eSocial: tudo o que você precisa saber!

O eSocial é um assunto que tem gerado muitas dúvidas para profissionais de RH e empreendedores. Para começar, você sabe o que é o eSocial?

 

eSocial: o que é?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema criado pelo governo federal com o objetivo de unificar o envio das informações referentes aos colaboradores, “como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS”, segundo definição do próprio governo.

A ideia é simplificar e desburocratizar: “A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente”, alega o Portal do eSocial.

 

Vantagens do eSocial: para que serve

Ao utilizar o eSocial, as empresas simplificam seus processos, aumentando sua produtividade. Também reduzem as chances de erro nos cálculos do FGTS e demais tributos.

Além disso, têm sua gestão otimizada, pois, para que as informações possam ser enviadas ao eSocial, elas precisam ser organizadas de uma forma mais efetiva, o que permite que os gestores tenham dados mais assertivos para analisar e tomar decisões.

Para os colaboradores, a principal vantagem é a garantia da efetivação dos seus direitos trabalhistas e previdenciários, além de aumentar a transparência em relação aos seus contratos, com os registros de recebimentos e condições de trabalho.

 

Críticas ao eSocial

Apesar de ter um objetivo tão inovador, o eSocial recebeu muitas críticas desde que foi lançado.

A maior parte delas gira em torno do excesso de burocracia, da complexidade do sistema e da quantidade de informações exigidas.

Tudo isso despendia muito tempo e esforço dos profissionais responsáveis por alimentar o sistema.

Para resolver toda essa situação, o eSocial foi simplificado!

 

O que muda no eSocial simplificado?

Após ouvir os usuários para identificar os problemas do sistema, e após a aprovação da Lei da Liberdade Econômica, que visa reduzir a burocracia para a iniciativa privada, o eSocial passou por grandes modificações.

Chegou até a ser preconizada a extinção do eSocial. Mas não, ele não será extinto – e sim simplificado.

Para que essa simplificação ocorresse, o sistema passou por um ajuste que o subdividiu em dois: um destinado à Receita Federal, e um para o Trabalho e Previdência.

Com essa divisão, serão exigidas bem menos informações – quase metade do que anteriormente era solicitado. Estima-se que haja a eliminação de, ao menos, dez eventos, e aproximadamente dois mil campos de preenchimento.

 

Principais objetivos da mudança do eSocial

Os principais objetivos da simplificação do eSocial, de acordo com o Portal do eSocial, são:

• Redução do número de eventos;
• Expressiva redução do número de campos do layout, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP);
• Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
• Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
• Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

 

O processo de simplificação do eSocial

O processo de simplificação do eSocial foi previsto para acontecer em duas fases. A primeira marcada pela flexibilização de campos e eventos.

A segunda, pela publicação do novo layout com “redução do número de campos, eliminação de duplicidade de informação, foco na substituição de obrigações, e não exigência de informações já constante nas bases de dados governamentais”.

 

Impacto da pandemia

A crise provocada pelo novo coronavírus impactou muitas empresas, sendo que algumas tiveram até que suspender suas atividades.

Por esse motivo, o calendário de obrigatoriedades do eSocial foi adiado.

Estava previsto que, a partir de setembro, as empresas pertencentes ao 3º grupo de obrigados iniciariam o envio dos eventos periódicos (folhas de pagamento).

Os eventos de Segurança e Saúde do Trabalhador – SST também estavam previstos para iniciar em setembro.

Ambas obrigatoriedades foram adiadas. Confira os novos prazos abaixo.

 

eSocial: qual o prazo?

A implantação das próximas fases do eSocial estava suspensa devido à pandemia. Porém, em outubro de 2020 a Portaria que suspendia o cronograma (Portaria Conjunta SEPRT/RFB 55/2020) foi cancelada pela Portaria Conjunta 76 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Dessa forma, as empresas integrantes do grupo 3 deverão entregar os eventos periódicos (folha de pagamento) em 10/05/2021, a partir das 08h00.

Os eventos de Segurança e Saúde do Trabalhador, que também haviam sido adiados, serão entregues pelo grupo 1 em 08/06/2021 e pelo grupo 2 em 08/09/2021.Os demais grupos farão a entrega apenas em 2022.

Lembrando que o grupo 1 é composto por empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.

O grupo 2 é formado por entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 até R$ 78 milhões, e que não são optantes pelo Simples Nacional.

Já o grupo 3 é formado por empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidade sem fins lucrativos.

O grupo 4, por sua vez, é constituído por órgãos públicos e organizações internacionais.

