz inúmeros benefícios para as empresas, especialmente por conferir mais suporte à gestão financeira, por meio do embasamento para decisões estratégicas.

Além disso, ele também permite um “raio-x” da situação atual do negócio, evidenciando gargalos e potencialidades.

O controle também é importante para a melhoria dos indicadores de desempenho, já que as ações são tomadas com base em dados, e não em “intuições”.

Ele contribui, ainda, para uma gestão mais eficaz de crises, pois os recursos podem ser realocados de um setor para o outro de acordo com a necessidade e em tempo hábil.

Por fim, o controle orçamentário também favorece a eliminação de desperdícios, redução de custos, além do aumento de receita e possibilidade de expansão.

Passos básicos para implementar o controle orçamentário

Para montar o seu controle orçamentário com mais tranquilidade e assertividade, você pode seguir alguns passos básicos:

• Previsão

O primeiro passo é a previsão. Essa etapa consiste no levantamento de históricos de dados e projeções, com o objetivo principal de obter uma visão completa do negócio e dos gastos atuais. A previsão garante mais assertividade tanto em relação à questão orçamentária da empresa, quanto às demandas que necessitam de uma liberação no orçamento.

• Realização

Essa etapa diz respeito à concretização do que foi planejado. Ou seja, é aqui que o controle orçamentário é colocado em prática.

• Acompanhamento

Essa etapa refere-se ao acompanhamento da execução (realização) do controle orçamentário, a fim de monitorar a evolução das metas da empresa e, assim, contribuir para que o que foi planejado seja alcançado.

• Revisão

As etapas anteriores devem ser revisadas, para avaliar se cada item está de acordo com o planejado.  Caso seja necessário, falhas devem ser corrigidas e procedimentos devem ser alterados.

Saiba como realizar um controle orçamentário eficaz

Para que seu controle orçamentário seja mais eficaz, seguro e confiável, separamos abaixo algumas dicas. Confira!

Tenha uma visão panorâmica e estratégica do negócio

Ter uma visão completa do negócio, embasando-se em históricos de dados e projeções, ajuda a entender a situação atual da empresa e a definir com clareza os próximos passos.

Para isso, também é preciso contar com um planejamento estratégico bem consolidado, envolvendo objetivos de curto, médio e longo prazo.

Estabeleça uma periodicidade para fazer o controle

É importante que o controle orçamentário seja feito com regularidade, para evitar que a equipe trabalhe com informações desatualizadas ou incorretas, o que pode trazer sérios prejuízos para a empresa.

Por isso, é preciso definir e seguir uma periodicidade, que pode variar de acordo com as características do negócio, podendo ser semanal, mensal, trimestral, semestral, etc.

Digitalize os documentos fiscais

Digitalizar e organizar os documentos fiscais favorece a organização da empresa e, ainda, torna o processo mais otimizado, uma vez que sempre que for necessário resgatar algum documento, isso poderá ser feito facilmente.

Para isso, é possível contar com uma plataforma de cloud computing, conferindo precisão, segurança e agilidade para todo o controle orçamentário.

Entenda e reavalie cada projeto

É preciso conhecer cada projeto da empresa, a fim de identificar aqueles que poderiam ser potencializados, aqueles que talvez devam ser descartados, enfim, a partir da compreensão mais aprofundada sobre cada um deles, é possível tomar decisões mais acertadas em relação à distribuição de recursos.

Distribua recursos de acordo com as necessidades de cada setor

É preciso garantir que cada setor terá os recursos necessários para conseguir operar com eficiência. Isso inclui, também, conhecer os projetos de cada área e manter em andamento apenas os que efetivamente trazem resultados.

Use a tecnologia a seu favor

Contar com o auxílio de sistemas de gestão integrada é fundamental para ter um controle orçamentário efetivo e otimizado.

Além da integração de todas as informações em um único lugar, o que facilita a análise de dados e projeções, proporcionando tomadas de decisão mais assertivas, esses sistemas ainda automatizam os processos manuais, tornando toda a operação mais fluída e livre de erros.

Monitore e modifique sempre que necessário

O monitoramento do controle orçamentário auxilia a empresa a manter tudo dentro do planejado. Caso sejam notados “desvios de rota”, é possível tomar as medidas necessárias para a correção antes do problema tomar proporções maiores. É possível, inclusive, perceber se é o momento de parar ou potencializar algum projeto em andamento.

Otimize seu controle orçamentário

Para otimizar o seu controle orçamentário, conte com o nosso ERP, um sistema de gestão completo, flexível e integrado.

Entre as várias funcionalidades que o sistema apresenta, você também conta com:

• Cadastro de plano financeiro para geração de orçamento e fluxo de caixa, permitindo o cadastramento do plano e suas contas, de acordo com a visão estratégica financeira da empresa.
• Rotina de geração de orçamentos por conta do plano financeiro e centro de custos, com controle de informações e análises relativas a valores orçados e realizados por conta financeira e centro de custos, conforme período desejado.

Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos te ajudar a otimizar o seu controle orçamentário!
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