Lead time: o que é, por que é importante e como otimizar

Existem diferentes indicadores que podem ser utilizados para aumentar a produtividade de uma empresa, apresentando informações que podem ser analisadas e aprimoradas.

Um deles é o lead time. Entenda nesse artigo o que é o lead time, quais fatores podem influenciá-lo e, ainda, como pode ser calculado e otimizado.

O que é lead time?

Lead time é o termo utilizado para se referir ao tempo entre a confirmação de um pedido e a entrega do produto final para o consumidor.

De uma forma simplificada, essa é a visão do cliente, é a perspectiva que ele tem sobre o tempo desde o fechamento do negócio ou da confirmação da compra pelo site, por exemplo, até que a entrega seja realizada no endereço informado.

Podemos dizer que para o cliente é isso que importa – o tempo que vai levar para ele receber o que comprou. Para as empresas, esse tempo é resultado de uma série de outras etapas que, obviamente, devem ser consideradas no lead time.

Alguns dos setores envolvidos durante esse processo são produção, compras, gestão de fornecedores, produção, logística e administração, o que, é claro, torna o lead time muito mais complexo sob a visão da organização.

Esse é um termo advindo da engenharia da produção, que pretende analisar o tempo necessário para transformar matérias-primas em produtos acabados e entregá-los ao consumidor.

O lead time pode ser entendido como um ciclo de produção, identificando as principais áreas envolvidas e o tempo em que cada uma delas será responsável por uma determinada etapa do processo.

É de extrema importância que um indicador como esse seja mensurado e otimizado, para que sejam identificadas possibilidades constantes de intervenção e melhorias, evitando problemas como atrasos na entrega, insatisfação por parte do cliente, falta de material para confecção, prestação de serviço sem qualidade, entre outros.

Conseguir analisar e saber como melhorar os principais processos dentro da sua empresa a partir do contexto do lead time pode ser o que faltava para atingir excelente diferencial competitivo frente aos seus concorrentes.

Esse controle permite que os gestores identifiquem se o lead time está adequado ou, ainda, o que pode ser feito para melhorar e potencializar seus resultados.

Por que é importante controlar o lead time?

O prazo de entrega costuma ser um fator determinante para a decisão de compra. Em alguns casos, pode ter um peso maior para o consumidor do que o preço ou, até mesmo, do que a qualidade.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Reclame Aqui, cerca de 18% das compras pela internet não são finalizadas, devido ao tempo de entrega do produto.

Apenas esse já é um grande motivo pelo qual o controle do lead time é extremamente importante. Afinal, quanto melhor o lead time, maior a vantagem competitiva da organização.

Mas os benefícios não param por aí. A partir desse controle, é possível avaliar a necessidade de melhoria em diferentes processos que ajudam, inclusive, a potencializar a gestão da cadeia de suprimentos.

Confira outras vantagens que demonstram a importância do controle desse indicador:

• Melhoria, otimização e padronização de processos;
• Redução de custos e prejuízos;
• Redução de erros e gargalos de produção;
• Aumento da qualidade dos produtos e entregas;
• Aumento da satisfação dos clientes;
• Aumento da produtividade;
• Destaque no mercado.

O que pode influenciar o lead time?

Para gerenciar corretamente o lead time é necessário ter em mente que tanto fatores internos quanto externos podem influenciá-lo.

Tais fatores podem exercer impacto sobre o lead time em três etapas principais, que são: compra, produção e entrega.

Veja a seguir alguns exemplos de fatores que mais podem impactar o lead time.

Compra

A etapa de compra pode trazer uma série de problemas e complicações para a organização. Afinal, são fatores externos, sobre os quais não se tem controle, e que impactam diretamente o prazo da entrega final.

Entre esses fatores, um que chama muito a atenção são os fornecedores. A empresa precisa contar com uma rede variada de fornecedores, que tenham a qualidade desejada e que consigam cumprir com o prazo de entrega.

É importante considerar uma segunda opção (com o mesmo nível de qualidade), para cada insumo utilizado na produção, a fim de evitar imprevistos.

Além disso, é preciso fazer a gestão das compras que precisam ser realizadas, incluindo a definição de prazos flexíveis para a entrega de materiais, visando aumentar a efetividade do controle do lead time.

Produção

Outras situações que podem influenciar o lead time são os gargalos de produção e processos burocráticos que, por vezes, podem atrasar a entrega.

