Contas a pagar e a receber: tenha uma gestão impecável

As contas a pagar e a receber são, de forma geral, responsáveis pelo equilíbrio e pela saúde financeira de um negócio.

Por essa razão, devem ser acompanhadas e planejadas por uma gestão impecável. Veja como fazer isso, continuando a leitura deste texto que preparamos para você!

Mas, primeiro, vamos entender exatamente o que são as contas a pagar e a receber e a importância que elas têm para a empresa!

O que são contas a pagar e a receber?

As contas a pagar e a receber são fatores fundamentais para uma organização, pois podem indicar a saúde financeira do negócio. Por isso, devem ser acompanhadas de perto e estrategicamente controladas, fazendo parte da uma gestão financeira eficaz.

Para facilitar o entendimento, confira a diferença entre contas a pagar e contas a receber:

Contas a pagar

Como o próprio nome sugere, as contas a pagar dizem respeito a todos os pagamentos que devem ser feitos pela empresa, ou seja, a todas as suas obrigações financeiras.

Aqui estão incluídos, portanto, o pagamento de colaboradores, fornecedores, matéria-prima, manutenção, materiais de escritório, gastos com água, luz, internet, telefone, além dos impostos e outras obrigações fiscais.

Podemos concluir, então, que contas a pagar são todos os pagamentos que serão feitos, de forma recorrente ou não, para garantir que a empresa tenha condições de se manter em funcionamento.

Contas a receber

As contas a receber referem-se a tudo o que está previsto para entrar no caixa da empresa.

Fazem parte desse registro, portanto, as vendas, investimentos, restituições, estornos, entre outros.

Aqui também podem ser considerados títulos de crédito, promissórias e letras de câmbio.

É muito importante que o valor das contas a receber seja maior do que o valor das contas a pagar, para preservar o equilíbrio e a saúde financeira do negócio.

Por que controlar as contas a pagar e a receber é tão importante?

Por que controlar as contas a pagar e a receber é tão importante

Fazer o controle adequado das contas a pagar e a receber é fundamental porque impacta diretamente a gestão financeira, ajudando a empresa a potencializar o lucro e a reduzir os custos.

Isso porque, com a gestão efetiva das contas a pagar, por exemplo, a empresa consegue acompanhar todos os prazos para pagamento e evitar juros e multas por atraso, além de conseguir se beneficiar nos casos em que existe desconto para pagamento antecipado.

Outro benefício muito importante é que, em casos de dificuldade financeira, a visão total das contas que devem ser pagas auxilia na decisão de quais devem ser priorizadas, sobretudo para garantir que a empresa continue em funcionamento.

O controle das contas a receber, por sua vez, auxilia a organização a lidar de forma mais efetiva com a inadimplência, além de ter consciência das datas e valores que receberá em determinado período.

Isso tudo contribui para que a empresa tenha uma visão total dos seus recursos financeiros, trace estratégias mais pertinentes para a realidade do negócio e tome decisões mais efetivas.

Como fazer uma boa gestão das contas a pagar e a receber?

Como fazer uma boa gestão das contas a pagar e a receber

A inexistência ou ineficiência da gestão de contas a pagar e a receber pode trazer vários prejuízos para a gestão empresarial, principalmente pelo fato de que, sem isso, é praticamente impossível se ter uma visão clara e ampla das receitas e despesas organizacionais.

Para gerir as contas a pagar e a receber de forma estratégica e efetiva, alguns itens essenciais devem ser considerados:

• Registre todas as movimentações e faça o acompanhamento frequente

Todas as movimentações financeiras devem ser registradas, independentemente do valor. Só assim será possível visualizar com precisão o que a empresa tem a pagar e a receber em determinado período.

O acompanhamento desses registros deve ser frequente justamente para evitar que alguns lançamentos sejam esquecidos, para diminuir as chances de equívocos e para que, se houver algum erro, possa ser reparado o mais rapidamente possível.

• Saiba lidar com a inadimplência

Quando os clientes deixam de cumprir as obrigações que têm com você, todo o seu sistema financeiro corre risco, pois a empresa muitas vezes precisa dos recebimentos para dar conta dos pagamentos.

Por isso, é muito importante que os clientes inadimplentes sejam sistematicamente cobrados. Mas, atenção! Essa cobrança deve ser realizada de forma discreta, sem atrapalhar o relacionamento com o cliente e com o objetivo principal de “lembrá-lo” sobre o pagamento que precisa realizar.

A empresa deve ter um processo bem estruturado para isso, de forma a controlar todas as tentativas de contato. Além disso, também deve ser oferecido algum tipo de flexibilização do pagamento, como o aumento de parcelas, por exemplo.

Isso tudo deve ser feito visando aumentar as chances de recebimento e, consequentemente, manter o caixa longe do vermelho.

• Ofereça vantagens para pagamentos à vista ou adiantados

Uma forma muito interessante de evitar a inadimplência dos clientes e, ainda, garantir mais capital de giro, é oferecer vantagens para compras à vista ou com pagamentos adiantados.

