Quadro de funcionários: entenda como funciona e como montar

Construir um quadro de funcionários de sucesso vai muito além de simplesmente contratar profissionais de forma aleatória e colocá-los para trabalhar. Mesmo sendo em um pequeno negócio ou até uma grande multinacional, valorizar o capital humano dentro das empresas se tornou um dos maiores diferenciais competitivos – podendo contribuir, até mesmo, para o aumento de lucratividade das organizações.

Ainda que sua empresa invista constantemente em tecnologia e também no desenvolvimento estratégico dos seus colaboradores, é importante que o setor de RH e a equipe executiva estejam atentos no devido posicionamento dos funcionários, para que os resultados esperados sejam de fato atendidos.

Na década de 1950, um estudo realizado pelo economista Theodore Schultz abriu os olhos dos gestores da época para o que hoje é conhecido como “capital humano”. O termo é utilizado para dar significado à “capacidade de conhecimentos, competências e atributos da personalidade de uma pessoa ao desempenhar um trabalho, de modo a produzir valor econômico.”

O capital humano está diretamente relacionado a uma boa construção do quadro de funcionários. Possuir um time bem organizado, estruturado e que valorize as competências de todos na empresa ajuda em diversos momentos importantes, como tomadas de decisões, remuneração estratégica, expansão do negócio, entre outros.

A seguir, neste artigo especial, entenda como fazer uma boa gestão do quadro de funcionários de uma empresa e como montar um time devidamente alinhado e produtivo para alcançar mais resultados.

O que é um quadro de funcionários?

De forma geral, um quadro de funcionários significa o número total de colaboradores que preenchem as vagas de uma empresa e que realizam distintas funções para que se alcance os resultados esperados.

Por trás do sucesso das empresas, há grandes equipes de funcionários, que são montadas estrategicamente por seus gestores. Um quadro de funcionários existe para fazer com que um empreendimento atinja resultados satisfatórios e tenha uma lucratividade de um jeito que seria literalmente impossível para uma pessoa só fazer.

Um quadro de funcionários bem-sucedido começa, antes de tudo, com a contratação dos indivíduos certos:  colaboradores engajados a se empenhar em prol de um objetivo comum, respeitando o propósito, os valores e a cultura organizacional.

Montar um quadro de funcionários eficiente é, na prática, organizar os colaboradores de uma forma coesa para que as competências individuais sejam aproveitadas da melhor maneira possível.

Quando se tem essa visão abrangente a respeito de quantos colaboradores estão alocados em cada área, quem são eles e quais são suas responsabilidades, fica mais fácil tomar decisões que envolvam, por exemplo, a necessidade de expansão ou redução do quadro de funcionários.

O que é um quadro de funcionários?

Como montar um quadro de funcionários?

Agora que você já entendeu o que é e qual a função de um quadro de funcionários dentro de uma empresa, chegou o momento de entender como se pode montá-lo.

Primeiramente, saiba que não existem regras exatas para montar um quadro de funcionários. Ele é inteiramente elaborado de acordo com o objetivo de atender às necessidades que a empresa possui naquele momento.

Ou seja, as informações que devem ir para o quadro são as informações mais pertinentes e úteis para o entendimento e visualização do contexto atual e, consequentemente, para as melhores decisões.

De forma geral, você pode começar com o nome de cada área da empresa, seguido dos cargos de cada setor, os nomes dos colaboradores contratados para essas funções, a data de contratação e, por fim, a carga horária que cada um deve cumprir.

Essas informações podem estar descritas em uma planilha editável, com acesso liberado a todos os gestores, e deve estar sempre atualizada, considerando novas contratações e demissões, ou mudanças de gestão que vierem a acontecer.

Caso você e sua equipe julguem relevante, uma boa ideia é imprimir esse quadro e deixá-lo visível em algum lugar do escrito. Você pode inovar também solicitando para que o time de marketing da empresa faça uma comunicação divertida, que faça a equipe se sentir importante dentro do negócio.

Benefícios de montar um bom quadro de funcionários

O quadro de funcionários devidamente alinhado às necessidades do negócio pode trazer muitas vantagens para o clima organizacional, comunicação, resultados e lucratividade de uma empresa. Confira alguns dos benefícios que incluem o quadro de funcionários bem estruturado.

Benefícios de montar um bom quadro de funcionários

Evidencia as necessidades de cada setor da empresa

Contar com um quadro de funcionários estruturado e eficiente fará com que qualquer tomada de decisão seja realizada de forma mais consciente e assertiva.

É comum que, com a correria do cotidiano empresarial, os líderes dos setores não tenham tempo para avaliar com destreza se há necessidade de reduzir ou contratar mais membros para suas equipes – e é exatamente nesse momento que um quadro de funcionários é utilizado.

