Metodologia 5s: o que é e como aplicar na sua empresa

A eficiência é uma das questões mais importantes quando falamos sobre ambientes corporativos de alto desempenho e sucesso.

Seja para alcançar resultados maiores ou com mais velocidade, gestores, executivos e empreendedores em geral estão sempre preocupados em fazer com que sua equipe de trabalho se torne mais produtiva, organizada e com hábitos diários mais saudáveis e sustentáveis.

Por causa dos efeitos desastrosos da Segunda Guerra Mundial, muitas empresas estavam passando por crises e dificuldades para se reerguer, potencializando ainda mais uma acirrada crise econômica.

Justamente na tentativa de superar essa situação, surgiu no Japão uma filosofia de gestão aplicada até os dias de hoje nas empresas que buscam melhores práticas de organização e dinamismo em seus processos: estamos falando da metodologia 5s.

Esse método pode ser usado por negócios de todos os tamanhos, segmentos, culturas e países.

Se você é gestor de alguma empresa e ainda não sabe do que se trata a metodologia 5s, fique por dentro de todos os detalhes nesse artigo, que também vai te ajudar a aplicar o conceito no dia a dia do seu negócio.

A história por trás da metodologia 5s

Foi durante a crise que assolou o Japão no período após a Segunda Guerra Mundial que, pela primeira vez, a gestão de uma grande empresa – a Toyota Motor Company – aplicou em sua equipe os conceitos da metodologia 5s.

Sabendo que essa forma de gestão é utilizada até hoje, aproximadamente 50 anos depois, temos aí um bom argumento que comprova sua eficácia.

Naquela época, os executivos da Toyota buscavam formas de diminuir o desperdício e a ineficiência na fabricação de produtos.

A metodologia 5s foi empregada como um sistema que tornava real e possível o estilo de fabricação “Just in Time”, o qual evita que o estoque fique parado e que se desperdice matéria-prima de produção.

Dessa maneira, os japoneses estipularam os cinco pilares fundamentais em torno do conceito central de um ambiente de trabalho produtivo.

Com o passar do tempo, esses conceitos e fundamentos se tornaram populares entre a nação japonesa, e mais tarde, em todo o mundo.

O que é a metodologia 5s?

A metodologia 5s é uma filosofia que promove a eficiência, produtividade e disciplina nos processos de trabalho, baseada em cinco fundamentos japoneses que começam com a letra S, são eles: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

O objetivo do método 5s é justamente criar um local de trabalho melhor e mais ágil, visando a padronização dos processos e melhorando o dinamismo da equipe de trabalho, assim como os índices de satisfação dos colaboradores e, por fim, a produtividade geral da empresa.

Para desfrutar dos resultados que a metodologia 5s pode proporcionar, são necessários esforços não apenas de um líder da empresa, mas sim de todos os profissionais – afinal, estamos aqui falando de uma mudança cultural importante, que necessita da participação de todos os setores de um negócio.

É de extrema importância que a liderança das empresas que buscam aplicar a metodologia 5s invistam em treinamentos para que sua implantação seja feita com sucesso.

Caso feita de modo correto e consciente, a aplicação dessa metodologia criará uma cultura de alta disciplina em seu negócio, com a qual seus colaboradores irão desenvolver o hábito de identificar problemas e criar boas oportunidades para seu ambiente corporativo.

Mas, afinal, como podemos aplicar os fundamentos da metodologia 5s na prática?

Veja a seguir!

Os princípios da metodologia 5s: conceitos e prática

Para aplicar a metodologia 5s com sucesso na sua empresa, você deve, antes de tudo, saber do que se trata cada um de seus conceitos com exatidão. Sendo assim, vamos a seguir entender cada um dos princípios dessa filosofia de produtividade.

