Folha de pagamento: entenda por que você deveria automatizar esse processo, que é um dos mais complexos e delicados de uma empresa.

De forma resumida, podemos dizer que ela consiste no cálculo do que cada pessoa tem direito a receber e o que deve ser descontado, considerando as especificidades de cada colaborador.

Justamente por tantos detalhes e pela necessidade de estar completamente de acordo com a legislação, a folha se torna provavelmente a tarefa mais morosa da organização, exigindo muito tempo e esforço dos profissionais.

Isso quando o processo ainda é feito de uma maneira tradicional, manual. A má notícia é que muitas empresas ainda adotam esse modelo.

Em um estudo feito em 2018 pela consultoria Ernst & Young com empresas brasileiras, 78% dos entrevistados admitiram que têm a possibilidade de intervir manualmente em alguma etapa.

A boa notícia é que já existem sistemas capazes de automatizar esse processo, reduzindo drasticamente a ocorrência de erros e retrabalhos, além de desafogar os profissionais de RH e deixá-los com mais tempo para o trabalho estratégico!

Quer entender melhor o porquê esse processo deve ser automatizado? Então, continue a leitura deste texto! 😉

 

Os riscos do processo manual

Primeiro, vamos começar entendendo os riscos que o processo manual traz para a organização. Afinal, seres humanos são muito mais suscetíveis a erros, especialmente quando confrontados com tarefas demasiadamente repetitivas.

 

Retrabalho

Ao fazer o lançamento manual das informações e cálculos, existe uma grande probabilidade de ocorrer um equívoco ou confusão, justamente pela natureza complexa do trabalho.

Porém, quando se trata de folha de pagamento, um pequeno erro pode tomar grandes proporções. Por isso, deve ser corrigido imediatamente.

Para fazer a correção, contudo, o colaborador gastará novamente o seu tempo para fazer a mesma tarefa.

 

Problemas judiciais

Além do conhecimento específico sobre a área de recursos humanos, os profissionais responsáveis pelo processamento da folha devem ter amplo entendimento da legislação trabalhista, bem como estar constantemente a par das suas atualizações.

Incongruências nos lançamentos podem acabar na justiça, e o desfecho pode ser bem oneroso para a organização.

 

Insatisfação dos colaboradores do RH

Por ser tão burocrática e complexa, a folha de pagamento precisa de muito tempo para ser processada.

Tempo que os colaboradores do RH deixam de contribuir para a estratégia da organização, deixam de priorizar a gestão de talentos e ficam presos a uma rotina desgastante e improdutiva.

 

Aumento de turnover

Se a empresa falha com seus pagamentos, apresentando erros e atrasos constantes, os profissionais ficam obviamente descontentes e têm mais probabilidade de procurar oportunidades em outras instituições.

Além dos custos com o recrutamento e seleção de novos profissionais, um turnover alto também afeta o clima organizacional, gerando baixo engajamento e queda nos resultados.

 

Impacto negativo na imagem da empresa

Se as falhas se tornarem constantes, a empresa pode passar uma imagem de que não honra seus compromissos, o que afeta consideravelmente o modo como é vista por seus colaboradores, fornecedores e clientes.

Isso gera um clima de desconfiança e insegurança por parte de todos os seus stakeholders.

 

Por que automatizar o processamento da folha de pagamento

Com a automatização do processamento da folha de pagamento, os riscos que levantamos sobre o processo manual praticamente desaparecem! O fechamento da folha se torna algo muito mais seguro, prático, rápido e efetivo!

Confira os principais motivos que fazem da automatização algo tão vantajoso para as empresas:

 

Centralização das informações

Em um sistema automatizado, todas as informações de todos os colaboradores estão em um só lugar, o que facilita muito o processo.

Isso porque, além das informações básicas da folha, cada colaborador tem as suas especificidades, como horas extras, descontos específicos, etc.

Se o responsável pela folha precisar buscar essas informações em locais diferentes, o processo se tornará ainda mais lento, desgastante e suscetível a erros.

 

Redução de erros

A automatização auxilia na redução de erros de digitação e de cálculos, por exemplo.

O sistema permite que se tenha muito mais segurança na execução dos processos, garantindo mais precisão à contabilização dos salários e atendendo a todos os requisitos previstos em lei.

Assim, a empresa evita penalidades dos órgãos reguladores.

 

Ganho de agilidade

Processos manuais, lentos e desgastantes, que muitas vezes geravam retrabalho, são extintos com a automatização.

O sistema é responsável por boa parte do processo, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas.

Isso aumenta consideravelmente a agilidade com que a folha de pagamento é processada e, consequentemente, a produtividade dos profissionais responsáveis por ela.

 

Aumento de qualidade

O processamento da folha de pagamento se torna não só mais ágil, como de qualidade superior com a automatização.

Isso porque esses sistemas conseguem encontrar e corrigir falhas com facilidade, o que evita que erros passem despercebidos ou que gerem retrabalho.

Além disso, essas ferramentas também geram dados e relatórios que podem ser utilizados para análise e tomada de decisão.

 

Eficácia nos controles contábeis e financeiros

Um sistema automatizado garante mais precisão no levantamento e registro das informações, o que acarreta em cálculos automáticos e corretos.

