Kanban: benefícios e como implementar em seu negócio

Kanban é uma metodologia que dá visibilidade a todo fluxo de trabalho. Com a ajuda de cartões, é possível dividir o trabalho por segmentos ou etapas.

Assim, fica muito fácil identificar, por exemplo, quais tarefas precisam ser realizadas, quais estão em andamento e quais já foram finalizadas.

Dessa forma, a produtividade é aumentada e há mais agilidade nas entregas, além dos custos serem reduzidos, principalmente os relacionados ao estoque.

Isso porque o Kanban contribui para a produção puxada, que é a produção que acontece a partir da demanda, ou seja, “puxada” pela demanda.

Justamente por esse motivo, podemos considerar que o Kanban é um excelente aliado de outro conceito muito importante: o Just in Time (JIT).

Just in Time, expressão que pode ser traduzida para o português como “na hora certa”, é uma técnica de produção que se propõe a cumprir o que o próprio nome sugere: tudo deve ser feito no momento certo.

Ou seja, cada etapa do processo produtivo é realizada na hora certa e com a quantidade certa para se passar para a próxima fase, reduzindo a necessidade de estoques e minimizando desperdícios.

Dessa forma, o que “puxa” a cadeia produtiva é o cliente, pois a produção é feita sob demanda. É como se tudo o que fosse produzido já tivesse seu destino final, e a produção acontecesse com o máximo de qualidade possível e dentro do prazo estipulado.

Assim evitam-se custos com estocagem, armazenamento, desperdício de materiais e mercadorias paradas, entre outros.

Como o Kanban sinaliza em qual etapa a produção está e indica quando uma nova fase pode ser iniciada, ele faz com que a empresa tenha mais controle sobre a produção e consuma apenas os recursos necessários, ganhando, então, mais facilidade para alcançar o Just in Time.

Mas afinal, o que é Kanban?

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O que é Kanban?

Depois de entendermos o Just in Time, está na hora de entendermos de fato o que é Kanban e como ele funciona.

Criado no Japão pelo engenheiro Taiichi Ohno, o Kanban tinha o objetivo de contribuir para o reerguimento da Toyota no pós-guerra.

Naquela época, tratava-se de uma forma de sinalizar – por meio de um cartão – que um processo produtivo havia sido finalizado e, assim, outras novas produções poderiam ser iniciadas.

Mais recentemente, já nos anos 2000, o Kanban tomou a forma como o conhecemos hoje, graças a adaptações feitas pelo especialista em metodologias ágeis David J. Anderson, publicadas no livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia.

Apesar do método ter se popularizado especialmente entre desenvolvedores de software, a verdade é que ele é extremamente eficaz para qualquer segmento de atuação, como indústrias, vendas, marketing, recrutamento e, até mesmo, para projetos pessoais.

Basicamente, trata-se de uma ferramenta que consiste em conduzir tarefas a partir de um quadro visual por meio de cartões que simbolizam as atividades a serem realizadas.

Essas atividades (ou cartões) são distribuídas em um fluxo predefinido de etapas, de forma que, à medida que a produção se desenvolve, esses cartões passam para outros estágios, até sua etapa final (entrega do produto ou serviço).

De forma geral, toda vez que um novo trabalho é solicitado, um novo cartão é adicionado a esse quadro. Além disso, esses cartões podem ter cores diferentes que sinalizem seu estágio de produção.

Pode-se dizer que o Kanban é uma ferramenta valiosíssima para qualquer equipe, pois permite a visualização fácil e rápida de atividades, prazos, gargalos e informações essenciais do processo de produção.

Limitação de atividades “em andamento”

O Kanban é, portanto, um sistema visual para controle de tarefas e fluxos de produção por meio de colunas e cartões. Esses cartões possuem descrições essenciais sobre a tarefa e navegam pelos estágios de produção, até sua etapa final.