Essas vantagens podem ser descontos no valor total ou nas parcelas, acúmulos de ponto em algum programa de fidelidade, cupons de desconto, e muito mais!
Assim, além de receber o dinheiro antes do previsto, beneficiando o fluxo de caixa, a empresa ainda consegue ganhar pontos positivos com o cliente, reforçando uma imagem positiva perante o mercado e aumentando as chances de fidelização!

• Atente-se aos prazos para pagamento

Uma sugestão para manter as contas sempre em dia é escaloná-las de acordo com a data de vencimento. Aliás, esse é um ponto importante: não acumule todas as contas para uma única data, pois o dinheiro a receber não entra na conta da empresa de uma vez só.

Portanto, organize seus pagamentos para que sejam escalonados, assim como são os seus recebimentos. Você pode separá-los por exemplo, em grupos de vencimento, dividindo as contas que devem ser pagas até o dia 10, até o dia 20 e até o dia 30.

É muito importante que os prazos para pagamento sejam respeitados, pois o não cumprimento resulta em juros e multas que só trazem prejuízos para as finanças e para a imagem da organização.

Além disso, da mesma forma que a sua empresa pode oferecer vantagens para clientes que pagam antecipado, talvez alguns dos seus fornecedores também tenham essa prática.

Esteja atento aos possíveis benefícios e analise a possibilidade de pagar antecipadamente, desde que essa atitude não comprometa o fluxo de caixa.

• Renegocie as suas dívidas

Caso a empresa esteja passando por algum momento de dificuldade financeira, situação bem comum, sobretudo em um cenário de incertezas, a principal recomendação é procurar os credores para tentar renegociar as dívidas.

É interessante que isso seja feito antes do vencimento, assim, os juros são evitados ou minimizados e é possível conseguir um bom acordo com o credor, pois fica nítida a intenção positiva da empresa devedora.

Porém, é preciso analisar com cautela a proposta que será feita pelo credor, afinal, trata-se de um novo compromisso que a empresa irá assumir e só deve concordar com o mesmo se realmente tiver condições de fazer o pagamento conforme as novas definições.

• Conte com a ajuda da tecnologia

A gestão das contas a pagar e a receber é fundamental tanto para o controle financeiro quanto para o bom desempenho de toda a organização. Por isso, ele não pode mais ser feito de forma manual e, consequentemente, suscetível a erros! É fundamental que a tecnologia seja usada a favor do negócio!

Os sistemas de gestão empresarial, como o ERP, são capazes de integrar todas as informações de todos os setores e, assim, não deixam escapar nenhuma informação do fluxo de caixa.

Além disso, eles automatizam os processos, tornando-os muito mais ágeis, efetivos e otimizados.

Entenda como a tecnologia facilita e agiliza a gestão das contas a pagar e a receber

Ao contar com o apoio da tecnologia, mais precisamente, com o auxílio do ERP da Senior Sistemas, nosso maior parceiro de negócios, a gestão das contas a pagar e a receber da empresa passa a contar com as seguintes funcionalidades/facilidades:

Gestão de contas a pagar:

• Rotina de geração, controle e acompanhamento das informações relativas a contas a pagar.
• Geração de títulos manual ou automaticamente, via notas fiscais de compra, contratos de compra e apuração de impostos; além da manutenção, exclusão, baixa e controle de títulos a pagar de qualquer natureza.
• Controle de adiantamentos e créditos a fornecedores, realizando a baixa de títulos firmes automaticamente, aproveitando os créditos existentes; ou a baixa por substituição, gerando novos títulos no contas a pagar.
• Utilização da rotina de pagamento eletrônico, visando trocar informações com os bancos referentes aos pagamentos atendendo ao padrão CNAB, efetuando a remessa e retorno dos títulos, realizando as devidas alterações nos títulos por meio da rotina, com a possibilidade de ligação de aprovação da remessa de pagamento por meio de alçada.
• Gestão dos títulos a pagar em moeda estrangeira com a conversão automática do câmbio no fluxo de caixa e na data do pagamento.
• E muito mais!

Gestão de contas a receber

• Rotina de geração, controle e acompanhamento das informações relativas a contas a receber.
• Geração de títulos manual ou automaticamente, via notas fiscais de venda e contratos de venda; além da manutenção, exclusão, baixa e controle de títulos a receber de qualquer natureza.
• Controle de adiantamentos e créditos de clientes, realizando a baixa de títulos firmes automaticamente, aproveitando os créditos existentes; ou a baixa por substituição, gerando novos títulos no contas a receber, conforme renegociação realizada com o cliente.
• Utilização da rotina de cobrança escritural, visando trocar informações com os bancos referentes aos recebimentos atendendo ao padrão CNAB, efetuando a remessa e retorno dos títulos, realizando as devidas alterações nos títulos por meio da rotina.
• Gestão dos títulos a receber em moeda estrangeira com a conversão automática do câmbio no fluxo de caixa e na data do pagamento.
• Envio automático de aviso aos clientes dos títulos a vencer.
• Categorização de clientes para análise de crédito, permitindo visualização do histórico de pagamentos.
• E muito mais!

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