Ferramentas indispensáveis para gestores de RH

Gestores de RH precisam cuidar do que podemos considerar como a principal vantagem competitiva de uma organização: seus colaboradores.

Mais do que nunca, a gestão de talentos tem destaque especial dentro do mundo dos negócios, pois já é mais do que provado que “uma empresa se torna as pessoas que contrata, não o plano que faz”, de acordo com o empreendedor e programador Sam Altman.

Para gerir os talentos com efetividade e alinhar seus esforços aos resultados esperados, o RH deve se tornar estratégico.

Porém, muitos RHs ainda não conseguem ser estratégicos porque estão presos a políticas e processos que poderiam ser facilmente automatizados – e é aí que entram as ferramentas de RH.

Essas ferramentas permitem a otimização e a automatização dessas rotinas operacionais e deixam o RH livre para fazer o trabalho realmente importante: cuidar das pessoas.

Por que você deve implementar um sistema de gestão de RH no seu negócio?

Antes de falarmos sobre as ferramentas propriamente ditas, vamos entender mais sobre a importância das ferramentas digitais, seja no trabalho de um gestor de RH ou no trabalho de qualquer outra pessoa.

Sabemos que o ser humano cria constantemente métodos que facilitam e agilizam a vida, pois assim ganhamos tempo e evitamos dores de cabeça desnecessárias.

Então, no mundo corporativo não seria diferente. Criamos e desenvolvemos ferramentas que visam otimizar processos e torná-los mais ágeis e eficazes, com a ajuda principalmente de algo que mudou o mundo: a tecnologia.

Assim, deixamos de lado trabalhos manuais e repetitivos, ou melhor, terceirizamos essas atividades maçantes para as “máquinas”, por meio de sistemas operacionais e plataformas virtuais.

Todo o tempo que seria necessário para a execução de tais trabalhos pode, dessa forma, ser melhor aproveitado com atividades mais estratégicas e significativas para a organização e os resultados estipulados.

A área de recursos humanos possui uma série de rotinas que cabem perfeitamente nesse exemplo!

São várias as atividades burocráticas, repetitivas e operacionais que são fundamentais, mas que se forem feitas manualmente vão esgotar o tempo e a disposição dos profissionais para trabalhos mais estratégicos e que efetivamente façam a diferença no dia a dia dos colaboradores e da empresa.

Levando tudo isso em consideração, podemos finalmente dar início a nossa lista de ferramentas para gestores de RH que, com certeza, vai facilitar de forma significativa a sua vida.

1. Ferramentas para recrutamento e seleção

Atrair e escolher as pessoas certas, bem como colocá-las nos lugares certos são tarefas importantíssimas do RH, já que são determinantes para a fluidez dos trabalhos e, consequentemente, para o alcance de resultados e para o sucesso organizacional.

É por isso que gestores de RH precisam contar com as ferramentas certas no momento de recrutar e selecionar. Afinal, uma nova contratação é uma decisão que causará muitos impactos no dia a dia da empesa, então não pode ser feita com base em “achismos” ou subjetividade.

Ferramentas dotadas de tecnologias, como People Analytics, Computação Cognitiva, Inteligência Artificial e Machine Learning são fundamentais para esse processo. Confira alguns exemplos:

Sistemas de Recrutamento e Seleção

Sistemas de gestão desenvolvidos especificamente para RH contam com o módulo de Recrutamento e Seleção, sendo que os mais recomendados pelo mercado contemplam, inclusive, todas as tecnologias citadas acima.

Contar com um sistema como esse ajuda a otimizar todo o processo de recrutamento e seleção, além de automatizar tarefas mais operacionais, repetitivas ou suscetíveis a erros.

Assim, os talentos são selecionados com base em métodos científicos de acordo com o perfil comportamental, fortalecendo a cultura organizacional e contribuindo para um ambiente saudável e resultados mais consistentes.

Chatbot

“Chat” em português faz referência ao “bate-papo” e “bot”, em português, significa “robô”, ou seja, como o próprio sugere, Chatbot é um tipo de programa em que é possível conversar ou tirar algumas dúvidas com um robô.

Entre as tarefas que o Chatbot faz, está a resposta automática de mensagens, algo bastante usado por empresas para enviar mensagens ou responder seus consumidores.

Mas, além dessa funcionalidade, o Chatbot também pode ser utilizado para manter os candidatos comprometidos e informados sobre o andamento de todo o processo de seleção.

Assim, é possível agendar e confirmar entrevistas, enviar mensagens prontas para responder eventuais dúvidas, entre outras utilidades.

O Chatbot é, portanto, uma forma de economizar tempo e proporcionar uma experiência mais agradável e inovadora para o candidato que está passando pelo processo seletivo.

