Como fazer o controle da jornada no Home Office?

Desde que a Organização Mundial da Saúde declarou a pandemia do novo coronavírus, o home office nunca esteve tão presente na realidade brasileira.

Adotado às pressas por ser uma das principais alternativas para manter a saúde dos colaboradores e a sobrevivência dos negócios, o trabalho remoto se mostrou muito mais vantajoso do que se imaginava.

Um levantamento realizado pelo ISE Business School (divulgado pelo Estadão), mostra que, passado o choque inicial da migração para essa modalidade de trabalho, 80% dos gestores brasileiros gostaram da nova maneira de trabalhar. Eles apontam que a eficiência e a produtividade no trabalho aumentaram em 60%.

Mas, quando os colaboradores não estão presentes fisicamente, como fazer o controle da jornada no Home Office?

Para saber como solucionar isso, vamos começar entendo o que é controle de ponto.

O que é controle de ponto?

O controle de ponto é um processo presente nas organizações há muitos anos e tem como principal objetivo assegurar à empresa que o colaborador cumpriu a jornada de trabalho estipulada, e aos colaboradores que seus direitos serão cumpridos e pagos corretamente.

Dessa forma, informações importantes se tornam transparentes para ambas as partes (colaborador e empregador), tais como:

• Horas extras;
• Adicionais noturnos (quando o colaborador trabalha após às 22h);
• Faltas;
• Atrasos;
• Banco de horas;
• Declarações e atestados médicos;
• Licenças ou afastamentos por doença ou acidente de trabalho;
• Férias;

A acessibilidade a essas informações facilita a consulta e a conferência dos dados, tornando o processo mais assertivo e eficaz.

Como o controle do ponto pode ser feito?

Ao longo da história, o controle do ponto passou por muitas transformações e evoluiu até chegar ao ponto eletrônico (e suas variações).

O ponto eletrônico garante a veracidade das informações, pois os dados inseridos não podem ser adulterados nem forjados.

Além disso, ele proporciona muito mais agilidade e praticidade tanto para os colaboradores que precisam fazer o registro, quanto para o RH que processa as informações. Isso porque boa parte do trabalho moroso passa a ser automatizado.

Mas, além do ponto eletrônico, as empresas também podem optar pelo sistema mecânico, no qual cada colaborador tem um cartão e precisa inseri-lo no relógio de ponto para registrar a data e hora.

Ou, ainda, há a opção do sistema manual, em que as pessoas anotam no Livro Ponto seus horários de chegada, saída e respectivos intervalos, se for o caso.

Quais são as vantagens do ponto eletrônico?

Pela confiabilidade das informações, e pela agilidade para a inserção e o processamento de dados, o ponto eletrônico costuma ser o mais benquisto entre as organizações. Mas as vantagens não param por aí!

Confira outras vantagens da utilização de um sistema de ponto eletrônico:

• Praticidade e redução de erros

Os colaboradores fazem a inserção dos dados de forma simples e prática e a necessidade de intervenção humana é drasticamente reduzida. Isso porque o sistema evita falhas, reduz o tempo com correção de erros e retrabalhos e facilita muito a gestão da jornada de trabalho.

• Autonomia para o colaborador

Como o colaborador tem acesso aos horários de começo e término de expediente que ele mesmo marca, pode conferir se o seu pagamento está de acordo com as horas trabalhadas, o que garante mais justiça e transparência ao processo.

• Integração com a folha de pagamento

Várias soluções de ponto eletrônico possibilitam a integração com sistemas de folha de pagamento, automatizando algumas das tarefas mais operacionais do RH.

• Conformidade com as leis trabalhistas

Sistemas de ponto eletrônico devem atender às portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho e Emprego, garantindo com que a empresa fique 100% regularizada com relação ao controle de ponto. Dessa forma, as empresas têm mais segurança jurídica, podendo comprovar de forma fácil e eficaz o total de horas trabalhadas pelos colaboradores.