Isso é especialmente importante no fim do ano, quando as empresas precisam lidar com algumas peculiaridades, como férias e décimo terceiro salário.

Além disso, a automatização facilita o balanço financeiro, a identificação de gargalos e o cumprimento das obrigações fiscais.

 

Compliance com a legislação brasileira

A legislação brasileira costuma sofrer várias alterações. É muito difícil ter uma equipe apenas para acompanhar essas mudanças e adaptar os processos para atendê-las.

Por isso, para evitar problemas trabalhistas e quaisquer outros riscos judiciais, o ideal é poder contar com uma ferramenta que faça essa atualização automaticamente!

 

“Desafogamento” do RH

Quando as tarefas morosas e repetitivas são automatizadas, os profissionais do RH têm mais tempo para contribuir com a estratégia e os resultados organizacionais.

Entre outras coisas, isso afeta o nível de satisfação que os colaboradores têm com o seu trabalho, o que aumenta, consequentemente, a sua produtividade.

 

O que esperar de um sistema de folha de pagamento?

Claro que não basta apenas “automatizar”. É preciso escolher um sistema que atenda a todas as suas necessidades. Um sistema completo deve ajudar você e a sua empresa em todas as rotinas abaixo:

 

Gestão de Departamento Pessoal

A Gestão de Departamento Pessoal deve permitir que a folha de pagamento seja descentralizada por meio da integração de várias jornadas e otimização dos processos, o que resulta em muito mais agilidade.

 

Rotina da Folha

A Rotina da Folha tem como objetivo atender a todas as exigências legais. Por isso, deve gerenciar colaboradores em todos os estágios. Ou seja, precisa processar a admissão, a carga horária, os afastamentos, entre outros, bem como arquivar e gerenciar o histórico de salários, promoções, transferências, tempo de serviço, etc.

 

Admissão

O acesso às informações necessárias para a emissão dos documentos admissionais deve ser simplificado, o que torna a inserção de dados dos novos profissionais infinitamente mais fácil!

 

Rescisão

O sistema deve simular e calcular as verbas rescisórias no término do contrato de trabalho, de acordo com a legislação. Também precisa fazer a emissão dos documentos e integração à folha mensal.

 

Férias

É importante que o sistema escolhido ajude você a ter facilidade para programar, calcular e pagar as férias individuais e coletivas conforme a legislação, fazendo a gestão do período e a especificidade dos cálculos de cada colaborador.

 

Décimo Terceiro

O décimo terceiro pode ser pago integralmente ou com a opção de adiantamento. O sistema automatizado deve prever todas as situações para gestão, cálculo e pagamento dessa gratificação.

 

Remuneração

O sistema de folha de pagamento deve permitir que você faça toda a gestão da remuneração devida ao colaborador, com o lançamento de horas extras, faltas, adiantamentos, pagamento ou desconto de benefícios, entre outros aspectos.

 

Benefícios

É importante que o sistema permita a gestão completa dos benefícios, como vale-transporte, vale-compras ou adiantamento de salário, gerando relatórios para distribuição e compra dos mesmos.

 

Dependentes

Os colaboradores cujos dependentes influenciam no cálculo da folha e benefícios devem prestar informações que serão cadastradas no sistema, para tornar esse processo automatizado.

 

Recolhimento de encargos

Organize e gerencie todas as obrigações legais e exigências fiscais de forma prática! É importante escolher um sistema que seja referência em compliance com a legislação brasileira e que tenha todos os subsídios para conferir as informações prestadas ao governo.

 

Afastamentos

É importante gerenciar os afastamentos legais, como licença maternidade, por exemplo, e os afastamentos que ocorrem devido a políticas próprias da empresa. Tudo deve ser registrado porque os afastamentos estão ligados a outras rotinas, como as férias, por exemplo.

 

Contabilização e Provisão

Para um maior controle contábil, as empresas procuram identificar seus custos e suas despesas. Por isso, é fundamental contar com um sistema que calcule todos os valores de folha, férias, rescisão, pagamentos a terceiros, provisões de férias, 13º, etc.

 

Pagamento de Terceiros

É importante registrar os pagamentos realizados a terceiros, sejam pessoas físicas ou jurídicas, para geração dos leiautes do eSocial e cálculo das tributações necessárias.

 

eSocial

Apesar de ter sido criado com o objetivo de desburocratizar, o eSocial exige um esforço significativo das empresas para ficarem em dia com as exigências. Por isso, é essencial poder contar com um sistema que faça toda a geração e gestão dos envios dos leiautes ao eSocial, atendendo às obrigações e prazos legais dos entes do governo.

 

Suporte

Por último, mas não menos importante, está o suporte da empresa que será a fornecedora do seu sistema de folha de pagamento. É de suma importância que você verifique como funciona esse serviço e a satisfação dos clientes atuais. Afinal, você vai precisar contar com esse relacionamento e é bom que ele seja o mais produtivo possível!

 

A automatização da folha de pagamento não pode mais esperar!

 

Agora que você já sabe que a automatização da folha de pagamento é fundamental para esta nossa nova realidade, e que viu o quanto é importante que um sistema tenha todas as facilidades acima, chegou a hora de entrar em ação!
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