Rotinas Administrativas: O que são e qual sua importância?

Quando se fala sobre rotinas administrativas, pode até ser que venha à sua mente a ideia de tarefas monótonas e repetitivas. Porém, este artigo é um convite para fazer você repensar o assunto.

Afinal, são as rotinas administrativas que garantem o bom desempenho da empresa e a sustentabilidade dos negócios.

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas são os processos corriqueiros de uma empresa, cuja ocorrência é sistematizada e fornece apoio às atividades centrais de cada departamento, e, consequentemente, à atividade-fim da organização.

Essas rotinas são vitais para o negócio, pois viabilizam o bom andamento das atividades e da operação como um todo.

Podemos dizer que as rotinas administrativas conferem o padrão de funcionamento da empresa, já que auxiliam na organização das demandas, na previsão dos resultados e no cumprimento dos prazos.

Para que contribuam de forma efetiva para o sucesso da organização, precisam ser bem estruturadas e executadas, levando em consideração normas técnicas e boas práticas de mercado.

De forma geral, cada setor possui suas próprias rotinas administrativas, sendo que as mais comuns fazem parte das áreas de recursos humanos, comercial, operacional, administrativa e financeira.

É o caso, por exemplo, das seguintes rotinas administrativas:

• Emissão e recebimento de notas fiscais,
• Controle de contas a pagar e a receber,
• Administração da folha de pagamento e benefícios,
• Formalização da admissão de um novo colaborador, após o processo de recrutamento e seleção,
• Envio de informações ao eSocial,
• Gestão do ponto dos colaboradores,
• Gestão de entrada e saída de materiais,
• e muito mais!

Qual é a importância das rotinas administrativas em sua empresa?

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas são fundamentais para que as empresas alcancem o sucesso e se mantenham competitivas.

A falta delas, ou uma gestão ineficiente, pode trazer sérios prejuízos para a organização, chegando, até mesmo, a tornar insustentável seu funcionamento, obrigando a empresa a encerrar suas atividades.

Muitos novos negócios encerram suas operações com menos de cinco anos de existência justamente por não planejar suas rotinas administrativas, não definir as atividades básicas do dia a dia, enfim, por pecar na forma como desenham e executam a gestão empresarial.

Quais são os pilares das rotinas administrativas?

Como dissemos, as rotinas administrativas são vitais para uma empresa. Porém, algumas merecem um cuidado ainda mais especial por parte da organização, podendo ser consideradas como verdadeiros pilares. Confira quais são:

Gestão financeira

O pilar número 1 das rotinas administrativas é a gestão financeira, que administra o uso dos recursos da organização. Uma das atividades principais dessa área é a gestão do fluxo de caixa, fazendo o balanço entre todas as despesas e receitas.

Gestão de pessoas

O pilar número 2 diz respeito à gestão de pessoas e aqui estão inseridos diversos processos do RH, como contratação e demissão, pagamento de colaboradores, gestão de desempenho e gestão de carreira e sucessão, por exemplo.

Marketing

O pilar número 3 é o marketing, que busca atrair clientes atuais e potenciais, relacionando-se, então, às rotinas de comunicação, pesquisas, campanhas, entre outras.

Atendimento ao cliente

O último pilar, mas não menos importante, está relacionado à experiência do cliente, e ao atendimento a ele prestado. Aqui estão incluídos os canais pelos quais o cliente pode entrar em contato, bem como a busca pelo feedback dos mesmos.

Quais são as funções administrativas?

Confira abaixo as funções administrativas que fazem parte da empresa e são de extrema importância para seus resultados e sustentabilidade.

Planejar

É fundamental estabelecer os objetivos da empresa e as estratégias necessárias para alcança-los. Nesse planejamento é necessário levar em consideração o cenário atual da empresa, suas questões internas, bem como os aspectos externos, avaliando como o mercado está no momento e quais são as previsões e tendências para o futuro.

