Sistema de gestão integrada: o que é e por que adotar

O sistema de gestão integrada pode ser a solução para você que busca incansavelmente por maneiras de melhorar a troca de informações entre os setores da sua empresa, otimizar os processos, elevar a produtividade organizacional e, é claro, aumentar as vendas.

Saiba exatamente o que é esse sistema, como funciona e como pode ajudar em todos esses aspectos – e muitos mais – continuando a leitura deste texto!

O que é sistema de gestão integrada?

Sistema de gestão integrada é, como o próprio nome sugere, um sistema que integra todos os aspectos da gestão de um negócio em um só lugar.

Ele faz a integração entre todos os setores de uma empresa, permitindo que informações específicas a cada um deles sejam lançadas no sistema simultaneamente, em tempo real.

Dados sobre vendas, faturamento, compras, estoque, financeiro, enfim, dados de todos os departamentos disponíveis de forma centralizada e imediata.

Com isso, a comunicação entre áreas é muito mais fluída e produtiva, as operações são organizadas, os gargalos minimizados, os processos otimizados e a tomada de decisão, além de facilitada, muito mais acertada.

Como se pode imaginar, tudo isso elimina a duplicidade de informação e a necessidade de retrabalho. Porém, aqui se faz necessário um parêntese muito importante: todos esses ganhos só são possíveis se o sistema de gestão integrada utilizado for um ERP (Enterprise Resource Planning).

Isso porque o ERP realmente integra todos os dados e setores, já que conta com um único bando de dados e uma única interface para a inclusão e visualização de informações.

Nos demais sistemas isso nem sempre é verdade, o que, obviamente, aumenta as chances de duplicidade e retrabalho.

 

Qual o objetivo do sistema de gestão integrada?

O principal objetivo do sistema de gestão integrada é a otimização dos processos. Isso é possível a partir da integração de todas as informações da organização e da ampliação da visão sistêmica que ela promove.

A rapidez no acesso e análise desses dados é fundamental nos dias de hoje, contribuindo para uma enorme vantagem competitiva.

Além disso, o sistema de gestão integrada simplifica os processos operacionais, automatiza diversas atividades rotineiras e repetitivas, e alavanca a produtividade individual – pois otimiza o trabalho de cada colaborador – e organizacional – já que tudo se reflete nos resultados conquistados.

 

Como funciona o sistema de gestão integrada?

Como dissemos, o sistema de gestão integrada integra as informações de todos os setores. Os sistemas de ponta, como os ERPs, são flexíveis e modulares. Assim, eles integram os dados compilando os módulos verticais e operacionais.

Os módulos operacionais são os que controlam atividades mais rotineiras da empresa, como, por exemplo: finanças, controladoria, compliance fiscal, suprimentos, etc.

Com isso, várias tarefas morosas, complexas e demoradas passam a ser automatizadas, deixando os colaboradores livres para focar no trabalho estratégico e criativo.

Já os módulos verticais dizem respeito ao segmento em que a empresa atua. Cada segmento de negócio tem sua própria realidade. Poder contar com um ERP que já venha preparado para essa realidade é sensacional.

Como exemplo de segmentos, podemos citar: empresas de serviços, de alimentos, de siderurgia, de insumos para saúde, de calçados e vestuário, de móveis e indústria química. Clique no link e veja em mais detalhes quais segmentos podem se beneficiar com o ERP.

 

Como implantar sistema de gestão integrada?

O primeiro passo para implantar um sistema de gestão integrada é identificar os principais gargalos que a empresa está enfrentando e definir os objetivos a serem alcançados, bem como o planejamento do que será necessário para atingi-los.

É importante frisar que a implantação deve ser feita levando em conta não apenas o momento atual da empresa, mas considerando também suas perspectivas para o futuro. Ou seja, o sistema deve acompanhar – e impulsionar – o crescimento da empresa, permitindo sua escalabilidade.

Após todos esses levantamentos, é hora de analisar as opções disponíveis no mercado e escolher o ERP ideal para o seu negócio.

Uma questão muito importante na implantação de um sistema de gestão integrada é a sua inserção e familiarização à cultura organizacional. Por isso, é necessário que os colaboradores sejam envolvidos no processo e recebam a capacitação necessária.

É fundamental que você escolha um sistema cujo fornecedor tenha um suporte da mais alta qualidade, para que sua empresa não fique na mão e para que você realmente possa contar com todos os benefícios que essa migração tem a oferecer!

Leia este texto e tire todas as suas dúvidas sobre como implantar um ERP na sua empresa.

