Como melhorar os processos do RH e reduzir custos

Independentemente do porte, do segmento, do mercado… uma empresa que alcança e mantém o sucesso certamente preza pela gestão dos seus colaboradores.

Isso porque a gestão de pessoas é a base e a causa dos resultados positivos de uma organização.

Normalmente, o setor responsável por isso é o RH. Para que o RH possa estar preparado para gerir os colaboradores e conduzi-los à alta performance, ele precisa, primeiramente, que seus processos internos estejam fluindo eficazmente.

Então, para começar, vamos entender quais são os processos de RH. Em seguida, como podemos fazer para otimizá-los e, consequentemente, reduzir custos.

Quais são os processos do RH?                    

A área de recursos humanos possui seis processos principais, conforme defende o escritor e consultor Idalberto Chiavenato.

Esses processos estão conectados entre em si e influenciam uns aos outros. São eles:

1. Processo de agregar pessoas;
2. Processo de aplicar pessoas;
3. Processo de recompensar pessoas;
4. Processo de desenvolver pessoas;
5. Processo de manter pessoas;
6. Processo de monitorar pessoas.

Saiba mais sobre cada um desses processos:

Processo de agregar pessoas

Esse processo também é conhecido como provisão, e diz respeito basicamente a todas as etapas do recrutamento e seleção, visando selecionar os candidatos que mais se identifiquem com a empresa, especialmente em questões relacionada a valores e expectativas.

Após selecionado, o RH deve integrar o colaborador à empresa e aos demais colaboradores, além de alinhar objetivos e familiarizá-lo com a cultura e o propósito organizacional.

Processo de aplicar pessoas

Esse processo é muito estratégico pois envolve o desenho e a descrição dos cargos, abrangendo os ajustes necessários para a melhoria de desempenho do profissional e da organização como um todo.

Para que esse processo seja o mais eficiente possível, o RH deve estar atento às necessidades do mercado, da empresa e, principalmente, dos colaboradores.

Aqui também está incluída a avaliação de desempenho do colaborador, uma espécie de feedback periódico que tem como objetivo verificar a performance que ele está atingindo e se há pontos para melhoria.

Processo de recompensar pessoas

Esse processo é fundamental para a retenção de talentos, pois é o que permite que as pessoas se sintam valorizadas e recompensadas pelo trabalho que realizam.

Trata-se, em especial, da remuneração, abrangendo a expectativa plausível e transparente de crescimento na carreira e o respectivo aumento salarial.

Além da remuneração propriamente dita, nesse processo também estão incluídos os benefícios oferecidos pela empresa, bem como bonificações por desempenho.

Isso tudo sem falar no simples ato de reconhecer, elogiar, estar atento também – e principalmente – às atitudes positivas, boas ideias e conquistas (infelizmente, algumas vezes a atenção de empresas e gestores está voltada exclusivamente a aspectos negativos e oportunidades de melhoria).

Processo de desenvolver pessoas

Em uma realidade na qual o aprendizado contínuo tem cada vez mais valor, cabe à organização incentivar isso também dentro de sua atuação.

Quanto mais ações de desenvolvimento forem propiciadas aos colaboradores, mais eles terão qualificação para lidar com as situações do dia a dia, o que gera um consequente aumento de produtividade.

Nesse processo estão incluídos tanto os treinamentos de nível técnico, quanto os programas de desenvolvimento voltados a aspectos comportamentais, que acabam impactando o indivíduo como profissional e como pessoa.

Processo de manter pessoas

O principal objetivo desse processo é reduzir a rotatividade dos colaboradores. Para isso, a empresa precisa investir em qualidade de vida e bem-estar no ambiente de trabalho.

Além disso, é preciso gerir a experiência do colaborador, provando congruência entre o que se diz (especialmente lá no processo 1, no recrutamento e seleção) e o que se faz, e proporcionando um “encantamento” constante com a atuação e o propósito da organização.

Uma forma que a empresa tem de conhecer melhor o que os colaboradores pensam a respeito do trabalho e da organização como um todo, além de suas intenções para o futuro, é por meio da aplicação das pesquisas de clima.

Processo de monitorar pessoas

Esse processo diz respeito aos registos feitos pelo RH relacionados aos resultados individuais dos colaboradores, frequência, produtividade individual e organizacional, além de políticas, normas e procedimentos… enfim, tudo o que possibilita e documenta a gestão de pessoas.

Tais registros são fundamentais e precisam ser extremamente verídicos e confiáveis, pois são a base para a tomada de muitas decisões.

Como melhorar os processos do RH e ainda reduzir custos?

Algumas atitudes podem contribuir para a melhoria e fluidez dos processos. De quebra, elas ainda impactam positivamente a produtividade dos profissionais e geram redução de custos. Confira:

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos é fundamental para que o setor consiga enxergar a fluidez do seu trabalho e identificar gargalos.

Na correria do dia a dia, sem o desenho estabelecido dos processos, fica muito difícil enxergar com nitidez o caminho que seguem as novas demandas e tarefas de rotina. Acaba ficando tudo misturado em uma espécie de bola de neve, com profissionais correndo para dar conta do recado.

E é justamente aí que está um grande motivo para a lentidão e baixo desempenho: às vezes, dois colaboradores estão fazendo a mesma coisa; outras, um tem uma parte da informação e outro tem outra, assim acabam executando a demanda de forma insatisfatória…

Enfim, não há uma visão geral do que está acontecendo no setor e nem o fluxo que as atividades devem seguir, gerando confusão, retrabalhos e frustração tanto por parte de quem faz quanto de quem demandou.