Como controlar a jornada em home office?

Sem a presença física dos colaboradores no escritório, como pode ser feita a marcação do ponto?

Muitos processos organizacionais dependem desse controle, então ele não pode ser deixado de lado.

Para resolver essa questão, a empresa pode contar com o Ponto Mobile!

Com o Ponto Mobile, os funcionários podem marcar o ponto pelo aplicativo no smartphone ou por um navegador no computador, onde quer que estejam!

Ele possibilita uma redução de custos e a possibilidade de marcação de ponto em qualquer lugar, independentemente do colaborador estar na empresa ou não, durante a sua rotina de trabalho.

Quando o ponto é marcado via aplicativo, a localização em que o colaborador está é gravada. O gestor pode consultar o local e, se for o caso, definir uma cerca eletrônica, tornando possível a marcação do ponto apenas dentro dos limites estabelecidos pela cerca.

Ele também disponibiliza o histórico das últimas 100 marcações realizadas no dispositivo, com garantia do horário.

Para saber mais sobre como o Ponto Mobile pode ajudar sua empresa a implementar um bom sistema de home office, entre em contato agora mesmo com nossos especialistas.

Outras soluções de ponto eletrônico

Além do Ponto Mobile, a Forbiz Business Software também trabalha com as soluções Controle do Ponto e Gestão do Ponto.

Nosso Arquiteto de Soluções HCM, Emerson Valério Pechiski, explica cada uma delas:

Ponto Mobile

Conforme explicado acima, com o Ponto Mobile o colaborador pode marcar o ponto pelo aplicativo no smartphone ou por um navegador no computador.

Via aplicativo, a localização é gravada e o gestor pode definir a cerca eletrônica, se for o caso.

Além disso, quando os colaboradores são motoristas, é possível controlar se a jornada dos mesmos (espera, refeição, paradas obrigatórias e saídas), estão de acordo com a Lei 13.103.

Controle do Ponto

O Controle do Ponto atende a todos os requisitos da Portaria 1510, o que permite a transparência necessária para demonstrar alterações realizadas no sistema.

Gestão do Ponto

Podemos considerar que o Gestão do Ponto é dividido em três perfis: colaborador, gestor e RH.

Como colaborador, é possível fazer alguns ajustes no próprio ponto, tais como:

• Digitação de marcações,
• Tratativa para abonos do ponto: saída ao médico, Detran, entre outras, que serão cadastradas e liberadas pelo Departamento Pessoal. Para estes abonos, se for o caso, pode-se exigir o anexo de uma imagem (por exemplo, no caso de saída ao Médico).

Como gestor, além das alterações acima, também é possível definir outras:

• Consultar toda a equipe,
• Aprovar os ajustes realizados,
• Consultar indicadores de: incidentes do ponto, pendências de acerto, horas extras, horas faltas, banco de horas.

O RH, além de poder realizar todas as ações acima, fica com o encargo de:

• Definir as ações de acerto que poderão ser realizadas pelo colaborador e/ou gestor,
• Definir uma Política de Incidentes e Penalizações.

Os incidentes são gerados a partir de alguma irregularidade das marcações em desacordo com a CLT, como:

• Violação de intrajornada de refeição,
• Violação de interjornada de 11 horas,
• Limite diário de horas extras,
• Trabalho em DSR,
• Trabalho em feriado.

Estes são gerados para o colaborador e, de acordo com a Política, cabe ao gestor tomar uma ação, podendo ser: feedback, advertência verbal, advertência por escrito, suspensão, etc.

“Com essas ferramentas, a empresa adquire mais agilidade para o controle de ponto, fazendo com que o próprio colaborador atue e seja responsável pelo seu ponto, e envolvendo mais o gestor nas atividades de gestão de pessoas”, finaliza Emerson.

Quer descobrir qual é a melhor solução de ponto eletrônico para a sua empresa?

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