 

Confira, na imagem, o cronograma completo, incluindo obrigatoriedades já em vigência:

 

Quem precisa do eSocial?

Toda e qualquer empresa que contrate profissionais, de qualquer ramo ou segmento, deve se adequar ao eSocial. Mas lembre-se que cada empresa possui responsabilidades iguais ou distintas, isso significa que nem tudo é pra todo mundo e cada categoria possui um cronograma a ser seguido.

Isso que tem gerado inúmeras dúvidas. Por isso, reunimos aqui as mais comuns, para ajudar a esclarecer de vez essa questão.

 

Perguntas e respostas sobre o eSocial

Alguns questionamentos são bem comuns e vamos te ajudar esclarecendo alguns deles.

Separamos dúvidas recorrentes sobre o tema eSocial, que foram respondidas pelo time da Forbiz.

 

• O eSocial é obrigatório apenas para os empregadores domésticos?

Não. A partir de janeiro/2020 (de acordo com o cronograma divulgado em outubro/2018) o eSocial passou a ser obrigatório para todos os empregadores brasileiros, incluindo os empregadores domésticos — que já aderiram ao eSocial desde outubro/2015.

 

• Quais tributos e impostos são recolhidos via eSocial?

A partir do envio das informações ao eSocial, os empregadores poderão efetuar a geração dos tributos incidentes sobre a folha de pagamento por meio de duas novas ferramentas implementadas com o advento do eSocial. São elas:

• • DCTF-Web, onde poderão ser emitidas as guias para o recolhimento dos valores relativos ao INSS;
  • GRFGTS, onde poderão ser emitidas as guias para o recolhimento dos valores relativos ao FGTS dos trabalhadores.

Até que seja publicada a resolução específica, o IRRF continua sendo recolhido “à maneira antiga”, ou seja, com a emissão de DARF’s específicas para este tipo de recolhimento.

 

• O eSocial substituirá a folha de pagamento?

Não é pretensão do eSocial substituir qualquer sistema informatizado de folha de pagamento. Ao contrário, o eSocial será um repositório “central” onde todos os empregadores (por meio dos seus respectivos sistemas informatizados) poderão encaminhar as informações relativas ao fechamento da folha de pagamento e as movimentações (alterações de cargo, dados cadastrais etc.) de seus trabalhadores, mensalmente.

 

• Se o funcionário não bate o ponto, como faço/é possível cadastrar essa carga horária? 

As informações relacionadas à carga horária do trabalhador serão encaminhadas em eventos relacionados à admissão (S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador / S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início) e alterações cadastrais (S-2205 – Alterações de Dados Cadastrais do Trabalhador / S-2206 – Alterações do Contrato de Trabalho / S-2306 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual) do trabalhador.

Os códigos dos horários a serem vinculados aos trabalhadores, por sua vez, já deverão ter sido enviados previamente ao eSocial por meio do evento S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho.

 

• Sobre o cadastro dos funcionários, preciso cadastrar os que estão ativos e os que já foram demitidos da empresa?

De acordo com o Calendário de Implantação do eSocial cada grupo de empresas possui uma data específica para o início do envio das informações relativas aos Eventos Não Periódicos, etapa onde encontra-se o início da obrigatoriedade da transmissão dos dados relacionados aos colaboradores ao eSocial. A partir destas datas torna-se obrigatório o envio de todos os colaboradores ativos na organização, até aquela data.

 

Pontos de Atenção

Dois importantes pontos de atenção precisam ser considerados:

 

1. Colaboradores Ativos

No grupo de colaboradores ativos devem ser considerados, também, os colaboradores eventualmente afastados por qualquer natureza (Auxílio Doença, Acidente de Trabalho, Férias, Licença Maternidade etc.).

Neste caso, a Data de Início do Afastamento deverá constar no evento relacionado à admissão do trabalhador (S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador / S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início).

 

2. Colaboradores Desligados

Quanto aos colaboradores desligados antes da data de início da obrigatoriedade do envio dos eventos Não Periódicos (respeitando as datas estipuladas para cada grupo de empresas previsto no Cronograma de Implantação do eSocial), estes não precisarão ser enviados ao eSocial salvo:

• • Se tais colaboradores (mesmo já desligados) possuírem valores relativos a verbas rescisórias a receberem após a data de início da obrigatoriedade do envio dos eventos Não Periódicos (como Rescisões Complementares, por exemplo);
  • Se tais colaboradores forem readmitidos (em virtude de decisões judiciais, por exemplo).