 

Quais os benefícios de um sistema de gestão integrada?

Como foi possível perceber ao longo deste texto, são inúmeros os benefícios que um sistema de gestão integrada traz para uma organização. Porém, entre todos, destacam-se os seguintes:

• Informações centralizadas, confiáveis e de qualidade:

  Como todas as informações estão reunidas em um só lugar e como a atualização acontece em tempo real, fica mais fácil para os colaboradores terem acesso a dados confiáveis sobre a situação da empresa e, assim, realizarem seu trabalho com mais segurança e efetividade.

 

• Padronização e otimização dos processos:

  Como todas as áreas alimentam um único sistema, é possível ter uma visão global de todos os processos, contribuindo para a padronização e eliminação de gargalos. Devido a essa visão geral e à automatização de muitas tarefas, os processos são otimizados.

 

• Mais eficiência na gestão do estoque:

  Um sistema de gestão integrada permite mais controle sobre o estoque, que passa a contar com o inventário necessário, eliminando assim a perda de insumos por validade, mercadorias paradas ou a falta de produtos no fechamento da venda.

 

• Mais agilidade e efetividade na tomada de decisão:

  Como os gestores têm acesso a todas as informações importantes para o negócio, atualizadas em tempo real, eles têm total embasamento para tomar decisões de forma mais ágil e efetiva.

 

• Redução de custos:

  Os custos operacionais são reduzidos principalmente porque se reduzem os erros, retrabalhos, penalidades legais, tempo para execução de tarefas, e muito mais. Além disso, como toda a organização usa o mesmo sistema, os custos com manutenção também são reduzidos.

 

• Redução de retrabalho:

  Como falamos acima, já que todas as informações da empresa estão integradas e são atualizadas em tempo real, não existe a possibilidade de algum profissional estar trabalhando com uma informação incorreta, e os dados não precisam ser repassados manualmente, muitas vezes por meio de planilhas, de um e-mail a outro. Tudo isso torna o trabalho muito mais fluído e certeiro. Além disso, a própria automatização também contribui muito para a redução de erros e retrabalhos.

 

• Elevação da produtividade:

  Por todos os motivos elencados acima, fica fácil concluir que o sistema de gestão integrada contribui significativamente para o aumento da produtividade, pois todo o trabalho se tornará mais simples, integrado e otimizado.

 

Além de todos esses benefícios, o sistema de gestão integrada contribui de maneira especial para o aumento das vendas. Entenda como no tópico a seguir!

Como aumentar suas vendas usando o ERP

Agilidade, eficiência, adaptabilidade… praticamente palavras de ordem para se ter sucesso nos negócios hoje em dia, não é? Nos negócios e, mais especificamente, nas vendas.

É justamente por isso que o ERP é o seu grande aliado para o aumento das vendas!

Por integrar dados e otimizar processos, o ERP simplifica e agiliza muitas tarefas do time de vendas, dando aos profissionais os subsídios necessários para fazer um bom trabalho e tempo disponível para focar no que realmente importa.

Entenda como o ERP pode ajudar uma empresa a aumentar suas vendas:

 

• Acompanhamento e gestão de todo o processo

Com um ERP é possível acompanhar todo o processo de vendas, levantando a quantidade de orçamento solicitados, de pedidos realizados, e assim por diante, o que permite a identificação de oportunidades de melhoria, além de aspectos a serem evitados ou explorados na relação com o cliente.

Tudo isso permite ao gestor da equipe de vendas a possibilidade de fazer uma gestão muito mais efetiva, baseada em dados, fatos, resultados e projeções.

 

• Mensuração e análise de resultados

Para pensar em como melhorar as vendas é preciso entender a fundo o que está acontecendo. Um ERP permite que você gere vários relatórios, de acordo com a sua necessidade.

Com a ajuda desses relatórios, é possível identificar quais produtos estão saindo mais, quais são os responsáveis pela sua maior margem de lucro, bem como perceber se existe alguma tendência sutil no comportamento do consumidor.

A partir de todas essas informações, você pode construir uma estratégia muito mais efetiva para aumentar as vendas!

• Identificação praticamente instantânea de erros

A facilidade que se tem para gerar relatórios, conforme explicamos no item anterior, faz com que seja muito mais fácil e rápido identificar os erros cometidos.

Assim, é possível agir em tempo e tomar as medidas cabíveis para reverter a situação e garantir que situações parecidas não ocorram mais.

 

• Integração de dados e setores

Contar com um ERP é contar com dados integrados e reunidos em tempo real, em um só lugar. Ou seja, o ERP é o fim entre o tradicional conflito entre o setor de produção e o setor de vendas.

