Apesar de terem funções e objetivos diferentes, muitas pessoas confundem o departamento pessoal com o setor de recursos humanos.

Tal confusão é extremamente compreensível, pois os dois lidam com as pessoas e costumam atuar de forma integrada.

No entanto, saber diferenciar esses setores e respeitar as rotinas e funções pertinentes a cada um é fundamental para que ambos exerçam seu trabalho de forma efetiva.

Neste conteúdo, vamos explicar o que é o departamento pessoal e algumas das suas principais rotinas, a importância que tem para a empresa, as diferenças em relação ao setor de recursos humanos, e como pode ser impactado com a presença da tecnologia.

Portanto, caso queira saber mais sobre esse setor tão importante para a organização, acompanhe-nos até o final. Vamos lá!

 

O que é o departamento pessoal?

O departamento pessoal (DP) é o setor responsável por todos os aspectos legais e burocráticos referentes aos colaboradores.

Ou seja, é obrigação do setor garantir que toda a jornada do colaborador naquela empresa, abrangendo desde a admissão até o desligamento do mesmo, ocorra com base no que regulamenta a legislação trabalhista.

Dessa forma, o setor é responsável pela emissão, organização e arquivamento de toda documentação necessária, inclusive para provar a conformidade perante aos órgãos reguladores, ou mesmo para esclarecer questionamentos internos.

Afinal, é ao departamento pessoal que a gestão vai recorrer sempre que tiver dúvidas referentes à data de admissão de um colaborador, ao controle de ponto, alterações salariais, licenças, faltas, férias, entre outros pontos importantíssimos para tomadas de decisão acertadas.

Com base nisso, podemos concluir que a falta ou a ineficiência do departamento pessoal em uma empresa pode resultar em uma má gestão de pessoal e, principalmente, em constantes e graves problemas com a justiça.

 

Qual é a importância do departamento pessoal?

O departamento pessoal é extremamente importante para as organizações porque é o setor que assegura o cumprimento de toda a legislação trabalhista, evitando que a empresa sofra com ações judiciais e consequente pagamento de multas dispendiosas.

É esse departamento também que faz a intermediação entre a instituição e diversos órgãos públicos, cumprindo todos os procedimentos necessários para que a operação se mantenha regularizada e em conformidade com o que rege a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

De uma forma bem breve, podemos dizer que o departamento pessoal é responsável por garantir que a empresa cumpra todos os direitos assegurados aos trabalhadores, além, é claro, de respaldar a organização nos casos de processos trabalhistas, apresentando todos os documentos que comprovem a conformidade com a legislação.

Vale mencionar que se trata de um trabalho de muita responsabilidade que pode ficar sujeito a erros ou tornar humanamente inviável se feito com base em controles manuais.

Por isso, para a empresa realmente ter a segurança de contar com um departamento pessoal eficiente é fundamental considerar o investimento em ferramentas tecnológicas que contribuam para a automatização e otimização do setor!

 

Departamento pessoal e setor de recursos humanos: quais as diferenças?

As principais diferenças entre departamento pessoal e recursos humanos estão relacionadas, principalmente, ao foco de atuação.

O RH atua de forma mais estratégica, buscando aliar o conhecimento que tem sobre o negócio ao conhecimento que tem sobre as pessoas. Assim, ele consegue trabalhar o desenvolvimento de cada indivíduo, ao mesmo tempo em que contribui para a organização conquistar melhores resultados.

Ainda, o RH é responsável pela qualidade de vida e bem-estar dos colaboradores dentro da empresa, pelo relacionamento interpessoal, pelo clima e pela cultura organizacional, bem como pelo engajamento e pela satisfação que as pessoas têm com o seu trabalho.

O departamento pessoal, por outro lado, é quem cuida para que tudo esteja “dentro dos conformes”, ou seja, é quem garante que a situação de cada colaborador esteja de acordo com a legislação e que o mesmo esteja recebendo o que é seu de direito

Para isso, o DP lida diretamente com a legislação trabalhista e com a parte mais burocrática e operacional do negócio.

Por exemplo, enquanto o setor de RH faz a seleção de novos talentos, o departamento pessoal fica responsável pela admissão legal dos mesmos;

Enquanto o setor de RH fica responsável pela análise de desempenho e decisão de possível demissão de um colaborador abaixo da média, o departamento pessoal arruma a papelada da demissão, e faz todo o cálculo de rescisão, para que tudo ocorra de maneira legal e com o respaldo necessário ao colaborador.

Então, sempre que pensar em RH, pense em desempenho, pois o mesmo quantifica os resultados, analisa possibilidades de treinamento e decide sobre demissões e admissões, melhorando a produtividade e o clima organizacional. Por outro lado, sempre que pensar em DP, pense no setor que fica responsável por toda a burocracia e conformidade legal para fazer as contratações, demissões, pagamentos, controle de horas extras, entre outros.