Importante ressaltar, também, que o Kanban ajuda a limitar as atividades em andamento. Aliás, esse é um dos maiores benefícios que ele traz, pois permite que a equipe foque em menos atividades de uma só vez e, assim, a quantidade de trabalhos “quase feitos” se torna menor, enquanto os “concluídos” aumentam.

Além disso, o time consegue identificar quais atividades precisam de colaboração para serem concluídas a tempo, bem como visualizar com mais facilidade onde estão e quais são os principais gargalos.

Isso é sintetizado por David J. Anderson, quando diz que o Kanban tem 5 componentes essenciais:

Sinais visuais (como cartões)
Colunas
Limite de trabalho em andamento
Comprometimento
Prazo de Entrega

Por que implementar o Kanban na sua empresa?

O Kanban é um grande aliado da otimização do tempo – e seu tempo é precioso, nós sabemos. Mas, além disso, ele pode trazer inúmeras outras vantagens para a organização. Confira abaixo as principais!

Visualização de tarefas

Um sistema Kanban é ideal para que sua equipe consiga visualizar rapidamente tudo o que acontece naquele momento no fluxo de produção da empresa.

Dessa forma, todos os colaboradores sabem o que precisa ser feito, quanto e quando, evitando equívocos, retrabalhos e atrasos.

Tudo a partir de um sistema totalmente visual que fornece um mapa de valor para a empresa. Além disso, sabe-se que muitas pessoas têm mais facilidade para entender quando são expostas a elementos visuais. Assim, o Kanban se torna um grande facilitador do entendimento do fluxo de trabalho.

Controle de trabalho eficiente

Após definir o que cada profissional precisa realizar, as próximas etapas serão cada vez mais eficientes.

Isso é possível com a ajuda de um Kanban bem elaborado, capaz de fornecer informações em tempo real sobre cada etapa do processo.

Uma vez que isso acontece, a equipe responsável pela produção do trabalho irá precisar de menos tempo e esforço para realização das demandas, além de eliminar gargalos e aumentar o nível de desempenho e de qualidade das entregas.

Redução de custos

Como o fluxo de trabalho é bem estruturado, como há limitação do trabalho em andamento e como a produção é “puxada” pela demanda, a empresa tem uma evidente redução de custos, sejam eles operacionais, de fabricação ou de estoque.

Comunicação

Outro aspecto importante do Kanban é o senso de colaboração que ele promove na equipe, criando um ambiente de transparência e uma comunicação mais clara e assertiva.

Essa melhoria na comunicação faz com que as pessoas se sintam livres para trocar feedbacks e ideias, o que contribui para o desenvolvimento da autonomia da equipe e para a melhoria contínua.

Satisfação dos clientes

Quando você otimiza os processos da sua empresa, o caminho que cada tarefa deve seguir até completar todas as etapas e ser finalizada é mais ágil e fluído. Ou seja, as atividades passam entre cada estágio/coluna com mais facilidade.

Dessa forma, você consegue agilizar a entrega dos trabalhos e gerar satisfação aos clientes que prezam por um serviço rápido e de qualidade.

Auto-organização

Como você já sabe, o Kanban se trata de um conceito que preza pela transparência, ou seja, cada colaborador sabe exatamente quais são suas tarefas e as funções que lhe foram destinadas.

Portanto, a auto-organização se torna um dos pilares para a equipe de trabalho, que passa a conseguir focar em metas mais objetivas e a priorizar demandas com mais clareza e estratégia.

Isso acontece por conta do dinamismo que o Kanban oferece, visto que é possível mover e adicionar cartões para qualquer parte do quadro, com base em seus níveis de prioridade.

Como implementar o Kanban na sua empresa?

Agora que você já sabe o que é, como funciona e as principais vantagens da metodologia Kanban, que tal aprender como aplicar essa ferramenta na sua empresa e aumentar ainda mais a produtividade? Para isso, você pode seguir alguns passos que preparamos para você!

Direcione sua equipe

É verdade que o método Kanban é ótimo para sua empresa devido à sua eficiência e agilidade em resolver processos. Entretanto, implementar esse sistema sem informar e capacitar sua equipe pode não trazer o resultado esperado.