Gamificação

Essa ferramenta contribui para a criação e estreitamento de laços com os talentos, aumentando a conexão e o comprometimento com o processo e com a empresa.

Além disso, ela ajuda a identificar de forma rápida e, principalmente, lúdica, candidatos com habilidades que podem ser fundamentais para determinados cargos, tornando a seleção mais ágil, efetiva e, até mesmo, divertida.

2. Ferramentas para armazenamento de dados em nuvens

Foi-se o tempo em que informações importantes para a empresa ficavam dentro da empresa!

Com a evolução tecnológica, surgiu o armazenamento em nuvem, permitindo que os arquivos fiquem armazenados fora da máquina da empresa, por meio da internet.

Além dos arquivos ficarem mais seguros, o armazenamento em nuvem também permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar, facilitando, por exemplo, o trabalho em home office e o alinhamento entre equipes que trabalham em diferentes filiais.

Entre os principais servidores de armazenamento em nuvem estão:

Google Drive

O Google Drive facilita muito o dia a dia de um profissional de RH porque, por meio dele, é possível ter acesso a uma grande fonte de armazenamento de dados em nuvem, incluindo, até mesmo, a sincronização de arquivos.

É fácil de usar e possibilita a edição de documentos, o compartilhamento dos mesmos com sugestões de alteração e conversas pelo chat.

OneDrive

O One Drive segue a mesma linha do Google Drive, mas sob o domínio da Microsoft, que não ficou para trás no quesito de inovação tecnológica.

Aqui é possível deixar seus arquivos públicos, sendo que qualquer usuário que pesquisar poderá visualizar, ou deixá-los com acesso restrito, disponíveis apenas para quem você desejar.

Dropbox

O Dropbox também oferece para o usuário um armazenamento em formato de nuvem, além de segurança de arquivos e documentos importantes.

Também é possível compartilhar de forma pública ou com acesso privado, conforme a sua necessidade.

Os três serviços são bastante semelhantes, então basta escolher qual interface você considera mais agradável ou qual é a plataforma mais usada no seu meio de trabalho.

De qualquer forma, esse processo vai melhorar significativamente a sua vida profissional.

3. Ferramentas de gestão de RH para organização e lembretes

“Sua mente foi feita para ter ideias, e não para guardá-las.” Essa frase de David Allen, criador do famoso método GTD (Getting Things Done) reflete bem a importância de contarmos com ferramentas que nos auxiliem a organizar nossos afazeres e a lembrar de prazos e compromissos.

Não tem por que sobrecarregar a mente com informações que podem ser facilmente armazenadas em um papel ou, melhor dizendo, em uma ferramenta.

Para deixar a mente livre para criar, pensar e ter novas ideias, você pode usar uma das ferramentas abaixo:

Trello

O Trello é bastante conhecido por ser uma plataforma muito eficiente para o gerenciamento de informações e lembretes. Ele é utilizado por profissionais de diversos setores, inclusive por gestores de RH.

Essa ferramenta permite a criação de projetos e a divisão por etapas, além de facilitar a organização com o auxílio de etiquetas e possibilitar que outras pessoas sejam convidadas para participar.

Asana

A Asana é uma plataforma prática e rápida de se usar.

Ela divide o seu projeto em etapas e atividades, que você pode gerenciar e modificar quando e como quiser.

São muitas possibilidades oferecidas pela plataforma, que conta com um sistema de gestão extremamente eficiente.

4. Ferramenta completa para RH

Ferramenta Completa para RH

A evolução da tecnologia possibilitou o surgimento de uma ferramenta completa para RH. Trata-se de um sistema que integra todas as necessidades e áreas de atuação do setor, tornando o trabalho desses profissionais muito mais ágil e efetivo.

Essa ferramenta engloba toda a jornada do colaborador na organização, desde o recrutamento e seleção, como vimos anteriormente, até todo o processo de desenvolvimento, incluindo gestão de desempenho e o plano de carreira e sucessão.

Além disso, é possível automatizar a tarefa mais burocrática e complexa do RH, que é o processamento da folha de pagamento, bem como o controle da jornada de trabalho.

Com a automatização dessas rotinas, e ainda com o auxílio da ferramenta, os profissionais de RH podem desenvolver estratégias para melhorar continuamente o clima organizacional e a comunicação empresarial, criando um ambiente saudável, aberto a mudanças e orientado a resultados.

Podemos concluir, então, que uma ferramenta como essa é a maior aliada que o RH pode ter para se tornar verdadeiramente estratégico, alavancando a produtividade do setor e da organização como um todo.

Essa ferramenta tão completa é chamada de HCM (Human Capital Management). O HCM da Senior, nosso maior parceiro de negócios, é líder de mercado e recomendado por 8 em cada 10 profissionais de RH.