Produtividade: um guia para alcançar objetivos

Produtividade é, basicamente, fazer mais com menos – mas sem abrir mão da qualidade!
É a busca de qualquer profissional e de qualquer empresa, pois tem impacto direto nos resultados alcançados e no nível de satisfação que se tem com o trabalho e com a vida!

Saiba tudo sobre esse tema fundamental para os negócios, continuando a leitura deste texto!

O que é produtividade

Podemos dizer que produtividade é a relação entre a quantidade/qualidade de um produto ou serviço e os insumos necessários para a sua produção/execução.

Entre os insumos, o principal a ser levado em conta é justamente o tempo. Mas, também entram nessa equação os recursos físicos, financeiros, de pessoal, entre outros.

É importante destacar que, em termos de produtividade, a qualidade é tão importante quanto a quantidade.

Se o resultado final não corresponder às expectativas do cliente, de nada adianta a quantidade de produtos produzidos ou de serviços oferecidos ser exorbitante.

Aliás, isso pode até representar algum nível de prejuízo econômico ou de imagem para a organização.

De nada adianta ter milhares de itens produzidos, se eles estiverem com defeito ou se ninguém quiser comprar.

E talvez pior ainda seja prestar vários atendimentos e causar uma impressão ruim no consumidor, ou executar várias tarefas, mas com erros ou incompletas.

Por isso, a “conta” para a produtividade deve abranger tanto a qualidade quanto a quantidade e deve também estar relacionada ao propósito da organização, por exemplo, se é prestar um atendimento mais premium, produzir produtos mais requintados, etc.

Se o resultado final for positivo, significa que o negócio é produtivo!

Por que a produtividade é importante

Não importa qual seja o contexto, a produtividade é positiva e só traz benefícios para os colaboradores e para a organização.

Conheça abaixo alguns motivos pelos quais ela é tão importante:

• Aumenta a vantagem competitiva

A produtividade ajuda a empresa a estar em dia com questões estratégicas importantes e a estar sempre antenada com o que acontece no mundo dos negócios.

Além disso, como vimos anteriormente, a produtividade ajuda a empresa a fazer mais com menos e a fazer bem feito, o que contribui para que ganhe a confiança e a fidelidade do consumidor, bem como a deixa apta para conquistar mais espaço no mercado.

• Dá mais agilidade e efetividade ao time

A produtividade ajuda as empresas a otimizarem seus processos e suas tarefas. Isso torna o dia a dia dos colaboradores mais ágil e efetivo, com a minimização de retrabalhos e gargalos nas trocas de informação.

Essas melhorias afetam diretamente os prazos, que passam a ser cumpridos com mais facilidade e leveza dentro da organização, sem colaboradores sobrecarregados ou “enfiados” em horas extras.

Aliás, quando a hora extra vira uma rotina é justamente um sinal de que a produtividade não vai muito bem na organização.

• Contribui para a redução de custos

Como a própria definição de produtividade sugere, ela está muito relacionada aos recursos necessários para a produção ou execução dos produtos ou serviços em questão.

Quando a empresa é produtiva, ela faz mais com menos, ou seja, precisa de menos investimento em mão de obra, matéria-prima, tempo, etc., para a produção/execução de um determinado produto/serviço.

Isso permite que a organização aumente a quantidade de itens ou realizações, sem abrir mão da qualidade.

• Possibilita o foco em trabalhos estratégicos e criativos

Com o cronograma em dia, as equipes dificilmente vão “viver apagando incêndios” e, por isso, passam a ter disponibilidade para pensar em novas soluções, pesquisar, testar, fazer reuniões criativas…

Enfim, a produtividade permite que o modelo de trabalho da organização seja organizado e fluído, fazendo com que seus colaboradores tenham tempo para questões estratégicas e inovadoras.

• Ajuda a atrair e reter talentos

A otimização de processos, a expansão no mercado, o cumprimento dos prazos e a abertura a trabalhos estratégicos e criativos acabam reforçando a imagem positiva da organização e contribui para que os profissionais queiram continuar por lá.

Além disso, funciona também como um chamariz de novos talentos, que preferem dar o seu melhor em uma empresa bem estruturada e composta por pessoas competentes e produtivas.

Gestão do tempo e produtividade

O tempo é o seu recurso mais escasso. Não é possível voltar atrás, não dá para recuperar, não dá para estocar. Ele é finito… e valiosíssimo!
Por isso, a gestão adequada do tempo é uma poderosa aliada para a produtividade. Entenda melhor o porquê:

• Foco no que importa

Uma boa gestão do tempo envolve um bom planejamento. Um bom planejamento envolve desenhar a estrutura do dia de acordo com seus níveis de energia e criatividade.

Ao fazer a estrutura completa de um dia de trabalho, você evita distrações potenciais e consegue focar nas suas prioridades e naquelas tarefas “obrigatórias” do dia, em vez de simplesmente reagir a tudo o que aparece.

• Redução de estresse

O estresse costuma estar associado à sensação de sobrecarga. Esta, por sua vez, pode estar intimamente relacionada à dificuldade que o profissional tem em dizer não.

Seja para fortalecer relacionamentos, para se sentir importante ou notado, ou qualquer outro motivo que leve alguém a dizer sim a tudo que lhe pedem, com o tempo isso se torna um verdadeiro tiro pé, pois é impossível dar conta de tudo.

A qualidade cai, a produtividade cai e o estresse aumenta. Por isso, para fazer um gerenciamento adequado do seu tempo, o profissional deve saber quando não há mais espaço em sua agenda – e comunicar isso.

