Onboarding é o processo de acolhimento e integração do novo colaborador, com o objetivo de familiarizá-lo e conectá-lo à cultura, valores, políticas e modo de operar da organização, além, é claro, de apresentá-lo a todos os detalhes referentes à sua nova função.

Além desse processo ser fundamental para que o colaborador se adapte à nova empresa e conquiste ótima performance e resultados, a falta ou ineficiência dele aumenta o risco da empresa perder os novos talentos nos primeiros seis meses.

Ou seja, os profissionais recém-contratados podem acabar abandonando seus empregos justamente por se sentirem desconectados, desorientados e desambientados àquela realidade.

Em que consiste um processo de Onboarding bem estruturado e como implementá-lo? Descubra continuando a leitura deste texto que preparamos para você!

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O que é Onboarding?

Onboarding é o processo de acolhimento do novo colaborador, visando facilitar sua adaptação e integração na empresa em relação aos mais variados aspectos, indo desde o convívio com gestores e colegas, até os valores organizacionais e as especificidades da função.

A tradução da palavra Onboarding sugere algo como “a bordo”. E a ideia é justamente essa: é cuidar com carinho dos profissionais que estão “subindo a bordo” da empresa, para envolvê-los com a história e cultura organizacional, para encantá-los com o modo de funcionamento, para fazer com que se sintam parte importante do todo e para, enfim, conquistar seus corações e mentes.

Os primeiros dias de um novo funcionário são considerados cruciais pelos especialistas em RH e estabelecem a base para o bom andamento do trabalho, por isso a importância extrema de saber o que é Onboarding e como implementar.

O processo de Onboarding começa logo após a contratação e é considerado concluído apenas quando o novo colaborador estiver totalmente integrado à estrutura da empresa. A integração eficaz envolve três aspectos fundamentais: a empresa, as pessoas e a tecnologia.

Vale ressaltar, ainda, que não apenas o RH e o novo colaborador estarão envolvidos no Onboarding, mas também colegas e gestores.

Com o objetivo de facilitar a ambientação e reter os novos talentos, além de aproveitar a motivação com que iniciam o trabalho para impulsionar a produtividade, na fase de Onboarding a empresa apresenta o novo funcionário ao seu departamento, aos processos de trabalho e ferramentas disponíveis. Ou seja, o processo é conduzido de maneira personalizada.

O que é Onboarding e como implementar?

Por que o Onboarding é importante?

Não é novidade para nenhuma empresa a necessidade de atrair e reter talentos, afinal, eles são determinantes para os resultados conquistados.

Isso por si só já é um grande motivo pelo qual o Onboarding é tão importante. Quando os talentos entram em uma empresa que não tem um processo de integração estruturado, eles podem concluir que a administração é precária e que ter aceitado a oportunidade de emprego foi um erro.

Além disso, alega-se que os profissionais precisam de cerca de três meses de “ambientação” para poderem se sentir confortáveis e mostrar seu valor para a empresa.

Quando o Onboarding não acontece ou acontece de maneira falha, esse tempo pode ser muito superior a 90 dias ou pode simplesmente não chegar. Ou seja, o talento contratado não sente liberdade para explorar seu potencial, não se sente parte do time, não tem as orientações adequadas.

Como ele é um talento, não vai ficar preso em uma organização na qual não pode dar o melhor de si e evoluir. Ele vai procurar novas oportunidades. E quem é do RH sabe o quanto esse tipo de situação é comum – e prejudicial, pois todo o processo de recrutamento e seleção precisará ser reiniciado.

Por outro lado, empresas que têm o Onboarding bem estruturado e proporcionam aos seus talentos uma ótima integração possuem alta probabilidade de manter tais profissionais em seu quadro de colaboradores por mais tempo.

De acordo com um artigo publicado pela Society for Human Resource Management (SHRM), 69% dos profissionais que experimentam uma boa integração tendem a permanecer na empresa por, ao menos, três anos.

Mas os benefícios não param na retenção de talentos e redução de turnover. A produtividade é fortemente impactada. Ainda segundo a SHRM, os novos contratados têm uma produtividade 50% maior em empresas que possuem Onboarding.

Não podemos deixar de mencionar também o quanto o Onboarding contribui para o alinhamento entre o profissional e a cultura organizacional, aumentando, inclusive, o engajamento dos colaboradores.

Como implementar o Onboarding: passos essenciais

Em linhas gerais, podemos considerar que processos de Onboarding bem-sucedidos abordam pontos em comum, como:

Explicar a dinâmica interna da empresa;

Comunicar a cultura corporativa;
Exemplificar claramente os objetivos de cada função e suas responsabilidades;
Facilitar o relacionamento entre o novo funcionário, a equipe e a empresa de forma geral.

Tais processos apresentam também alguns passos essenciais, conforme segue abaixo:

1º passo sobre o que é Onboarding e como implementar: preparação

A preparação do processo de Onboarding envolve duas vertentes principais:

Determine qual é a primeira impressão que você deseja dar aos novos contratados e trabalhe para torná-la real. Defina também a periodicidade das sessões de feedback, os gestores que serão envolvidos e, é claro, quais serão as principais responsabilidades e objetivos dos novos colaboradores. Compartilhe todos os acessos, ferramentas e tecnologias que serão necessários para a execução das suas atividades o mais brevemente possível.
Um bom processo de Onboarding deve levar em consideração os 4C´s definidos por Talya Bauer, autora do artigo Onboarding New Employees: Maximizing Success. São eles:

- Conformidade: aqui, o RH compartilha com os novos colaboradores questões sobre políticas internas, normas, regras, processos e procedimentos da empresa;
- Clarificação: nessa etapa, o RH esclarece todos os detalhes relacionados à nova função do profissional, como responsabilidades, ferramentas, hierarquia, etc. Aqui também é muito importante que ocorra um alinhamento de expectativas;
- Cultura: este é o momento do novo colaborador entender e se conectar à cultura organizacional, aprofundando-se em sua missão, visão e valores;
- Conexão: o último C diz respeito a um papel fundamental do RH estratégico nesse processo de integração, que é justamente facilitar as conexões pessoais entre os funcionários e criar canais de comunicação.