Definição de metas e métricas

Após mapear os processos, é preciso buscar formas de otimizá-los, e nada melhor do que o estabelecimento de metas para isso.

Mas, atenção: as metas devem ser “na medida certa”. Não podem ser nem fáceis demais, pois não geram nem o interesse de serem alcançadas, mas também não podem ser irreais, pois isso causa desânimo e descrença na capacidade estratégica da gestão.

Além das metas para melhoria do próprio setor, o RH também deve traçar metas que auxiliem a empresa a atingir os objetivos gerais. Para isso, é preciso um posicionamento estratégico e atuação em conjunto com os demais gestores da organização e suas respectivas áreas.

Em ambos os casos, após o estabelecimento das metas, é preciso que haja a definição das métricas, para que seja possível monitorar o avanço do que foi acordado e adaptar o que se fizer necessário.

Envolvimento dos profissionais

Esse é um ponto muito importante. Ouvir os colaboradores envolvidos traz benefícios para todas as partes. Os profissionais sentem-se valorizados e isso aumenta o engajamento dos mesmos, o que contribui para a melhoria de performance e adesão às mudanças que serão propostas.

O setor de RH, por sua vez, ganha insights que os gestores da área não teriam se pensassem sozinhos na otimização dos processos, além de debates de ideais e mais probabilidade de se chegar a soluções ricas, que realmente gerem ganho para os colaboradores e contribuam para a redução de custos.

Otimização do tempo de trabalho

Aqui entram aspectos como evitar ou ao menos reduzir a cultura de “multitarefas” já que se sabe que isso não só não contribui para a produtividade, como também aumenta as chances de erros e retrabalhos.

Além disso, é preciso atentar-se às horas extras, avaliar se elas são realmente necessárias, se não são fruto de alguma disfunção organizacional.

Como, por exemplo, excesso de reuniões e/ou reuniões intermináveis.

As reuniões devem acontecer se necessário, com a participação das pessoas certas, com pauta pré-estabelecida e horário marcado para começar e encerrar.

Aprimoramento da comunicação

Uma comunicação ineficiente é um dos principais gargalos organizacionais. São demandas que não são compreendidas e precisam ser refeitas, objetivos que não ficam claros, próximos passos que, na verdade, não estabelecem o que precisa ser feito e por quem.

Isso quando a informação não passa por um verdadeiro telefone sem fio e, no fim das contas, ninguém sabe ao certo o que fazer.

Por isso é preciso investir em uma comunicação clara e assertiva, assegurando-se de que a mensagem foi realmente compreendida (por meio de perguntas, por exemplo).

Além disso, a empresa deve manter um canal de comunicação aberto, em que todos se sintam à vontade para tirar suas dúvidas, expressar suas opiniões e dar suas sugestões.

Democratização da informação

Muitas vezes, todas as informações a respeito de todos os colaboradores, de todas as áreas, estão sob o domínio do RH.

Isso acaba trazendo prejuízos para todos os envolvidos. Os colaboradores só têm acesso a informações que lhe dizem respeito por meio do próprio RH ou de seus gestores diretos. Estes, por sua vez, só têm acesso às informações por meio do RH. E o RH, que já tem todas as suas demandas, fica ainda mais sobrecarregado para dividir tais informações.

Então, descentralizar esses dados é fundamental para a autogestão dos profissionais e para uma liderança mais efetiva por parte dos gestores, que têm mais condições de interferir no que for necessário.

Isso sem contar, é claro, ao grande alívio por parte do RH, que passa a ter mais tempo e fôlego para assuntos mais estratégicos.

Automatização de processos

A descentralização da informação é um exemplo das possibilidades geradas por sistemas de RH que automatizam processos.

Essas ferramentas substituem planilhas Excel e arquivos em papel, proporcionando muito mais agilidade e assertividade a tarefas burocráticas e complexas, como gestão do ponto, processamento da folha de pagamento, entre outras, que, além de demoradas, também sofrem grande possibilidades de erros se feitas manualmente.

Além disso, um Software de Gestão de Pessoas proporciona os seguintes benefícios para a sua empresa:

• Transforma a experiência dos colaboradores;
• Promove a autogestão;
• Integra todas as informações de RH em um sistema único;
• Simplifica os processos do dia a dia;
• Proporciona mais facilidade para analisar dados;
• Ajuda a criar melhores estratégias de desenvolvimento de pessoas;
• Contribui para tomada de decisões mais assertivas;
• Descentraliza e/ou automatizar processos e rotinas de RH;
• Aumenta a produtividade e reduz custos;
• Garante segurança para armazenamento e gestão de dados;
• Deixa os gestores atualizados em relação aos principais indicadores de sua equipe;
• Mantém conformidade com a legislação vigente;
• Proporciona 100% de aderência ao e-Social.

Saiba mais sobre por que usar um software para RH e as vantagens que isso traz, lendo este texto.

Esperamos que essas dicas ajudem você a melhorar os processos do seu RH!

Se quiser ir mais a fundo nisso e entrar para a era da tecnologia, investindo em automação de processos, entre em contato com os nossos especialistas que eles irão auxiliar você nessa jornada!

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