Caso sejam evidenciadas quaisquer situações que se enquadrem nos cenários acima faz-se necessário o envio dos dados do colaborador desligado (mesmo que a rescisão tenha ocorrido antes da data de início da obrigatoriedade do envio dos eventos Não Periódicos ao eSocial).

 

Como implementar o eSocial na empresa?

Fundamentalmente, é importante que os empregadores compreendam que o projeto eSocial não deve ser considerado única e exclusivamente como uma atribuição do RH das suas empresas.

O sucesso para a implantação deste projeto depende do envolvimento de outras áreas dentro da organização (como medicina ocupacional, segurança do trabalho, tecnologia da informação, jurídico entre outras) em virtude da sua complexidade.

A troca de informações entre as áreas é bastante importante para que não haja o envio de informações de maneira equivocada (e/ou divergente e/ou, ainda, em atraso) ao Governo Federal.

Superado este entendimento inicial, aconselha-se que as empresas escolham da maneira mais assertiva possível o seu sistema gerador de folha de pagamento. Este deve estar completamente adequado às mudanças promovidas pelo eSocial e contemplar, com fidelidade, todos os itens constantes nos layouts divulgados pelo M.O.S – Manual de Orientação do eSocial.

Uma vez adotado um sistema de Folha de Pagamento capaz de se adequar ao eSocial, cabe aos empregadores avaliarem a capacidade e a qualificação dos profissionais e das consultorias externas contratados para prestar apoio nesse processo.

Diante das constantes mudanças promovidas pelo Governo Federal no que diz respeito à implantação do eSocial, é fundamental que os empregadores estejam em consonância com estas novas obrigações para não serem penalizados com a aplicação de multas (por atraso e/ou omissão no envio das informações ao eSocial).

Nesse contexto, o processo de capacitação interna dos profissionais de RH torna-se um fator preponderante para o sucesso da implantação do eSocial nas empresas.

As mudanças observadas com o surgimento do eSocial demandarão, invariavelmente, adequações internas: seja com eventuais parametrizações sistêmicas ou seja com a mudança cultural por parte dos demais integrantes das organizações.

Diante disso, cabe aos profissionais de RH assumirem o papel de protagonismo na implantação do eSocial dentro das organizações, uma vez que todas as informações relacionadas aos colaboradores passarão por esta área.

 

EFD-Reinf

Pode-se considerar que a EFD-Reinf é uma extensão do eSocial.

A EFD-Reinf é a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída, um módulo lançado há pouco tempo no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O objetivo da EFD-Reinf é simplificar e centralizar as informações das retenções da contribuição sem relação com o trabalho, assim como as informações sobre a receita bruta das empresas para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

Com as informações da EFD-Reinf e as informações do e-Social, o valor a recolher do INSS da empresa passará a ser calculado automaticamente pelo Fisco e disponibilizado para pagamento através da nova DCTF Web.

A EFD-Reinf contempla informações que hoje são transmitidas anualmente pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

A entrega do arquivo eletrônico acontece por meio de um programa de mensageria. Cada empresa deverá ter ou adquirir o seu de empresas especializadas, pois a Receita Federal não oferecerá nenhuma alternativa. Os dados precisarão ter certificado digital A1 ou A3 e estarem criptografados.

Dentre outros objetivos do projeto, também está prevista a eliminação do GFIP, DIRF e as informações do bloco P do SPED Contribuições (desoneração da folha).

 

Como temos contribuído para que as empresas entreguem a EFD-Reinf

Diante disso, a FORBIZ Business Software vem trabalhando fortemente com diversos clientes para que estejam com o eSocial sempre atualizado.

E, para essa necessidade pontual, contamos com uma ferramenta de Análise de Impacto em relação à EFD-Reinf. Esse recurso analisa a base de dados, identificando as correções necessárias para atender as necessidades da EFD-Reinf.

Um diagnóstico identifica as inconsistências na base de dados do cliente em relação aos layouts da EFD-Reinf. A verificação contempla os campos obrigatórios e novas parametrizações exigidas pelo sistema. Como resultado da verificação, a ferramenta apontará um plano de ação para corrigir as informações da base de dados.

Isso agiliza o trabalho dos nossos clientes, evita erros manuais e garante uma entrega 100% efetiva, sem gerar autuações e multas para a empresa.

 

Escolheu mal o sistema para enviar o seu eSocial?

Não é novidade para ninguém que ainda surgem muitas dúvidas sobre o eSocial!

A Forbiz Business Software participa de diversos grupos sobre o tema e temos nos deparado com muitas dúvidas diante de tantas mudanças.

Esperamos que, com este artigo, esse tema tenha ficado mais claro para você!