Ao analisar o quadro de funcionários com cautela, cada gestor terá a plena noção de quais passos deve tomar para que a produtividade de cada setor não deixe a desejar.

Evita que se acumulem funções

Mesmo que a alta produtividade seja algo incentivado dentro do meio corporativo, o acúmulo de funções em funcionários acaba se tornando um problema na gestão de pessoas de uma empresa, prejudicando a qualidade da equipe como um todo.

Com a ajuda de um quadro de colaboradores bem montado, todas as funções são definidas com exatidão para cada profissional contratado, evitando que confusões aconteçam. Feito isso, fica pouco provável que tarefas e funções fiquem sob responsabilidade de uma só pessoa, deixando seu time de profissionais focado nos resultados específicos e na execução de qualidade de suas áreas.

Avalia os impactos do capital humano

Seja para aumentar o time ou para reduzi-lo, o gestor de RH e seus respectivos executivos precisam entender a real necessidade de se investir no capital humano do negócio como um todo.

Antes de tomar qualquer decisão, é importante que se analise o impacto que será acarretado com isso, para que arrependimentos não aconteçam.

Uma vez que funcionários são dispensados, pode ser difícil recontratá-los ou substituir habilidades-chave que talvez eles tivessem para determinada função.

Por outro lado, quando novas contratações acontecem, é fundamental que os impactos financeiros referentes a salários, benefícios, encargos trabalhistas, entre outros tenham sido considerados e aprovados.

Como manter um bom quadro de funcionários?

Montar um bom quadro de funcionários é o primeiro passo para se estabelecer uma cultura de alto desempenho e qualidade na sua empresa.

A seguir, confira algumas dicas de como melhor a produtividade do seu quadro de funcionários, desenvolvendo competências como liderança e trabalho em equipe.

Deixe clara a cultura da empresa desde o primeiro dia

Não é apenas sobre o plano de carreira que seus colaboradores precisam estar cientes. Todos os hábitos e valores comuns da empresa precisam estar alinhados desde o primeiro dia de trabalho.

Isso vai evitar que surpresas desagradáveis aconteçam e também é ótima oportunidade para os novos funcionários já irem se adaptando à realidade da empresa.

Respeite a individualidade de todos

Cada colaborador tem seus próprios sonhos, expectativas, habilidades e potencialidades. A empresa deve respeitar e abraçar a autenticidade de cada um.

Um quadro de funcionários se torna mais produtivo quando cada um deles sente que é parte única e importante da empresa. Faça com que eles se sintam assim, e você terá colaboradores engajados e comprometidos com sua equipe e ambiente de trabalho.

Crie laços entres seus funcionários

Incentive a conexão pessoal entre seus colaboradores. Isso aumenta a integração no trabalho e os ajuda a enxergarem uns aos outros com mais humanidade.

A empresa pode auxiliar promovendo happy hours, eventos fora do ambiente de trabalho e outras alternativas para aprimorar o relacionamento interpessoal. Dessa maneira, laços de amizade e companheirismo serão formados e você terá um time unido e que se respeita.

Trabalhe a comunicação

Pergunte se algo precisa ser melhorado, se tudo está ocorrendo como esperado, se algo está incomodando seus funcionários. Esse estilo de comunicação aberta ao diálogo facilita as relações e cria um vínculo forte entre funcionários e gestores.

Seu quadro de funcionários precisa sentir que é ouvido. O silêncio é a pior maneira de se praticar uma boa gestão.

Construa um quadro de funcionários diversificado

Diferentes idades, opiniões, origens e culturas dentro de uma empresa criam um ambiente mais plural e diversificado. Certifique-se de contratar a mais diversificada equipe e você terá sempre visões e perspectivas diferentes a respeito da sua empresa e das suas soluções.

Valorize e recompense

Todo mundo gosta de se sentir valorizado e prestigiado após realizar um bom trabalho, e no ambiente corporativo não é diferente. Uma ótima maneira de demonstrar carinho pelos seus colaboradores e fazer seu quadro de funcionários trabalhar com mais engajamento e estímulo pode acontecer por meio de bonificações, remuneração estratégica ou presentes personalizados para cada colaborador.

Montar e manter um bom quadro de funcionários é a chave para o sucesso!

A partir deste conteúdo você pôde perceber o quanto é importante montar um quadro de funcionários para auxiliar na gestão de pessoal e tomadas de decisão.

No entanto, tão importante quanto montar é manter um time engajado, satisfeito e produtivo!

Esperamos que as dicas que demos aqui ajudem você tanto a montar quanto a manter o melhor quadro de funcionários possível!

Lembre-se da importância do capital humano dentro das empresas e valorize todos que trabalham com você!