Além disso, ele ajuda a eliminar ruídos entre os diversos setores da organização, fazendo com que todos tenham acesso a todas as informações necessárias para a boa execução do seu trabalho.

 

• Simplificação de processos e redução do ciclo de vendas

O ERP também automatiza muitas tarefas manuais e identifica gargalos nos processos, o que torna tudo mais simplificado e otimizado.

Isso garante mais eficiência e agilidade aos processos organizacionais, o que ajuda a reduzir o tempo para a conclusão das vendas.

 

• Integração do estoque com os canais de venda

Talvez essa seja uma das principais vantagens que um ERP traz para as vendas.

Isso porque, se um consumidor compra um produto que não está mais disponível do estoque, por algum erro de comunicação ou sistema, a credibilidade e a confiança que a empresa havia conquistado perante o consumidor podem ir por água a baixo.

Não só a reputação para aquele cliente será manchada, como muitas pessoas do convívio dele também terão conhecimento sobre o que aconteceu.

Com o ERP esse problema deixa de existir, já que a empresa assume total controle sobre o estoque, e importante: integrando todos os seus canais de venda.

Ou seja, mesmo se a empresa tiver várias lojas físicas e também e-commerce, todos os pedidos efetuados serão atualizados no estoque em tempo real, evitando que qualquer venda seja realizada sem que haja produto para atender a demanda.

 

• Tomadas de decisão mais ágeis e efetivas

Muitas decisões devem ser tomadas com base em informações e projeções. De uma forma tradicional, muitas vezes a empresa precisaria de vários dias para reunir todos os dados necessários para análise.

Já com o ERP, tudo que a empresa precisa considerar para tomar decisões mais efetivas já está à disposição dos usuários, tornando o processo muito mais ágil.

O sistema consegue, inclusive, prever sazonalidade de produtos, auxiliando no planejamento futuro.

 

• Estratégia para precificação e aplicação de descontos

Tanto o estabelecimento do preço quanto a aplicação de descontos precisam ser estrategicamente pensados para realmente beneficiarem a organização.

Sabemos que é tentador oferecer preços baixos para conquistar ou agradar o cliente. Mas isso pode acabar se tornando um verdadeiro tiro no pé quando os custos, despesas ou as margens de contribuição não são cuidadosamente analisados.

Se você precisa fazer ofertas abismáticas para vencer os preços dos concorrentes, cuidado! Pode ser que o seu processo de precificação esteja falho!

O ERP automatiza o processo de precificação e descontos, tornando-o muito mais estratégico e assertivo!

Além disso, todos os vendedores passam a ter as mesmas informações e a aplicar a mesma política, garantindo que ninguém corra o risco de deixar a empresa no prejuízo.

 

• Vendedores embasados com informações de qualidade e em tempo real

É muito comum encontrarmos nas empresas vendedores desalinhados e desinformados sobre os produtos e suas atualizações, especialmente quanto precisam trabalhar em campo.

Claro que isso só prejudica a estratégia de vendas. Por isso, o ERP é tão importante!
As informações disponíveis no sistema são confiáveis e podem ser acessadas por todos os vendedores, de onde estiverem e no momento em que quiserem.

Além disso, quando alguém lança uma atualização, ela fica visível, em tempo real, para todos os usuários.

Ou seja, com o ERP a empresa ganha um total alinhamento entre os vendedores, embasando-os com informações de qualidade e constantemente atualizadas.

 

• Captação e fidelização de clientes

Os dados são grandes aliados do sucesso em vendas! Como o ERP integra e organiza os dados, é possível identificar as preferências, necessidades e interesses dos seus clientes.

Com isso, fica mais fácil criar estratégias específicas e abordagens personalizadas para fidelizá-los.

Da mesma forma, também é possível reunir mais informações sobre seu público-alvo e persona e, assim criar abordagens mais direcionadas e efetivas.

 

• Vendedores com tempo para focar no que realmente importa

Quando os vendedores precisam organizar planilhas e relatórios sobre suas vendas, acabam despendendo muito tempo e energia em algo que o ERP faz de forma automática.

Assim, em vez de se estressar com isso, a equipe de vendas fica livre para fortalecer o relacionamento com os clientes existentes e conquistar novos!

 

Está pronto para levar todos os benefícios do sistema de gestão integrada para a sua empresa?

Nós queremos ajudar a levar a gestão da sua empresa para o próximo nível, inseri-la no mundo da Indústria 4.0 e conectá-la à transformação digital!

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