Para não se bater mais, procure sempre se lembrar destas três questões principais:

 

• O que muda dentro da sua empresa?

Todo o processo realizado manualmente pela sua empresa será reformulado. Se você até então escolhia datas especificas para algumas atividades terá de se adequar às normas exigidas. O cuidado e a padronização dessas informações te ajudarão a evitar que haja pagamento de multas devido a atrasos.

 

• O que muda para os colaboradores?

Uma fiscalização mais intensa será o ponto-chave. Isso quer dizer que qualquer prática que possa lesionar os direitos dos colaboradores será identificada com mais facilidade, aumentando as chances da sua empresa ser penalizada.

 

• Como a Forbiz pode te ajudar?

Contamos com uma solução que possibilita a migração dos eventos já enviados ao ambiente do eSocial por outros sistemas (veja mais detalhes no item “O que é Portabilidade eSocial).

 

Isso significa que nem tudo está perdido! É prático e seguro! Todas as informações enviadas estarão disponíveis em nossa base de dados, assim como seus respectivos recibos, possibilitando a continuidade de envios com tranquilidade e segurança pelo Sistema Gestão de Pessoas Senior.

Neste processo de migração, teremos como base as informações contidas nos arquivos de envio e retorno, ou seja, os XMLs originais enviados.

 

O que é Portabilidade eSocial?

Chamamos no dia a dia de ‘Migração eSocial’, e tem o objetivo de trazer para dentro do sistema da Senior todo o histórico de XMLs enviados anteriormente por qualquer outro player de mercado.

Isso significa ter integridade e confiabilidade nas informações migradas e ter, a partir da Senior, a continuidade dos envios das obrigações ao eSocial.

A Senior desenvolveu uma rotina própria para essa migração, e é isso que garante que as informações enviadas anteriormente estarão integras dentro da Senior.

Mas não é visível na rotina de uma forma aberta, como se fosse uma rotina comum. Por ser uma rotina especial, necessita de alguns pré-requisitos que devem ser seguidos:

 

Pré-requisitos para a rotina da Migração

Como pré-requisitos importantes e necessários estão:

• Ter as parametrizações de eSocial realizadas dentro do sistema;
• Cadastros de Filiais, Empregador eSocial e Estabelecimento eSocial em conformidade;
• Parametrização das Rubricas eSocial dos Eventos;
• Ainda é importante que as informações migradas do sistema legado estejam validadas e consistentes;
• Bem como conhecer toda a estrutura de tabelas e processos utilizados para o eSocial na Senior;
• Ter uma base temporária instalada denominada MongoDb.

 

Mas isso não é suficiente para obter o acesso à rotina da Migração. O mais importante é ter conhecimento na Rotina da Migração, que é controlada diretamente pela Senior, tendo sua disponibilidade somente com aval da Senior.

Sem atender a esses requisitos, não é possível iniciar a atividade da Migração eSocial.

 

Como a Migração eSocial é dividida

Com todos os pré-requisitos atendidos, podemos iniciar a atividade que ainda se divide em:

• Carregar os arquivos XML recebidos pelo cliente (leia-se recebidos aqueles leiautes enviados com sucesso e com seu devido número de recibo retornado do eSocial);
• Relacionar as informações lidas (os arquivos XMLs) com as informações das tabelas do Administração de Pessoal.
• Salvar as informações relacionadas e validadas no Administração de Pessoal.

 

Com as informações recebidas e íntegras do sistema legado e XMLs, a continuidade das obrigações conforme MOS (Manual de Orientação do eSocial) seguirão com sucesso a partir do sistema Senior.

 

Otimize o trabalho do seu time de RH

É importante mencionar que, mesmo com a simplificação do sistema, você ainda precisará de colaboradores que façam o envio.

Uma ótima alternativa para reduzir o tempo e o esforço que o seu time dedica para essa tarefa é a contratação de softwares especializados em automatizar o processamento da folha de pagamento.

A solução da Forbiz, por exemplo, gerencia o envio de todos os eventos ao eSocial, garantindo conformidade com a legislação e otimizando a rotina dos profissionais!

 

Suporte especializado

A Forbiz Business Software possui uma equipe altamente capacitada para auxiliar sua empresa em todas as dúvidas que possam surgir sobre o eSocial. Atualmente, temos como destaque a satisfação que os nossos clientes têm com o suporte que recebem!

Se você ainda possui alguma dificuldade ou tem alguma dúvida para entender como esse processo obrigatório deve ser realizado dentro da sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais!

 

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Telefone: (41) 4042-1026
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