1. SEIRI (senso de utilização)

O conceito: O primeiro S diz respeito ao senso de utilização, que requer uma análise honesta sobre o que de fato é útil no ambiente de trabalho. O que não for útil deve ser eliminado, pois pode ser considerado como um obstáculo que atrapalha as demandas e a produtividade da equipe.

Na prática: “Pratique o desapego”.  Se não tem mais utilidade, não tenha medo de descartar. Isso vale para materiais, equipamentos, documentos (físicos ou digitais), aplicativos, ferramentas, etc.

2. SEITON (senso de organização)

O conceito: Depois de remover o que não tem utilidade, chegou o momento de colocar tudo de forma organizada, alocando todos os itens em ambientes que possam ser encontrados facilmente por todos os membros da equipe de trabalho.

Na prática: Coloque etiquetas nos armários, arquivos, gavetas, embalagens e pastas para uma fácil identificação. Isso fará com que seus colaboradores não percam tempo procurando materiais ou informações.

3. SEISO (senso de limpeza)

O conceito: Sujeira é algo que atrapalha, e muito, a produtividade no ambiente de trabalho. Esse S tem o objetivo de responsabilizar a todos pela limpeza do local, tanto em relação a não deixar acumular sujeira – estamos falando do clássico “sujou, limpou” – quanto em relação a não sujar, ou seja, conservar limpo.

Na prática: Esteja sempre atento se o seu ambiente de trabalho está limpo e bem conservado, e se sinta responsável por isso, tomando as devidas providências.

4. SEIKETSU (senso de normalização)

O conceito: Este S vai garantir a sistematização de todos os outros. Ele é o responsável por criar processos padronizados que facilitem a aplicação de cada um dos 3 Ss anteriores, além de evidenciar o quanto eles são importantes para uma rotina mais ágil e produtiva.

Na prática: Crie processos padronizados para a aplicação de cada um dos Ss anteriores, e conte com a ajuda de listas de tarefas e checklists, para garantir que todos estejam cientes de suas atribuições.

5. SHITSUKE (senso de disciplina)

O conceito: O último princípio está relacionado ao comprometimento dos colaboradores em transformar os outros Ss em uma filosofia de vida. Para que isso seja possível, é preciso desenvolver disciplina coletiva e, é claro, autodisciplina, a fim de identificar oportunidades de melhoria e se certificar de que cada “s” está sendo cultivado de maneira contínua, tornando-se parte da cultura organizacional.

Na prática: Uma prática interessante é oferecer treinamentos constantes sobre o assunto, para manter sempre viva essa filosofia.

Além disso, podem ser feitas avaliações periódicas para acompanhar a evolução da implantação de cada um dos Ss, talvez até baseadas na definição prévia de métricas.

Reuniões de feedbacks também são muito assertivas, pois, dessa forma, gestores e colaboradores trocam suas percepções sobre como os 5s estão impactando sua rotina, quais benefícios estão sentindo e, caso haja algum desafio, fica mais fácil encontrar a solução.

Dicas para aplicar a metodologia 5s com sua equipe

Ok, agora você já conhece os principais conceitos que envolvem a metodologia 5s. Ainda assim, aplicá-la com eficiência necessita um pouco mais do que somente o conhecimento teórico.

É preciso que utilize da sua posição como gestor para dar o exemplo e, assim, incentivar os colaboradores a seguirem os preceitos dessa filosofia com disciplina.

Primeiramente, tenha em mente que você não precisa (e nem deve) fazer tudo isso sozinho. Então, que tal formar uma equipe responsável pela aplicação e fiscalização dos 5s?

Certifique-se de capacitá-los em relação à metodologia e torná-los aptos para repassar aos outros e assegurar a implantação. Não se esqueça de selecionar para essa equipe colaboradores de diversos setores, para que nenhuma parte da empresa fique de fora.

Essa equipe também pode ser responsável por fazer uma observação meticulosa dos principais desafios, gargalos e oportunidades de melhoria da empresa em relação à metodologia, e criar um planejamento mais direcionado a partir disso.