• Qualidade de presença

A gestão eficaz do tempo ajuda você a se concentrar totalmente na tarefa que está fazendo, sem tentar realizar diversas coisas ao mesmo tempo e sem ficar se preocupando com o próximo item da lista.

Isso é especialmente importante quando as tarefas exigem alto nível de foco e criatividade, quando o cérebro precisa ficar livre para pensar apenas no que está sendo feito naquele momento.

• Melhoria em outras áreas da vida

Aprender a gerir corretamente o tempo no trabalho e, consequentemente, aumentar a produtividade pode ser um estopim para fazer o mesmo em outras áreas da vida.

Assim como você tem metas e prazos a cumprir na empresa, pode seguir a mesma linha para objetivos que deseja atingir na esfera pessoal, como ficar mais tempo com a família, fazer um curso, praticar exercícios físicos, etc.

Indicadores de produtividade

Para mensurar os esforços em relação à produtividade na sua empresa, experimente implementar e acompanhar as seguintes métricas:

• Realizações por hora

Esse indicador avalia o quanto a empresa consegue produzir/executar em uma hora. Na indústria por exemplo, esse número seria relativo à quantidade de itens produzidos. Em uma prestadora de serviços, diria respeito a quantas tarefas um colaborador consegue realizar nesse espaço de tempo.

• Pontualidade nas entregas

Se a sua equipe consegue cumprir todos os prazos estipulados, é um sinal de que a produtividade da empresa está boa. Se os prazos não estão sendo cumpridos, é preciso, primeiramente, avaliar se eles estão adequados, considerando tempo suficiente para as entregas. Se estiverem, é preciso, então, investigar o que está prejudicando a produtividade dos colaboradores.

• Lucratividade

O lucro é, basicamente, o que sobra do preço cobrado depois de subtraídos os custos e despesas necessários para a realização do trabalho. Quanto maior for a produtividade da empresa, maior será sua eficiência e redução de custos – assim, consequentemente, maior será sua lucratividade.

• Qualidade

A empresa deve ter um controle rigoroso de qualidade, justamente para evitar que na ânsia de se fazer mais, as entregas acabem saindo incompletas ou insatisfatórias. A quantidade é importante sim, mas desde que atenda aos padrões de qualidade exigidos pela organização.

Dicas para aumentar a produtividade e ganhar tempo

A produtividade tem tudo a ver com usar o tempo com sabedoria. Em vez de ficar preso a uma rotina que parece uma bola de neve, ao aumentar sua produtividade você tem mais liberdade para fazer as coisas que são realmente importantes e estratégicas.

Veja algumas dicas sobre como fazer isso:

• Automatize

Inúmeras tarefas e rotinas podem ser automatizadas. A automatização otimiza processos mais operacionais, complexos e burocráticos, tornando-os mais ágeis e efetivos. Isso reduz enormemente os erros e retrabalhos, além de contribuir para o trabalho mais estratégico da equipe, que passa a ter mais tempo para os afazeres mais importantes e impactantes.

• Delegue

Não queira fazer tudo sozinho. Você precisa confiar na qualidade do trabalho da sua equipe e delegar sempre que possível. Assim, conseguirá se liberar do que está te sobrecarregando e terá mais tempo, inclusive, para monitorar a produtividade dos seus colaboradores, além de se ocupar com questões que contribuam para o crescimento da empresa.

• Repense a necessidade das reuniões

Reuniões desnecessárias desperdiçam dois recursos valiosos das organizações: as pessoas e o tempo das pessoas. Se a reunião não se justificar, se não fizer parte de um processo criativo ou se não exigir uma resposta imediata, por exemplo, use ferramentas de comunicação empresarial, como redes socias corporativas, e-mails ou aplicativos de mensagem.

Se a reunião for justificada, fuja do “padrão pré-estabelecido” de uma hora de duração e tente fazê-la o mais breve possível.

• Simplifique e aprimore as tomadas de decisão

Pare de tratar todas as decisões como se fossem grandes decisões. Para isso, Jeff Bezos costuma dividi-las em dois tipos:

• Tipo 1: decisões que são uma via de mão única, ou seja, irreversíveis e altamente consequentes.

• Tipo 2: decisões que são uma via de mão dupla, ou seja, é possível reverter e mudar o curso.

As decisões de Tipo 1 devem ser analisadas de diversas maneiras, discutidas, debatidas, pensadas e repensadas inúmeras vezes. Essas decisões não devem ser tomadas rapidamente.

Porém, elas ocorrem com muito menos frequência do que as de Tipo 2. O grande problema, no entanto, é que as organizações usam toda essa estrutura complexa – e lenta – das tomadas de decisão Tipo 1, para tomar as decisões Tipo 2.

Quanto menos decisões forem tratadas como sendo do Tipo 1, menos tempo a empresa perderá com elas e maior será a produtividade alcançada!
Nós falamos mais sobre isso no texto “Tomada de decisão: repense, melhore e use os dados a seu favor”.

• Contribua para a produtividade dos seus colaboradores

A empresa deve estimular a produtividade individual dos seus colaboradores incentivando cuidados com a saúde física e mental, além de proporcionar condições que os permitam manter o foco, bem como alinhar seus afazeres aos seus objetivos e valores pessoais.

Tudo isso é explicado com muito mais profundidade no artigo “Aumente sua produtividade renovando (e expandindo) a sua energia”.

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