Liderar

Como você sabe, existem diferenças entre ser chefe e ser líder. Para ser líder você precisa, por exemplo, desenvolver empatia e inteligência emocional.

Além disso, um líder deve apoiar e desenvolver seus colaboradores, delegando tarefas que os estimulem, mas que sejam adequadas às suas habilidades.

Um líder também deve reconhecer e valorizar seus colaboradores, ressaltando a importância que eles têm para a organização e demonstrando que seus esforços estão sendo notados e reconhecidos.

Controlar

Controlar diz respeito a “ter o controle da situação”. As rotinas administrativas são fundamentais para isso, pois, por meio delas, é possível saber o que cada colaborador precisa fazer para que a empresa como um todo tenha um bom desempenho.

Isso permite que possíveis falhas e gargalos sejam identificados com antecedência, podendo ser tratados com mais facilidade e efetividade.

Para se ter controle é importante buscar meios de verificar o desempenho da empresa, analisando relatórios de produtividade, conhecendo e acompanhando a equipe, realizando reuniões periódicas para saber se algo não está saindo como o esperado, definindo quais são as prioridades naquele momento, entre outros.

Como melhorar as rotinas administrativas?

Sabendo a importância que as rotinas administrativas têm, conheça algumas formas de melhorá-las e otimizá-las, para que se tornem mais estruturadas, práticas e vantajosas.

Mapeie os processos

Você precisa saber como sua empresa funciona e todos os processos que estão envolvidos. Você pode elaborar um mapa de processos com todos os detalhes da gestão e a ordem em que são feitos. Para ficar mais fácil, pode criar diagramas que ilustrem todo o caminho percorrido, desde a entrada de uma demanda até a entrega ao cliente, o que irá auxiliar você a minimizar ou até mesmo acabar com erros corriqueiros.

Organize as tarefas

Agora que você já conhece como funcionam e quais são as rotinas administrativas, você pode otimizar o processo. Crie um fluxograma para evitar erros e otimizar as atividades que são a base da sua empresa. Dessa forma, você conseguirá identificar qualquer problema com muito mais rapidez, evitando possíveis falhas com seus clientes.

Esteja sempre atento à gestão de pessoas

As rotinas administrativas conferem um padrão de funcionamento à sua empresa, que deve ser usado como base por todos os colaboradores durante a execução de seu serviço, buscando atingir um objetivo previsto.

Os colaboradores precisam conhecer as rotinas administrativas e receber capacitações para executá-las da melhor forma possível, bem como autonomia para identificar possíveis gargalos ou oportunidades de melhoria, fomentando uma cultura de inovação.

Assim, delegar tarefas e responsabilidades aos seus colaboradores será muito melhor e mais fácil, com resultados muito satisfatórios.

Use a tecnologia a seu favor

Você já imaginou um sistema em que estarão concentradas todas as rotinas administrativas, juntas, em um só lugar? Parece maravilhoso, não é?

Um sistema de gestão integrada que reúna dados de todos os setores da sua empresa é imprescindível para otimizar o gerenciamento do seu negócio.

O controle será muito mais fácil e otimizado, além disso, você poderá acompanhar na palma da sua mão muitas questões importantes para garantir o sucesso da sua empresa.

Automatizar algumas das tarefas que são manuais também é uma chave importante para otimização do seu negócio, seus colaboradores não perderão mais tanto tempo com algumas demandas operacionais e poderão se dedicar ainda mais a atividades mais estratégicas.

A tecnologia veio para facilitar os negócios, oferecendo muitas funcionalidades que irão não só otimizar as rotinas administrativas, como potencializar os resultados de toda a empresa.

É o caso, por exemplo, do ERP, sistema de gestão que permite o controle total do negócio em um único lugar e em tempo real. Se sua empresa pensa em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos processos e garantir o acesso rápido e seguro a informações voltadas para tomada de decisão, um ERP robusto tem tudo para ajudar.

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