Com esses pontos bem definidos, será muito mais fácil aplicar os valores da metodologia 5s de forma prática.

Procure deixar claro, na sua forma de comunicação, quais são os benefícios que as novas adaptações vão trazer em relação à qualidade do trabalho das equipes, e reforce esses pontos sempre que possível.

Depois de implantados os conceitos da metodologia, faça avaliações, revise os pontos necessários e dê feedbacks periódicos para que a equipe fique ciente do que ainda pode melhorar e também do que já foi melhorado.

Dessa maneira, irão se sentir motivados a permanecer em constante evolução.

A importância de aplicar a metodologia 5s

Como você viu nos tópicos anteriores, a metodologia 5s é capaz de promover uma cultura organizacional mais consciente, organizada, ágil e produtiva.

Se até aqui você ainda não se convenceu de que investir nos princípios da metodologia 5s trará benefícios para a sua empresa, confira outras vantagens que seu negócio pode ter ao aplicar essa filosofia.

Melhora a organização da empresa

Os objetos e equipamentos necessários para o trabalho das equipes serão encontrados com mais facilidade, pois tudo estará em seu devido lugar.

Reduz o desperdício de materiais e de tempo

Como a empresa passa a focar somente no que é útil, pode economizar na compra de materiais e equipamentos, bem como no pagamento de ferramentas e sistemas que talvez estivessem ociosos ou sem o devido aproveitamento.

Além disso, devido à nova organização do ambiente de trabalho, os colaboradores poderão fazer uma melhor gestão do tempo, já que vão saber exatamente onde encontrar o que precisam.

Aumenta o engajamento

A aplicação da metodologia 5s na rotina da empresa depende, obrigatoriamente, do envolvimento de todos. Esse envolvimento, por sua vez, aproxima e une as pessoas em busca de um objetivo comum.

Isso tudo somado à organização do ambiente contribui para a melhoria do clima organizacional e da satisfação dos colaboradores com o seu trabalho, o que resulta em um time mais feliz, saudável e engajado.

Otimiza as atividades individuais

Por fim, colaboradores que aplicam a metodologia 5s acabam a transformando em uma filosofia de vida, o que os torna mais organizados, produtivos, práticos e saudáveis.

Como existe um alinhamento entre vida pessoal e ambiente de trabalho, que também prega esses valores, as atividades individuais acabam se tornando mais otimizadas.

Use a metodologia 5s como aliada para eficiência e produtividade

Agora que você já conhece os fundamentos que envolvem a metodologia 5s, devemos ressaltar a importância de treinamentos periódicos para que suas equipes de trabalho absorvam e compreendam de modo completo do que se trata essa filosofia.

Outra dica que também precisamos reforçar é que você mantenha sempre viva a metodologia 5s encarregando uma equipe para fiscalizar se os conceitos estão sendo colocados em prática nas rotinas do dia a dia.

Não se esqueça também de sempre ressaltar a importância de aplicar a metodologia. Você pode fazer isso levantando dados sobre a produtividade da empresa antes e depois da aplicação, além da evolução periódica, e mostrando esses dados em treinamentos e reuniões.

Além disso, pesquise informações sobre outras empresas que aplicaram a metodologia 5s para inspirar os funcionários a continuarem empenhados em desenvolver essa cultura.

Tenha em mente também que as boas práticas e exemplos devem sempre começar de cima. De nada adianta você cobrar dos seus colaboradores a aplicação dos princípios, se você mesmo não o faz.

Com o passar do tempo, colete feedbacks a respeito das mudanças ocorridas após colocar em prática a metodologia 5s, reforçando o quanto as adaptações foram essenciais para mudanças significativas na empresa.

Por fim, com todas as dicas desse artigo, temos certeza que os benefícios serão sentidos no seu negócio, tanto em relação à organização e limpeza do ambiente de trabalho, quanto, principalmente, em termos de eficiência e produtividade!