2º passo sobre o que é Onboarding e como implementar: informações e procedimentos essenciais

Antes mesmo do primeiro dia de trabalho, a empresa tem a oportunidade de fornecer ao futuro colega informações relevantes que podem ajudá-lo a se integrar mais rapidamente.

Também é aconselhável compartilhar instruções gerais com antecedência, por exemplo: o código de vestimenta, a data do primeiro dia de trabalho, com quem passará seu primeiro dia, etc.

Como exemplos de informações e procedimentos essenciais que devem ser considerados, temos:

Configuração da estação de trabalho, do computador, dados de acesso, licenças, ferramentas, etc. (se houverem);
Chaves de acesso ao escritório e crachá do novo colaborador;
Para que a integração com a equipe de trabalho seja mais descontraída, uma sugestão é organizar um almoço coletivo no primeiro dia, que deve ser planejado com antecedência;
É muito interessante que o profissional sinta carinho e acolhimento em sua chegada, então muitas empresas investem em lembrancinhas, presentes, bilhetes, bexigas, decoração especial… enfim, várias maneiras de desejar boas-vindas;
O mentor do novo talento deve ser informado sobre suas responsabilidades com antecedência;
A equipe deve ser informada sobre a função do novo funcionário;
O treinamento introdutório deve ser planejado e preparado a tempo;
O novo funcionário deve encontrar convites para todas as reuniões pré-agendadas já no primeiro dia.

3º passo sobre o que é Onboarding e como implementar: considerações sobre primeiro dia, mês e ano

Os primeiros dias do Onboarding são os mais críticos, pois, se a primeira impressão é a que fica, é justamente esse período que a empresa tem para encantar e envolver o novo colaborador, além, é claro, de facilitar seu senso de pertencimento.

Porém, apesar da criticidade ser maior logo no início, o Onboarding é um processo de médio a longo prazo, sendo que só será finalizado quando o colaborador estiver totalmente integrado à sua nova equipe e função.

Por isso, fazem-se necessárias algumas considerações especiais a respeito do primeiro dia, primeiro mês, e por que não, primeiro ano.

· No primeiro dia

Normalmente, o primeiro dia inclui uma chegada acolhedora, com a estação de trabalho preparada carinhosamente para receber o novo colaborador.

Tem-se também uma visita guiada pelo escritório, explicando um pouco sobre cada setor e uma breve apresentação aos colegas, buscando assim dar ao novo colaborador a certeza de que pode falar com qualquer pessoa desde o início.

Importante ressaltar que apresentações descontraídas no intervalo para o cafezinho costumam ser bem efetivas.

O novo talento deve receber o apoio/mentoria de um colega, para o qual deve se sentir à vontade para fazer qualquer tipo de questionamento, inclusive os que poderia sentir vergonha de fazer para o gestor, por exemplo.

O primeiro dia deve transmitir seriedade, é claro, mas com um ar de leveza e descontração.

· No primeiro mês

Principalmente nas primeiras semanas é importante se familiarizar com os novos colegas, com as novas tarefas e tecnologias, compreender plenamente a organização e os primeiros objetivos a serem atingidos.

Faz todo o sentido que o gerente ou mentor do novo funcionário compartilhe com ele metas “suaves”. Dessa forma, o novo colaborador conhece as expectativas de sua nova função e já pode contribuir para alcançá-las.

As novas contratações tendem a valorizar ciclos regulares de feedback, para que o alinhamento entre indivíduo e empresa seja cada vez mais fortalecido.

· No primeiro ano

Algumas empresas costumam encerrar seu processo de Onboarding nos primeiros 3 ou 6 meses, que é justamente o período em que os novos colaboradores decidem se vão permanecer na empresa ou não.

No entanto, nós sugerimos que você persista nesse processo por pelo menos um ano. Claro que, como mencionamos anteriormente, o período mais crítico é o inicial.

Porém, vale muito a pena manter um acompanhamento, com sessões regulares de feedback, para fazer a gestão do desempenho e mensurar a evolução do colaborador, para conhecer a percepção que ele está formando sobre a empresa, e para garantir que objetivos individuais e organizacionais continuem alinhados.

4º passo sobre o que é Onboarding e como implementar: tecnologia como aliada

Um processo de Onboarding bem-sucedido é essencial para a retenção e desempenho de novos talentos.

Para reduzir erros potenciais, para padronizar e otimizar todo o processo, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia.

Assim, cada fase do processo é digitalizada e acessível ao colaborador, facilitando ainda mais sua integração e melhorando os seus resultados.

Quando a tecnologia é utilizada como aliada para o Onboarding, todo o procedimento de admissão é desburocratizado e agilizado, a experiência do novo colaborador é amplamente aprimorada e todos os indicadores referentes ao Onboarding são eficientemente monitorados.

Com isso, a empresa tem um aperfeiçoamento cada vez maior desse processo, tem mais sucesso na retenção de talentos e conta com profissionais engajados e dispostos a fazer a diferença!

Leve tudo isso para a sua empresa! Converse agora mesmo com um dos nossos especialistas e saiba como podemos te ajudar com o seu processo de Onboarding!

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