Sempre que possível, esses dois pontos devem ser reavaliados, buscando identificar atividades que podem ser enxugadas e otimizadas, aumentando a eficiência e a velocidade de toda a operação.

Além disso, a manutenção do maquinário também exerce bastante influência sobre o lead time. Quando ela é realizada de forma preditiva já passa a ser automaticamente considerada nos prazos, evitando atrasos e surpresas desagradáveis.

Mas, quando é feita de forma corretiva, pode gerar horas ou mesmo dias de atraso, fugindo do cronograma combinado com o cliente. Pode, ainda, impedir a definição precisa do lead time, pois cada eventualidade terá um tempo único para ser solucionada, dependendo da máquina e do problema ocorrido.

Outro ponto muito importante está relacionado ao estoque. O ideal é que a empresa conte com estoque de produtos acabados e semiacabados para aumentar a eficiência da produção e evitar transtornos ou atrasos quando houver algum imprevisto com o fornecimento de matérias-primas.

No entanto, isso deve ser feito com muita cautela, afinal, o excesso de produtos em estoque pode resultar em prejuízo financeiro, além da própria desvalorização, vencimento ou obsolescência das mercadorias. O recomendado é que o estoque seja mantido de acordo com a média de saída dos produtos.

Entrega

Como falamos anteriormente, o tempo de entrega é um dos fatores mais importantes para o cliente. O mesmo acontece com o valor do frete. De acordo com a mesma pesquisa do Reclame Aqui, 63,9% dos consumidores desistem da compra devido ao valor do frete.

Por isso, é fundamental se atentar a esses dois pontos, afinal, é justamente neles que está o olhar do cliente, pois ele não tem conhecimento de todas as outras etapas.

Dessa forma, a empresa precisa buscar parcerias estratégicas que contribuam para que a entrega aconteça no menor tempo possível, com um valor competitivo e, é claro, sem nenhum prejuízo à qualidade.

Como calcular o lead time?

Para calcular o lead time é preciso, primeiramente, fazer uma lista de todos os insumos e materiais que serão necessários para a confecção de determinado produto.

Em seguida, acrescente nessa lista o tempo necessário para que cada um desses insumos ou materiais chegue até a empresa.

Destaque os itens que precisam de mais prazo para ser entregues. O cálculo será baseado no item que mais demorará para chegar.

Após, defina qual o tempo necessário para a produção, montagem e finalização do produto.

Acrescente, por fim, o prazo necessário para que o produto chegue ao cliente final.

Dessa forma, o lead time é o resultado de uma conta que envolve: tempo necessário para a entrega dos materiais (considerando o que precisa de mais prazo para ser entregue) + tempo necessário para todo o processo de produção, desde a revisão dos materiais até a finalização do produto + tempo necessário para o produto chegar às mãos do consumidor.

Como otimizar o lead time?

A otimização do lead time pode gerar uma grande vantagem competitiva para a empresa, ajudando-a a se destacar em relação aos concorrentes.

Essa otimização é capaz de proporcionar a redução de custos, facilitação dos processos, entregas com qualidade máxima e, consequentemente, a satisfação dos clientes.

Um dos principais pontos para a redução do lead time é o mapeamento e revisão de todos os processos, buscando identificar oportunidades de melhoria e de otimização, além de simplificar o que for possível e de eliminar os excessos.

É preciso garantir que todos os processos estejam integrados e que a troca de informações entre todas as áreas seja fluída.

Após mapear e otimizar os processos, é preciso padronizá-los, de forma a aumentar a eficiência e a velocidade de toda a operação.

Outro ponto muito importante é construir uma relação positiva com os fornecedores, afinal, eles têm um impacto direto no seu lead time e um bom relacionamento pode facilitar entregas em prazos mais apertados, sem abrir mão da qualidade.

Além disso, é fundamental ter uma gestão de estoque eficiente e manter o chão de fábrica operando em excelentes condições, inclusive com a manutenção preditiva de equipamentos.

Uma boa prática adotada por muitas empresas para solucionar os problemas com gargalo de produção, processos complexos e burocráticos, manutenção de equipamentos, além da gestão do estoque é contar com um sistema de gestão empresarial (ERP) completo, capaz de integrar todos os setores, otimizar a gestão e potencializar os resultados.

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