 

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

Confira a seguir algumas das principais rotinas do departamento pessoal.

 

Admissão de pessoal

Sempre que a organização necessitar empregar alguém, será o departamento pessoal o responsável pela documentação do novo colaborador. Desde os possíveis 3 meses de experiência, até mesmo a contratação real, seja por contrato de trabalho ou então carteira assinada.

Além disso, o departamento pessoal fica responsável pela retenção da documentação pessoal necessária do novo talento, por marcar a data de possíveis consultas médicas que antecedem a contratação, gerenciar convênios, entre outras tarefas do tipo.

Portanto, o departamento pessoal não escolhe os novos funcionários, mas regulariza por meio das leis trabalhistas em vigor toda a documentação do novo talento que irá integrar o grupo.

 

Compensação salarial

Sabe aqueles cálculos sobre horas extras realizadas e férias atrasadas? Quem realiza essas operações de compensação é o departamento pessoal. Sempre que um funcionário falta ou então trabalha horas a mais, seu banco de horas é atualizado pelo DP. Portanto, o mesmo fica responsável pela compensação salarial com base em cálculos e informações como essas.

 

Demissão de pessoal

Sempre que o RH realizar análises de desempenho e notar que um colaborador está abaixo da média, pode tomar duas decisões: fornecer treinamento especializado ou demiti-lo. Nesse último caso, a informação da necessidade de demissão é repassada ao setor de departamento pessoal.

Assim, o departamento pessoal fica responsável por todo o processo legal do desligamento, considerando, inclusive, o cálculo de todos os recebimentos aos quais o colaborador tem direito.

Atualmente, com o fortalecimento do home office, não é raro que ocorram demissões de forme remota. Nesses casos, o DP deve ficar atento a algumas particularidades, como:

  • Comunicado da demissão;
  • Envio de documentação e recolhimento de assinaturas por meios virtuais;
  • Entrevista online de desligamento;
  • Offboarding virtual;
  • E, se aplicável, extensão de alguns benefícios.

 

Acompanhamento de frequência

O acompanhamento de frequência é outra rotina importantíssima realizada pelo departamento pessoal, que assegura à empresa e ao colaborador o controle em relação ao cumprimento da jornada de trabalho.

Essa atividade está intimamente relacionada com a folha de pagamento, visto que são levados em consideração vários fatores, como horas extras, faltas, atrasos…

Como uma forma de se ter exatidão nessa rotina e visando aumentar a produtividade do departamento pessoal, as empresas estão aderindo cada vez mais à automatização da gestão do ponto.

A automatização dessa rotina mensal pode proporcionar uma redução de aproximadamente 40% das solicitações no período de fechamento do ponto e de cerca de 35% das solicitações de ajustes no pós-fechamento.

Assim, consegue-se aumentar em até 60% a produtividade no controle da jornada de trabalho, reduzindo de forma significativa o custo desse processo nas empresas.

Folha de pagamento

A folha de pagamento consiste, basicamente, no cálculo do que cada pessoa tem direito a receber e o que deve ser descontado, considerando as especificidades de cada colaborador.

Ou seja, além do salário em si engloba também os benefícios, décimo terceiro e as taxas, como INSS, FGTS e imposto de renda.

Justamente por tantos detalhes e pela necessidade de estar completamente de acordo com a legislação, a folha é, provavelmente, a tarefa mais morosa da organização, exigindo muito tempo e esforço dos profissionais.

Outra rotina importantíssima do departamento pessoal e que traz mais segurança e produtividade para a organização se for automatizada.

 

 

A importância da tecnologia para o departamento pessoal

O departamento pessoal é um setor de extrema importância para uma empresa, merecendo a tecnologia necessária para acelerar, automatizar e otimizar seus processos.

Soluções tecnológicas que permitem a automatização da gestão do ponto, da folha de pagamento e de outras rotinas tornam a vida dos profissionais do departamento pessoal muito mais prática, o que aumenta a produtividade do setor.

É o caso do HCM, que ajuda o DP a:

  • Transformar a experiência dos colaboradores;
  • Promover a autogestão;
  • Integrar todas as informações em um sistema único;
  • Simplificar os processos do dia a dia;
  • Ter mais facilidade para analisar dados;
  • Descentralizar e/ou automatizar processos e rotinas;
  • Aumentar produtividade e reduzir custos;
  • Ter garantia de segurança para armazenamento e gestão de dados;
  • Estar em conformidade com a legislação vigente;
  • Estar 100% aderente ao e-Social.

Entre em contato agora mesmo com um dos nossos consultores e saiba como podemos automatizar e otimizar o seu departamento pessoal.

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