Para solucionar esse problema, você pode investir em treinamentos presenciais ou remotos que apresentem os fundamentos do método, suas vantagens, exemplos de sucesso, etc.

Mapeie e esquematize as etapas de trabalho

Como você sabe, o Kanban contribui para a gestão visual do fluxo de trabalho, expondo todas as etapas pelas quais a tarefa precisa passar e indicando em qual momento o processo está em tempo real.

Nesse sentido, cada coluna pode representar uma etapa. As mais comuns são: to do, doing e done, ou seja: a fazer, em andamento e feito. Porém, é importante ressaltar que as colunas podem ser modificadas de acordo com a sua realidade.

Podem, ainda, ser acrescentadas outras colunas a essas principais. Por exemplo, não é raro encontrarmos uma coluna de revisão, que remete a produção a uma aprovação interna antes de ser entregue ao cliente.

Por isso, antes de esquematizar as colunas, é importante mapear todo o processo e definir quais são as etapas que mais fazem sentido para a sua organização.

Aqui, vamos nos ater às 3 colunas principais e explicar um pouco melhor cada uma delas:

To do (a fazer): Nesta coluna ficam as tarefas prontas para serem executadas. Elas podem ser organizadas conforme suas prioridades (por exemplo, as que devem ser priorizadas ficam posicionadas acima das demais). Nesta etapa, devem ser definidos os “donos” das tarefas e os prazos para execução.
Doing (em andamento): Assim que a equipe começa a trabalhar em uma das tarefas “a fazer”, o cartão é movido daquela coluna para esta. Aqui, todos os colaboradores devem ter conhecimentos das responsabilidades uns dos outros para que a tarefa seja concluída a tempo. É importante lembrar que é preciso limitar a quantidade de tarefas nesta etapa, para garantir que fluxo de trabalho seja ágil e fluído e para que não ocorram atrasos nas entregas.
Done (feito): Quando o catão está nesta coluna significa que a tarefa passou por todas as etapas necessárias e foi concluída com sucesso!

Defina responsabilidades

Defina as responsabilidades que cada funcionário terá dentro do quadro de tarefas, isto é, quem fica a cargo do que e quando.

É fundamental que todas as pessoas tenham noção de suas responsabilidades, a fim de elevar a equipe a um padrão de alta performance.

Estabeleça os níveis de prioridade

As tarefas a serem entregues com urgência devem se situar na parte superior do quadro, de modo que as colunas sejam estruturadas com base na ordem de priorização.

Outra técnica interessante que também pode ser colocada em prática é a utilização de cartões com cores que reflitam o nível de prioridade; por exemplo, a cor vermelha pode indicar urgência na entrega, a cor verde pode sinalizar um prazo maior para conclusão, e assim por diante.

Os níveis de prioridade podem mudar à medida que novas necessidades vão surgindo. Dessa forma, é necessário incluir novos cartões ou categorias que ajudem no controle das tarefas.

Ao estabelecer prioridades no Kanban, você evitará os seguintes problemas: entregas em atraso, não cumprimentos de metas, clientes insatisfeitos, e muito mais.

Meça desempenhos e resultados

Medir o desempenho e os resultados conquistados pela produção fornecerá insights e análises que ajudarão a descobrir gargalos e bloqueios do sistema.

Preze pela melhoria contínua

A melhoria contínua deve ser uma busca incansável de toda a equipe, tanto em aspectos relacionados ao próprio Kanban, quanto – e talvez principalmente – ao fluxo de trabalho e qualidade de entrega.

Com a fácil visualização do quadro geral proporcionada pelo Kanban, possíveis gargalos e problemas tornam-se mais visíveis, facilitando seu tratamento.

Além disso, como há limitação das tarefas em andamento, o foco da equipe é direcionado para a melhoria do que está sendo realizado naquele momento.

Para a sua empresa, você quer alto desempenho, certo?

Nós presumimos que sim, pois acreditamos que é por isso que você leu este artigo até o final.

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