Despesas operacionais: como entender e controlar

Despesas operacionais se referem a todos os custos que as empresas têm para garantir seu funcionamento.

Ou seja, despesas operacionais são aquelas essenciais para assegurar a sobrevivência de um negócio, mas sem estarem diretamente relacionadas à produção de um produto ou serviço.

Conhecer essas despesas é parte fundamental de uma boa gestão financeira, pois permite um controle melhor sobre fluxo de caixa e orçamento, além de contribuir para a elaboração de estratégias que visem reduzir tais valores o máximo possível para, assim, ter resultados cada vez mais positivos.

Entretanto, cabe ressaltar que as despesas operacionais não englobam todos os custos da empresa, como custos com produção e gastos financeiros. Elas se referem apenas aos custos essenciais para que o negócio tenha capacidade de operar.

Se você quer saber mais sobre despesas operacionais e como controlá-las, continue lendo este texto que preparamos para você!

Como organizar as despesas operacionais de uma empresa?

As despesas operacionais de uma empresa costumam ser organizadas em três grandes grupos:

• Despesas comerciais;
• Despesas administrativas;
• Outras despesas.

Vamos entender mais sobre cada um desses grupos:

Despesas comerciais

O primeiro grupo diz respeito a todas as despesas relacionadas aos processos de venda e todos os materiais necessários para que tais processos aconteçam.

Assim, são considerados aqui os investimentos em marketing e propaganda, comissões dos vendedores, embalagens, brindes, fretes, transportes e viagens para visitas a clientes…

Enfim, tudo o que é necessário para realizar a venda de um produto, abrangendo tanto a tentativa quanto a concretização da mesma.

Despesas administrativas

A outra categoria de despesas operacionais é a de despesas administrativas.

Essas despesas são referentes à operação do negócio, mas sem incluir as que estão relacionadas ao processo de vendas (as quais se caracterizam como despesas comerciais, como vimos acima).

Fazem parte desse grupo, portanto, o pagamento de impostos, de água, luz, internet, materiais de escritório, folha de pagamento e benefícios, além da contratação de serviços de contabilidade, consultoria ou terceirizações, por exemplo.

Outras despesas

No grupo de outras despesas estão alocadas as despesas que não se enquadram nas categorias administrativas ou comerciais.

Geralmente, aqui estão custos específicos de uma empresa, que não são tão comuns em outros segmentos de atuação.

Como exemplo, podemos citar o investimento que algumas empresas fazem em pesquisa e desenvolvimento.

As despesas operacionais são sempre consideradas gastos fixos?

Apesar de serem recorrentes, as despesas operacionais não podem ser consideradas em sua totalidade como gastos fixos.

Isso quer dizer que alguns valores permanecerão os mesmos e deverão ser pagos mensalmente, ou seja, serão fixos, como campanhas contínuas de marketing, valores de contratos, salário dos colaboradores.

Porém, outros valores poderão variar de mês a mês ou estarem previstos para momentos específicos, como as contas de luz, água, manutenção de maquinário, entre outros exemplos.

Vale ressaltar que até os custos variáveis podem ser planejados em torno de uma média de valores. Desse modo, cabe ao gestor fazer um bom acompanhamento e controle, a fim de melhorar os resultados obtidos.

Por que entender e controlar todas as despesas de uma empresa?

Controlar com precisão todas as despesas da empresa é fundamental para uma boa gestão financeira.

Esse controle possibilita um entendimento mais exato sobre o impacto que cada despesa exerce nas margens obtidas.

Dessa forma, torna-se mais fácil planejar cortes sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, bem como definir a capacidade que a empresa possui para contrair dívidas ou realizar empréstimos.

O controle das despesas permite, ainda, uma gestão efetiva do fluxo de caixa, dando ao gestor o conhecimento da quantia necessária por mês para garantir a continuidade das operações.

Como controlar e otimizar as despesas operacionais da sua empresa?

Agora que você já sabe o que são despesas operacionais, bem como sua importância dentro de uma organização, vamos mostrar algumas boas práticas para controlá-las e otimizá-las.

Vamos lá?

1. Conheça as suas despesas operacionais

Sem conhecer quais são as despesas da sua empresa, não é possível controlá-las, correto?

Portanto, baseie-se em nossas definições sobre as despesas operacionais e os seus três grandes grupos para conseguir identificar e relacionar quais são as despesas operacionais do seu negócio.

Uma sugestão é fazer um levantamento detalhado das atividades de todas as áreas da empresa, a fim de identificar seus respectivos custos.

Além disso, você também pode analisar documentos, como notas fiscais, extratos bancários e relatórios contábeis.

Com todos esses dados em mãos, some os valores e conheça a totalidade das despesas operacionais mensais.

2. Separe as despesas fixas das variáveis

Como você sabe, algumas despesas operacionais podem apresentar oscilação de valor de um mês para outro.

Porém, para a otimização ser efetiva, é importante saber quais valores são fixos e quais são variáveis, a fim de identificar o que está consumindo mais recursos financeiros da organização.

3. Otimize o processo com a tecnologia

Fazer todo esse controle de forma manual pode parecer assustador, além de deixar o controle de despesas e, consequentemente, a gestão financeira, muito mais suscetíveis a erros.

Nesse sentido, é fundamental poder contar com o auxílio da tecnologia, utilizando, por exemplo, sistemas de gestão integrada, que automatizam várias etapas do processo e alavancam a produtividade das empresas.

Como exemplo desses sistemas podemos citar o ERP (Enterprise Resource Planning).

Um bom ERP é muito importante para integrar todos os setores da sua empresa, facilitando a análise de dados e a geração de relatórios, tornando as tomadas de decisão mais simples e efetivas.

Além da transparência, um ERP confere total visibilidade a todas as operações financeiras, auxilia no planejamento de investimentos e na administração do fluxo de caixa, das contas a pagar e a receber, e das movimentações futuras.

4. Faça um bom planejamento

Quanto mais planejamento houver, menores poderão ser as despesas operacionais. Isso porque a empresa terá oportunidade de pesquisar, negociar com fornecedores, realizar cotações, etc.

Dessa forma, a organização poderá se preparar para gastar o mínimo possível com investimentos que ela já sabe que terá que fazer, e tudo sem colocar em risco a qualidade da produção.

Controle suas despesas operacionais e otimize sua gestão financeira com o ERP

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender o que são as despesas operacionais e os diferentes grupos que as separam, além de entender o quão importante é compreendê-las, controlá-las e otimizá-las.

Isso envolve fazer um bom planejamento, uma gestão de fluxo de caixa mais precisa, e até apostar na criação de políticas de contenção de despesas que não prejudiquem a qualidade do seu produto ou serviço.

Além disso, é fundamental utilizar sistemas de gestão empresarial (ERP), já que eles são capazes de melhorar processos e reduzir custos, desde que o sistema esteja preparado para atender às necessidades da organização com agilidade e exatidão.

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